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如何提高档案工作管理水平

作者:钱娜 字数:2842  点击:

摘 要:档案在企业管理等各方面积极地发挥着应有的重要作用。为全面提高企业档案工作管理水平,逐步实现档案管理的规范化、标准化和现代化,就必须要加大对档案管理工作人力、物力和财力的投入,本文就如何做好实现档案工作规范化、标准化来来探讨一下提升档案管理水平的几个基础性前提。

关键词:提高;档案工作;管理水平

档案作为一种信息资源,作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录的一项基础性工作,同时作为与企业同步发展的无形资产,在企业管理等各方面积极地发挥应有的重要作用。规范化、标准化的档案管理,是企业必须做好的一项基础性工作。为全面提高企业档案工作管理水平,逐步实现档案管理的规范化、标准化和现代化,势必要加大对档案管理工作人力、物力和财力的投入,在机构与组织管理、基础设施、业务建设、档案开发利用每一环节上都要把好关。

1 健全档案组织,切实加强对档案工作的领导

单位领导要十分重视做好档案工作,一旦人员变动,要及时调整档案管理工作领导小组成员。形成了主要领导亲自抓,分管领导负责抓,办公室主任和档案管理人员具体抓的良好工作格局。从组织保障上确保档案工作有人管,有人抓,有人干。把档案工作纳入重要议事日程,作为年度目标考核的重要内容,确保单位的档案工作与其它工作同研究、同部署、同检查、同落实。

2 强化形象,提高理论和业务素养

档案人员要严格执行各项档案管理制度和档案人员岗位责任制度,不断提高自己的业务素质和工作能力。工作中要始终坚持一边工作一边学习,只有不断的学习才能更好的提高自己。同时做到:一是向书本学习,坚持每天挤出一定的时间不断充实自己,端正态度,改进工作方法;二是向周围的同事学习,工作中始终保持谦虚谨慎、虚心求教的态度,主动向领导、同事们请教,学习他们任劳任怨、求真务实的工作作风和处理问题的方法;三是向实践学习,把所学的知识运用于实际工作中,在实践中检验所学知识,查找不足,提高自己,防止和克服一知半解的倾向。主动接受市档案局的工作领导和业务指导,并在单位的下属单位及各部门设立兼职档案员,每季度进行一次学习培训和业务交流活动,有计划、有布置、有检查、有总结,全面提高单位档案工作的整体水平。

3 文书处理工作是档案工作规范化、标准化的重要基础工作

文书是档案的来源,档案是文书的归宿,所以,两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。所以,两者又是文档工作流程中紧密相关的环节。公文制发不仅仅决定公文本身的质量,同时也决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题,以提高档案实体质量,为档案工作实施规范化、标准化管理打下坚实的工作基础。首先公文用纸幅面尺寸规格要统一、规范、标准,符合国家的有关规定。排版形式为横写横排,左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续,是否符合审批权限,公文标题是否准确,主送单位和抄送单位准不准,落款是否与公文一致,有无日期等。三是文书档案归档注意事项:1、所有归档材料都必须加盖单位公章或领导签字。2、归档材料必须是原件,要去掉卷内文件上的金属物,保持材料的齐全完整。按装订顺序排放好,横版的材料要将正上方向着装订一侧(左侧装订),新编页码编在右下角。如原件已破损应予复制,复印件附于原件后一并归档,不能使用复印件归档。3、归档文件用纸规范,纸质优良,字迹清楚、耐久,不允许有各种涂抹、勾划痕迹。必须使用碳素墨水、墨汁或蓝黑墨水书写,严禁用圆珠笔、红笔、铅笔等不耐久笔书写。4、归档的文件材料,应遵循文件之间的形成规则和特点,保持文件材料之间的有机联系,适当考虑和区分文件材料的不同保管价值,使案卷便于保管与利用。5、案卷内容按问题、时间或重要程度排列。密不可分的文件材料应放在一起归档,其排列顺序为:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;签发稿在前,打印稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。6、不同年度的文件材料一般不得一起立卷,但跨年度的请示、报告与批复应放在复文年度立卷;跨年度的规划、计划等放在所对应第一个年度立卷;会议文件放在开幕年度立卷。7、按顺序编写页号,无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号,每卷页号均从1开始,页号位置在非装订线一侧的下角。

4 加强档案管理,强化档案室硬件设施建设

一般情况下,档案室至少有档案整理室、档案利用室、档案管理技术室。合格的档案库房档案室应具有一流的恒温、恒湿、全自动监控的档案保存专业库房以及现代化的档案消毒、保护设施。坚持档案室的温湿度记录,定期做好档案的安全检查并对破损或者变质的档案应当及时采取补救措施。保管档案目前推荐移动型手动、电动密集架柜,可节省空间,管理更规范。

5 加强档案业务建设,确保资料的完整和规范

紧密结合单位实际, 制定分类方案,文件材料归档范围、保管期限表等业务规范,按照《企业档案工作制度》,坚持集中统一管理、及时完整、真实有效、保密、规范管理的原则做好档案管理工作。档案归档看似简单,其实是一项复杂而又严谨的工作,需要很强的专业知识,马虎不得。档案接收和移交要登记清楚,建立档案统计台帐,帐实相符。重要发文最好实行两份制保管。文件阅办完毕后,按要求及时做好档案资料的整理、归档、鉴定、分类、编目、排架、入库,做到管理规范、利用方便。

6 实现档案管理信息化,有利于改善档案工作管理水平

在档案的信息化建设中,档案的载体、分类,接收、保管和开发利用上发生了一系列新变化,作为管理档案的人员也应当与时俱进的进行观念和知识的更新。档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台,要懂得如何控制和维护档案信息资金源的有效性、可靠性和实时性,掌握电子档案信息的收集和管理。档案工作者要积极探索档案管理工作的新方法、新路子,改变传统落后的手工管理方式,建立起与现代经济体制相适应的档案管理方式方法,既是新时期档案工作的迫切需要,也是信息化发展的趋势。一是建立档案数据库,实施档案动态管理。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术,将档案材料整理输入微机。

7 档案信息开发利用

档案室应当有完整的借阅和利用情况登记簿。检索工具齐全、完整、配套、适用,便于查找、调阅。在档案工作中,做好查阅服务工作,为企业的生产、建设等提供法律依据、技术标准是档案工作者的一项主要任务。档案人员应熟悉室藏档案内容,能做到及时准确、热情周到地为档案查阅者提供所需的档案资料,正确地提供有关内容。

档案利用是档案整个过程中的最终环节,档案工作的最终目标就是能服务于现代化建设,服务于国家、服务于人民群众。因此,在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中,我们必须严格按照档案工作规范化管理要求,进一步改善管理条件,加大管理力度,创新管理方法,努力推动档案工作取得更大的发展。


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