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浅谈事业单位档案管理的现状及对策

作者:沈虹 字数:2362  点击:

摘 要:随着信息化的发展和社会的进步,档案工作已经逐渐成为我国事业单位日常工作的重要组成部分,然而纵观我国事业单位的档案管理工作现状,我们会发现始终存在这样或那样的问题与不足。对此,本文在分析现状的基础上,尝试结合自己的工作经验,提出解决的方法和对策。希望通过本文的研究,能总结有用的经验,进一步推动事业单位档案工作的发展。

关键词:事业单位;现状分析;档案工作对策

1 前言

档案管理工作指的是公司或者其他性质的单位法人,通过对业务往来过程中产生的各种资料进行收集和整理,并在事后装订成册,保存以待日后备查的工作。对于事业单位而言,由于必然存在上下级单位的隶属关系,因此事业单位档案资料的种类和内容也就更加多样化,档案工作的内容就更为复杂。除此之外,由于信息化的发展和社会的进步,档案工作已经逐渐成为我国事业单位日常工作的重要组成部分,因此我们必须对这项工作给予足够的重视,并投入一定的精力和资金以保障工作的顺利开展。

2 我国事业单位档案管理的现状

2.1 我国事业单位档案管理工作人员素质较低

人才的素质和能力对于做好我国事业单位档案管理具有决定性的作用,然而由于我国的高等教育体制的落后,众多高校受到经济利益的推动,很少有专门开设档案管理这种冷门专业。大学生在填报志愿的时候也不愿意学习档案管理,因为觉得内容比较枯燥。因此,档案从业人员的素质问题就始终无法提高。在加上很多单位对档案人员没有组织专门的培训和交流会,因此大部分人员就只能自己摸索的方式来完成相关工作,其专业性和知识性始终无法提高。这就给事业单位的档案管理工作带来了很大的问题。

2.2 我国事业单位档案管理工作体制落后

我国的事业单位是介于政府部门和企业之间的一种特殊单位,长期以来由于单位性质的特殊性,事业单位在人员以及内部工作管理方面都存在诸多不规范的地方。就档案管理工作而言,大部分事业单位都没有成立专门的档案部门或者科室,无法为该项工作配置专职人员,都只能由办公室人员来兼任,同时单位内部没有建立完善的档案管理制度,档案管理工作的的内容和结果没有纳入人员绩效考核的指标,工作好坏与人员工资以及奖金无法挂钩,这些问题都严重阻碍了事业单位档案管理工作的顺利开展。

2.3 我国事业单位档案管理工作方法与设备落后

随着科学技术的进步,档案管理的工作方式也发生着日新月异的变化,然而我国事业单位档案管理工作似乎难以跟上时代进步的步伐。很多单位还停留在纸质材料,人力手工整理和归档的阶段,由于缺乏最新的计算机硬件设备和软件管理系统,电子化和无纸化档案管理在单位内部无法推广实施。相比之下,人工操作不仅仅容易造成档案工作效率低下,更重要的是很容易发生疏失和错误,这就严重的影响了我国事业单位档案管理工作的方法改进。

3 对做好我国事业单位档案管理的对策和建议

3.1 改善事业单位档案管理人员的综合素质

对于上述事业单位档案管理人才业务不精,知识不全,责任心不强的情况,我们必须致力于提高事业单位档案管理人员的综合素质。首先,各单位要加大招聘力度,通过设立专场招聘会,与本地大学合作的形式,直接引入高层次应届毕业生。同时也可以从单位内部进行人才的培养,从办公室、行政部门等选择工作经验丰富,责任心强的人以从事档案工作。另外,还要加大对档案管理人员的奖励制度,通过年度工作评比,对表现优异的人员进行表彰并给予物质方面的奖励,以激发他们从事档案工作的积极性。最后,还要对有关档案管理人员进行培训,以提高他们的专业技能,让他们能够掌握最新的档案管理知识,跟上时代发展的脚步,提高档案工作的效率。

3.2 加大财政投入,提高对档案管理工作的重视程度

由于传统观念作祟,很多国内的事业单位对于档案管理工作都非常不重视。具体表现在地方政府和上级主管部门对事业单位档案工作拨款不足,同时也没有设立相关工作专项经费。因此,为了解决这一问题,我们必须想办法扭转单位一把手的思想观念,提高对档案管理工作的重视程度,同时争取在每一年的财政预算计划中增加档案管理的内容,安排足够的经费用于购置档案工作的电脑、服务器、档案柜等硬件设备,改变过去落后的管理观念,通过科技手段提高档案管理的效率,与此同时,对于档案中的一些问题要及时发现,并及时弥补。

3.3 完善档案管理体制

事业单位的档案管理中存在着体制不完善的问题,所以应该下功夫去完善体制。主要是制定一些措施,明确相关的管理人员的职责和义务,同时避免一些不必要的损失,主要是避免档案的遗失、资料的损坏。档案管理工作是一项十分重要的管理工作,必须通过一定的创新措施才能够管理好这项工作,因此可以在管理体制中加入一些奖励和惩罚制度,对于员工在档案管理中做出重要贡献或者革新了管理手段的行为,事业单位应该给予相应的奖励,达到激励的目的,同时,在管理中还要适当增加惩罚措施,保证管理制度的推行。

4 结束语

档案管理作为事业单位的一项重要工作,其发展有重要意义,档案管理也有独特意义,纵观我国事业单位的档案管理工作现状,我们会发现始终存在这样或那样的问题与不足。希望通过本文的研究,能总结有用的经验,,从培养人才出发,完善档案管理制度,引进新的技术,创新管理手段,重视档案管理,促进事业单位档案管理工作的进步,持续推动事业单位档案工作的发展。

参考文献

[1] 吴清越. 农业事业单位档案管理存在的问题与改进对策[J]. 广西农学报. 2010(01)

[2] 杨虹. 对事业单位档案管理的创新思路的探讨[J]. 科技资讯. 2010(34)

[3] 罗幼明. 浅析事业单位档案的数字化管理[J]. 才智. 2009(03)


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