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浅谈会计档案管理中存在的问题及对策

作者:李志武 字数:2643  点击:

摘 要:会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据,会计档案管理是会计工作的重要组成部分。然而会计档案管理作为财务管理的最后一个环节,往往容易被忽视,形成财务管理工作的一个薄弱环节,直接了影响财务管理的质量和水平。本文浅谈财务会计档案管理中存在的问题,并探求解决对策,意在促进财务会计档案管理的完整化和规范化。

关键词:会计档案;管理;对策

会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据,会计档案管理是会计工作的重要组成部分。然而,会计档案管理作为财务管理的最后一个环节,往往容易被忽视,形成财务管理工作中的一个薄弱环节,从而直接了影响财务管理的质量和水平。档案管理工作是一门学问,需要会计人员去认真学习、积极探索,通过学习和探索可以提高会计人员的档案管理业务技能和自身素质。因此,加强会计档案管理工作,可以促进财务管理水平的提高,可以使会计档案管理工作更好地为经济建设和经济体制改革服务。

1 会计档案管理工作中存在的问题

1、很多单位对会计档案管理工作的重要性认识不够, 缺乏充分的认识, 意识淡薄、导致会计工作与会计档案管理相脱节。许多单位只重会计业务轻视会计档案管理工作,没有配备专职的财务档案管理人员。会计人员上岗前很少进行会计档案基本知识与操作技能的培训,大多数是由会计管理人员或者记账员兼管,缺乏相应的档案管理工作经验,不懂得档案的基本操作规程,对财务档案管理的归档范围和标准不清楚,导致整理出来的会计档案达不到档案管理的规范化要求,更谈不上会计档案的科学管理。

2、会计档案资料收集不全。有的单位只重视对会计凭证、账簿、报表等会计专业资料的整理归档,却忽视了会计文件材料的汇集、整理和归档管理工作,严重影响了会计档案资料的齐全性、准确性和完整性。

3、会计档案管理人员综合素质有待提高。有些单位存在一些财会人员兼职档案管理人员缺乏应有的职业道德和操守,不坚持原则,不认真执行有关档案管理制度、会计制度,不按规定去做,甚至违法乱纪、私自伪造、篡改、变换记录凭证开假发票、建假账、建账外账、虚列成本。造成会计核算工作的不规范,导致会计信息失真,从而影响了国家以及单位领导的宏观决策、危害极大。

4、财务档案管理工作不完善、不规范。设置财会档案管理机构是当前财务工作的需要,也是遵循会计、档案等相关法律法规章的需求,但实际工作中财务档案工作均不完善和不规范,都未设置专职机构来进行规范化管理,会计档案工作基本都是由会计人员兼职。财务会计档案的鉴定、销毁工作往往不受重视,许多单位的会计凭证、会计账簿等多年来只归档不鉴定、更不销毁,由于种种原因导致会计档案的鉴定、销毁工作难以开展,从而直接影响了会计档案整体工作的质量和效果。

5、纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案管理不同步。有的单位将会计信息存人磁性介质后对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理,从而造成会计信息的丢失,由于会计电算化软件的升级换代很快,许多单位没有把会计软件的版式及软件系统很好地保存,从而造成会计电算化档案无法调阅。

2 完善会计档案管理工作的对策

1、统一思想,加强领导,提高对会计档案管理的重要性的认识,进行规范管理。《档案法实施办法》第五条指出“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案管理工作的领导,保障档案工作依法开展。”《 会计档案管理办法》第四条则更加明确地规定“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅严防毁损、散失和泄密。”由此可见,是否重视对会计档案的管理,是一种严肃的法制行为。各单位的领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识,从法律的高度来依法加强管理,,切实把会计档案管理列入领导工作的议事日程,使会计档案管理走上法制化管理的轨道。

2、加强会计档案工作人员的全面培训,提高管理人员的综合素质。会计档案管理人员的综合素质包括思想素质、业务素质和职业道德。提高会计档案的案卷质量,会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度,决定了会计档案案卷管理质量的高低。《档案法实施办法》第八条则将“组织、指导本行政区域内档案工作人员培训”作为县级以上地方政府档案行政管理部门的重要职责之一。《档案法》第九条规定“档案工作人员应当忠于职守、遵守纪律,具备专业知识。”因此各单位应该依法加强对会计档案工作人员的全面培训,把增强会计档案管理知识和操作技能作为会计人员岗前培训的重要内容,除要搞好关于会计和档案的岗位培训外,还要搞好后续教,在财务档案管理的过程中如果能够统一思想,坚持科学管理和责任心则可以有效地防范档案管理工作中诸多问题,使得财务档案相关信息在质量上得到提高,对企单位事业增强活力、竞争力,适应社会主义市场经济的发展起到重要的作用。

3、建立健全财务档案管理的规章制度。要使财务档案规范化,必须将会计档案管理工作纳入日常工作的总体,制定科学的档案工作管理目标,明确责任,并建立健全档案管理制度,如《财务档案工作人员职责》、《财务档案保管制度》、《立卷归档制度》、、《财务档案保密制度》、《财务档案移交、销毁制度》等。进一步规范档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序、使财务档案管理工作有章可循。

4、要定期进行会计档案资料鉴定销毁。《会计档案管理办法》第十条对保管期满的会计档案的销毁程序作了明确规定。会计档案管理人员会同财会部门,积极搞好会计档案的鉴定工作,有价值的妥善保管无价值的大胆销毁,对于涉及保管期限已满、暂未清结的债权债务和其它未了事项的原始凭证不得销毁,应单独抽出重新立卷,并在销毁清册的备注栏内及保管清册的相关栏内注明。

5、同步实施计算机相关系统和档案管理文件的升级。在近几年财务会计档案查询中,常常出现打不开档案管理系统的事件。这种情况的出现,通常由于计算机现在的会计电算化系统和保存资料的系统版本不一致。只需将系统恢复到旧的版本即可解决,但该问题的出现严重影响到日常工作效率,所以在进行管理系统升级时,需要同步升级旧的资料文件。磁性储存介质应该放置在远离磁场的地方,并注意防高温、防霉、防尘保护。

总之,在新的历史条件下会计档案工作必须要紧紧围绕新时代发展的要求,要从观念上更新,采取有效措施,积极探索档案现代管理模式,促进档案管理工作的稳固开展和有效实施,更好的为相关决策提供真实完整的档案信息资料。


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