摘 要：随着科学技术日新月异的发展，档案管理的新需求的出现，档案数字化服务备受关注。了解其概况，从现状发现其管理瓶颈，并从档案行政管理部门、档案服务机构及档案服务对象等主体的角度提出瓶颈解决的方法。

关键词：档案服务机构 数字化服务 发展瓶颈 解决措施

本文为2014年国家级大学生创新创业训练项目（项目号：201411498005）成果之一

1 档案数字化服务的概况

档案数字化是指在文件材料归档后，通过计算机技术、OCR技术（Optical Character Recognition，光学字符识别）、摄影摄像扫描技术等多媒体体的综合运用，按照国家相关的政策法规要求将纸质版的档案信息转化成电子档案信息数据库的过程。

档案数字化的理论研究最初始于美国，而我国对该理论的研究起步晚尚处于初步的探索阶段。目前，已有的研究着重于探索档案数字化概念上的探讨，几乎没有结合各地方实际、具有可操作性的论文研究。而随着办公自动化的推广以及电子文件的大量产生，传统的纸质档案管理、人工检索和利用已无法适应现代社会发展的需求，为档案数字化提供理论操作依据显得十分紧迫。

国家档案局已经在档案事业总体规划体现出对档案数字化重视。2000年以来，国家档案局出台了一系列的档案数字化建设的方针政策和规范标准，2000年，制定《全国档案信息化建设实施纲要》； 2003年，发布《电子公文归档管理暂行办法》；2005年，制定《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31—2005），对档案数字化工作提出详细、具体的方法步骤、管理规范、技术标准和质量要求。这些政策和标准为档案数字化服务的发展提供了政策支持和统一标准，特别是近年来提出“数字档案”、“智慧档案”建设的战略构想，为档案数字化服务提供了广阔的发展空间。

以福建省为例，迄今为止，仅有8%以上的市县区综合档案馆、部分专业档案馆和企业档案馆以及少数单位的档案室已经稳步进行档案数字化工作。据笔者的调查研究发现，大部分地区无法跟上省档案局步骤的原因是档案数字化的技术不成熟且不经济。因此，多数地区都能搁置一边，只有经济较发达的地区率先开展这项工作。高成本投入虽然让档案数字化成果微小但也为档案服务业提供了广阔的市场。为规避高投入的资本浪费，许多地区档案馆采取档案数字化外包方式。由档案服务机构进行规模化处理。因此，据不完全统计，通过福建省档案备案的档案服务机构有56家其中有36家提供档案数字化服务，占64.3%。虽然，该省提供档案数字化服务的机构众多，但水平参差不齐尤其是受人才资源、技术水平、管理水平、安全保密和市场无序竞争的制约，档案数字化服务正面临发展瓶颈期。

2 档案数字化服务发展的瓶颈

2.1 人力资源制约

在各行各业存在“用人难，留人更难”的情况下，档案数字化服务行业也同样不能例外。福建省某大型档案数字化服务公司从事档案数字化服务已进6年，因人事更替成本高，收益甚微；该省某一信息技术有限公司表示从事档案数字化的工作人员少有长期员工。公司中从事基础工且在1年以上的比例约占17%，常常出现用工难问题，而公司中没有招聘到相关开发数字化软件的人才，另一小型档案数字化团队则是分工模糊、管理重叠。这三类公司负责人一再强调开展档案数字化服务缺少高中低三个层次的员工，且声明人力资源制约着整个数字化服务的质量和效率。综合该公司情况笔者认为：档案数字化首先亟需既精通数字化软件开发、图像智能处理、系统维护，又熟悉档案管理的复合型人才。这方面的人才需要接受专业高等教育，有着较高的专业水平要求和丰富的工作经验，而培养这方面人才的高校甚少，无法满足社会的需求。其次缺乏善经营、懂管理、能筹划的管理型人才。档案数字化大多工作点多，地区分散，管理存在一定的难度。而目前的中介服务机构大多是技术人员与资金持有者合作设立的，管理经验相对不足，部分机构还存在家族式管理的缺陷，不能适应机构发展的需要。再次，进行档案数字化需要大量熟练掌握扫描技术和图像处理的熟练工人。这些人虽然对知识水平和工作经验要求不高，只要经过简单的培训的即可。但工作强度大，待遇不高，且工作地点不固定，很多人无法长期坚持。上述三方面人才的匮乏，很大程度上制约档案服务业的发展。

