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谈加强档案信息资源的开发与利用

作者:周小美 字数:2338  点击:

摘 要:档案作为人类社会活动的真实记录,,是人类文明进步的接替,也是世界文化遗产的重要组成部分。怎样保存和利用好前人留下的历史月毫厘时秒年,又为子孙后代留下真实的历史记载,是需要国际档案界认真思考和解决的问题。本文作者结合档案工作的时间,谈点粗浅的看法。

关键词:档案;信息资源;开发利用

档案作为人类社会活动的真实记录,是人类文明进步的接替,也是世界文化遗产的重要组成部分。怎样保存和利用好前人留下的历史月毫厘时秒年, 又为子孙后代留下真实的历史记载,是需要国际档案界认真思考和解决的问题。如何利用好前人留下的历史遗产,为人类做贡献,现已成为档案工作者关注的课题,笔者结合档案工作的时间,谈点粗浅的看法。

1 提高对档案信息资源开发利用重要性的认识

档案工作之所以存在和发展,是由于档案有利用价值决定的。档案是人类社会实践活动的记录,它记录了人们在生产斗争、政治斗争和科学实验等项活动中所积累的正反两个方面的经验与教训,这些经验是进行现代化建设、科学研究和历史研究的必要条件和宝贵的信息财富。有人说信息是知识经济发动机的燃料,日本人把信息视为仅次于粮食和能源的经济资源。可见,信息已成为现代化社会的战略资源,成为人类社会共同的巨大财富。在今天,发展社会主义市场经济,需要充足的信息资源。通过科学的社会预测,以严肃认真的态度,准确即使的为社会输送档案信息,做到适时有效,万无一失。因此说,开发档案信息资源是时代的需要,也是档案工作这的神圣使命。

2 档案信息资源开发利用的措施

2.1 丰富优化馆藏,是开发档案信息资源的基础

丰富的馆藏,是档案工作为经济建设服务的物质基础。要丰富馆藏不是无原则的收集,它不仅有数量上的要求,而且还有质量意义上的规定,必须是数量多、含面宽、质量高,能反映出一个地区的基本历史面貌和经济活动情况。如在历史上的重要朝代,在全国或较大范围内有重要影响的名人档案。推动社会和科学进步的重大发明、对全国有重要影响的重大时间、名优品牌档案等等。丰富优化馆藏起目的就是为了更好的为利用者服务,使档案信息在为社会各项事业服务中发挥更大作用。

2.2 培养高素质的档案人才,是档案信息资源开发利用的保证

培养和造就一批高素质的档案人才,是我们档案事业兴旺发达的关键所在”。充分发挥档案信息资源的作用,其中一个重要的问题就是要培养和造就一支具有较高政治素质和业务素质的跨世纪的档案干部队伍。档案人员素质的高低,决定着档案信息资源开发利用的程度。因此,第一要提高档案工作者的政治素质,档案干部要讲政治、讲学习、讲正气,树立正确的人生观,要有强烈的责任感和敬业精神,甘于在平凡的工作中默默奉贤自己的光和热。第二要精通业务。扎实的专业理论知识是做好档案工作的基础。因此,档案工作者在巩固原有的档案专业知识基础上,还要不断加强继续教育,更新知识,熟悉和掌握本专业的新理论,新知识、新技术,研究档案领域的新情况、新问题,从而获得开发档案信息资源的“金钥匙”。真正成为档案专家。第三要掌握多学科知识。随着社会的发展,档案从门类到载体,从管理手段到提供利用方式都发生了巨大变化。这就要求档案人员不仅要有扎实的专业知识和丰富的实践经验,而且还要有广博的相关学科知识、有较强的分析、综合、概括和解决问题的能力,掌握电子计算机知识和操作技能,掌握外语,以事业开发档案信息资源的需要。

2.3 档案工作现代化,是档案信息资源开发利用的条件

《中华人民共和国档案法》颁布以来,人们越来越认识到档案在政治、经济、科学研究等活动中的重要性,更加注意档案的形成和积累,从而造成了档案信息资源的集聚增加和社会利用越来越频繁。传统的手工操作已难以适应社会利用档案的需要和档案信息资源再加工的需要,目前档案信息资源的开发利用,要求做到快速、准确、系统的将档案信息资源进行有效浓缩、输出和储存,以便于广泛的提供利用,以计算机为核心的信息处理技术的发展,为档案信息资源开发利用现代化提供了必要条件。努力实现档案信息资源开发网络化。

3 开发档案信息资源的方式、方法

3.1 建立档案检索目录中心

建立档案检索目录中心是档案利用工作发展的必然趋势,也是最大限度发挥档案信息资源的社会效益和经济效益的重要途径,从而实现档案信息共享。档案检索目录中心是开发档案信息资源,服务四化建设的钥匙,是利用者获取档案信息的媒介。除各档案馆(室)建立完善的档案检索目录体系外,还应按地区建立档案检索目录中心,使管理者在中心就可以知道哪些单位保存着利用者所需要的档案,从而在更广泛的范围内发挥档案信息资源的作用。

3.2 强化档案编研工作

档案编研工作是较高层次和具有较高效能的开发档案信息资源的方式。记载在案卷中的档案信息往往是单一的、零碎的,大多数档案是“孤本”,不能完全满足利用者的需求,由于档案信息具有分散性的特点,而经济建设需要系统的、完整的档案信息,这就要求档案工作者,根据工作需要,对档案资源进一步分析研究,浓缩和提炼。只有对档案进行再加工,才能把对档案的实体管理转移到信息管理上来。在编研中,我们可以围绕某个专题,把多个信息有机结合,变单一的信息为组合信息。将档案信息分类汇编成资料,使档案信息资源更好的服务于四化建设。

总之,档案信息资源开发利用是档案工作的中心任务,虽然这项工作不是直接的生产活动,但是当档案信息被推向市场时,就受到市场的检验,就有个优胜劣汰问题。因此档案工作者必须打破一切陈规陋习,突破传统的思维方式,树立市场观念、竞争观念、效益观念、树立“参与”意识。要勇于探索,不断创新,紧紧把握档案工作为经济建设服务这个中心,认真做好档案信息资源的开发利用工作。


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