2.2 技术水平制约

科学技术是第一生产力，能否充分发挥技术的优势决定是否能进行现代化的数字化服务。

目前档案数字化正处于发展的起始阶段，对档案数字化的技术研究一直停滞不前。纸质档案数字化的一般流程为：①将目录数据导入数字化系统→②逐件进行扫描成图像→③对图像进行摆正、去污等处理→④对处理后的图像进行逐件进行质量检查→⑤将检查合格后的图像导入档案管理系统，在上述②③④三个环节中，目前大部分只能靠人工去完成，尚无法依靠系统智能处理来完成，造成人工操作的工作量大，工作效率低下，且容易出现重复或漏扫现象。以福建省档案数字化服务为例，在提供档案数字化服务的机构中仅有1家开发了自己专用的数字化软件。其他机构都使用该软件，但是该软件也不具备智能化处理功能。因此，原始的人工操作占工作量的绝大部分，人工效率低，程序繁琐易出现错误等缺陷，不能适应数字化发展的要求。这样十分不利于大中档案馆开展数字化工作，如果无法破除技术的瓶颈，数字化服务将举步维艰并制约档案数字化服务的发展。

2.3 管理水平制约

现行的档案数字化服务机构、规模大小不一，水平参差不齐。以福建省为例，一些小微型机构人数就三四人，一个人身兼数职，造成职责不清、管理模糊的现象。而大中型机构虽有一定规模，由于起步晚，对档案数字化服务行业发展规律和发展趋势的摸索还不成熟，依然存在岗位重叠和人浮于事的状况。这造成服务机构资源浪费、管理成本高、灵活性差，进而使档案数字化服务的效率和质量受到制约。特别是档案服务对象分布各地，点多面广时，机构会对派遣员工驻外工作的事情犯难，有些服务机构则放弃这些二、三线地区的业务。从而造成一些二、三线地区档案数字化的空白。长此以往，如若不能管理好人这一因素，将会影响档案数字化服务的规模化、集团化发展。

2.4 安全保密制约

档案是“国家机关、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”档案具有凭证价值和情报价值，将维护档案的完整与安全是档案工作的基本原则。[1]目前的档案服务机构无法确保服务对象档案数字化外包的安全性及保密性，在档案数字化服务中泄密现象时有发生，尤其是在有科研项目或具有保密性质的单位。以福建省科研单位（偏向技术型）为例，大中小型服务机构承揽这些单位档案数字化业务的比例为每年8%、3%、1%。然而，这些科研单位中有80%推行无纸化办公，但科研档案几乎采用自设软件或纸质保存。通过调查发现其原因是对数字化服务机构的安全保密工作心存顾虑，不敢将科研等保密性强的档案信息让服务机构承包进行数字化处理。因此，数字化固有千般好，但无法保证服务对象信息的安全保密，一切都是空谈。如何提高数字化成果的安全保密也成了档案数字化服务必须直面的瓶颈。

2.5 无序竞争制约

档案服务业是新兴产业，档案数字化服务机构更是新生儿。纵观该行业，其发展前进中被许多“传统势力”禁锢，造成市场竞争中起点不一。具体存在以下的制约因素：一是“找靠山、接关系”。有的机构千方百计地对档案行政管理部门进行所谓的“公关”，或聘请档案行政管理部门相关人员加入，通过业务工作的上下级关系，与服务建立了“千丝万缕”的联系，许多客户都“不请自来”。这种现象破坏了市场竞争的公平性，它会使得有实力企业得不到应有的市场，使其失去对该领域的信心。不利于整个档案数字化行业的健康发展；二是非法侵占他人成果。部分机构存在“不劳而获”思想或受技术和人才制约，没有进行自主的技术研发，而是通过非法手段窃取他人技术成果，给他人带来巨大的损失，打击大家技术研发的积极性，影响了技术水平的提升；三是超低价冲标竞争。有的机构为争得眼前的“蝇头小利”不惜牺牲应有的利润，降低价格进行恶性竞争。这不但减少机构自身的利润，也打破了行业的底线，只得依靠降低服务质量来维持可怜的利润，机构的再发展将面临严峻的资金考验，整个行业发展也会因无序竞争而受到制约。

3 解决档案数字化服务管理瓶颈的方法

3.1 拓宽渠道，加大各层次人才培养力度

人才是产业发展的关键因素，档案数字化行业人才不足的现象将在较长时间内存在，机构只有通过多渠道培养和吸纳人才，才能摆脱人才不足的窘境：一是与高校合作，培养高层次复合人才。机构可选择与档案、计算机专业实力较强的高校合作，根据档案数字化工作的特点，向高校提出人才培养的需求，实行订单式培养，以满足机构对高层次复合型人才的需求；二是从社会上招聘管理型人才。机构可根据自身的特点，从社会上招聘企业管理和技术管理方面的人才，以取得“立竿见影”的效果。三是积极举办专门培训。采取自行或委托中介举办专门短期培训，吸引社会人员积极参加，加强熟练技术工的人才储备，以备不时之需。

3.2 加大技术投入，提高竞争力

革新技术能使行业焕发生命力，档案数字化服务机构应加大人才和资金投入，开发或引进具有自主知识产权智能化档案数字化软件，提高工作效率，，增强机构的核心效力。

但在开发或引进软件时应以满足实际工作需要为目标：一是必需满足档案安全保密工作的需要。档案数据和数字化后的图像信息必须封装在软件内部并进行加密处理，只有具备相应权限的管理人员才能对数据和图像信息进行交换操作；二是必需具有较强图像智能化处理能力。图像处理是制约档案数字化工作效率的核心问题，扫描后图像的摆正、去污、质检工作几乎要靠人工完成，软件的自动去底色、摆正、去污、质检等智能化处理能力是评价软件质量的主要指标。

3.3 开拓创新，提升机构管理水平

科学高效的管理能让机构明确自身的发展方向，增强企业的运作效率，提高生产效率，调动员工的积极性。“科学用人，调动积极性”是提升档案服务机构管理水平的根本途径。一是要创新人才管理模式，不以条条框框的传统集权制管人，而以分权的方式管理。即将一个任务划给相应的负责人，由负责人调动机构内有空闲的技术人员组成小分队完成相应的数字化服务；二是要建立任务激励体制。调动积极性最有效的方法就是激励，按任务的完成速度和质量高低给小分队评定等级，等级越高的可以获得额外的奖励（例如奖金、升职等）。对于表现突出的个人要提供相应的学习机会，使之能够获得更多的专业学识，并通过实践转化为生产力，纳入公司的顶层人员培养范畴。

3.4 制定标准，多角度确保信息安全保密

保密工作是制约档案数字化发展的重要因素，要做好档案数字化的安全保密需要档案行政管理部门、数字化服务机构及服务对象三方的共同努力。一是作为档案行政管理部门要制定有效的安全保密管理标准、规范及行业准入制度，加强能服务机构的资质认定，并在公众服务平台上建立服务机构诚信记录，进一步加强对机构的监管。二是作为档案数字化服务机构应履行安全保密的责任和义务，加强保密管理，自觉接受档案部门和保密部门的监管，取得相应的保密资质。从技术上、制度上加强防范，消除可能存在的安全隐患。同时，加强对员工保密知识的教育，了解泄密行为可能产生的后果和应承担的法律责任，签订保密承诺书，进一步增强保密意识。三是作为服务对象做好服务机构保密资质的审查，配备相应监控的设备，提供相应的硬件设施，为其提供一个安全的数字化服务环境，并加强数字化过程中的监督和检查，确保档案实体和数据的万无一失。

3.5 市场政府双管齐下，创造良好市场环境

规范的市场环境，创造良好的市场环境不仅需要市场主体的自觉更需要政府强有力的调控措施。档案数字化服务的竞争实质上就是档案服务机构之间的竞争。市场中同样存在这样的生存法则：适者生存。为利忘义、不择手段的做法时有出现。

因此，作为规范市场的有形手——政府（本文即指档案行政管理部门），应该在规范经营中挥好指挥棒。一是出台相关法律法规来减少服务机构在市场中无序竞争的行为；二是制定行业规范守则，以制度保障市场的有序竞争，促进档案数字化服务发展培育档案服务也新业态。

作为市场运行的主体——档案服务机构也不能袖手旁观。必须牵好有形手一起向前走：一是应充分树立经营意识，积极主动参与市场竞争，丢掉“保护伞”，通过自身机构经营意识的确立来重振雄风，将固有的优势扩散开来，将积蓄已久的经验分享出来，重塑自我。二是所有机构应在机遇与挑战并存的当下，面向市场，自觉遵守市场机制，公平、公正、公开地参与市场竞争，共同提升档案数字化服务的水平，让有序的市场竞争带来更多利处。

参考文献

[1] 陈祖芬.秘书文档管理[M]. 北京：中国人民大学出版社，2011.