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浅谈医院档案信息化管理

作者:李碧玉 字数:2944  点击:

摘 要:随着医疗体制改革的不断深入发展,对医院的全面管理工作提出了更高的要求。特别是在档案管理方面,作为医疗卫生系统重要资料、数据来源的医院档案部门,档案管理信息化成为现代化医疗卫生管理工作的重要手段之一,本文针对目前医院档案管理信息化的必要性进行分析,并提出了实现医院档案管理信息化的建议。

关键词:医院档案;信息化技术 档案信息化建设

随着医疗体制改革的不断深入发展,对医院的全面管理工作提出了更高的要求。特别是在档案管理方面,作为医疗卫生系统重要资料、数据来源的医院档案部门,必然要面临一场划时代的变革。而档案管理信息化建设做为医院发展管理体系中不可或缺的组成部分,必然占有越来越重要的地位,发挥越来越重要的作用。

档案管理正面临着现代技术的挑战和难得的发展机遇。信息资源在管理模式上正在实现向网络动态的改变,,在网络环境下进行医院档案管理能使档案管理标准化和规范化,并提高劳动效率和工作质量。因此,如何将现代信息处理技术、网络技术与医院档案管理相结合,加快档案信息化、网络化建设,实现档案管理现代化,是医改形势下大数据时代必不可少的一部份。

1 院档案信息化的内容

1.1 档案信息化的概念

医院档案是由管理文件、会议记录、各类报表、病历档案 化验单据以及各种影像资料等构成。医院档案系统是医院领导决策支持和科研人员科研工作的重要参考依据,也是反映医院医疗质量、管理水平,为病人健康提供具有法律效应的有效司法依据。

1.2 档案信息化的内容

(1)数据资料信息化。应用扫描仪、计算机和网络把应当存档的文件、资料信息等以统一规范的数据格式录入计算机,以备处理。

(2)工作流程信息化。通过应用信息技术对档案信息系统集成、有序分类、便于查询、开发应用,对档案的鉴定分类、编目、排序、检索、归档保存等进行高效的管理,为此首先需要规范管理流程、确定岗位员工的工作标准,减少人为调控和干预。为保证文档一致性,医院办公自动化系统要与档案管理系统兼容。

(3)档案检索信息化。在施行分级检索制度的前提下,通过医院网络和互联网可随时准确地检索到所需要的存档文件、资料、原始记录、文献等。

2 医院档案信息化管理的必要性

2.1 知识经济的快速发展重新定义了医院档案信息化建设的概念和地位

Internet的崛起,给档案工作带来更多机遇,也同时存在着更多的挑战。知识经济时代的核心是信息产业,如何把档案事业发展成一种信息产业,这是进入知识经济时代档案工作者首先面临的问题?档案的收集、整理、存贮、利用,本质上就是信息的生产、加工、传播和利用,也是一个完整的信息产业体系。

2.2 实现医院档案管理信息化是解决自身存在问题,提升管理水平的根本途径

近年来,各级医院在实现档案管理信息化方面虽然做了一些工作,但总体来看,现代化程度仍不高,有些单位还比较落后,主要是管理意识,设备和技术方法比较落后,档案管理和利用水平较低。解决这些问题的唯一办法,就是不断更新管理意识,改革管理方法,运用先进的技术设备,从手工劳动中解脱出来,提高工作效率,完全实现管理现代化,从根本上提高档案的管理利用水平。

2.3 实现医院档案管理信息化是确保医疗事业可持续发展和自身发展的需要

医疗事业需要发现、培养和造就大批的建设人才,而只有详实全面地掌握人事档案材料,才能合理使用人才,充分发挥人才的作用,确保实现医院事业的可持续发展。实现档案管理信息化就显得十分迫切和必要。实现档案管理信息化不仅有利于发现、培养和造就大批人才为医院事业发展服务,而且将会使档案信息资源得到更加充分的开发利用,同时可以延长档案寿命。

3 加强医院档案信息化系统的建设

3.1 医院档案信息化存在的问题

(1)网络基础设施不完善。大部分医院的基本上建设了局域网建设,但还有待完善,有的办公自动化系统尚未实施,形成不了医院档案专业体系,或且在设计时不考虑档案的收集,因此档案信息化管理也由此受到制约。

(2)档案信息化建设意识不足,档案管理人员的思想观念落后。

档案部门在医院各部门中长期处于比较弱势地位,单位领导档案工作重视不够,特别是对档案信息化作用的认识更不到位,也没有将其纳入医院岗位责任和考核内容中。在档案信息化建设总体设计上还处于初级状态,档案信息化还普遍停留在简单的录入,查询等阶段,没有考虑建设能满足部门和医生护士更多用户对档案信息的利用需求。

(3)人力资源力量薄弱,政策支持不够。

信息化建设离不开软、硬件的大力建设和开发,然而上级没有统一的医疗档案信息化建设标准,相关法律、法规、规章和标准的引导,电子文件的法律地位尚未确立。另外信息安全技术问题也缺乏明确的管理性、业务性和技术性标准。医院基本上根据自己的能力和技术条件自行规划和建设,造成了医院的档案信息化水平参差不齐,大多数医院还处于原始的手工操作或单机归档阶段,软硬件都不到位。另外,档案信息化覆盖的广度和深度不够,并且档案信息管理系统大多独立于医院的整个业务信息系统之外,没有能有效的进行资源整合,系统也缺乏对档案信息的再加工和自行处理能力。

(3)相关体系规范有待健全。档案信息化建设的前提和必要条件是档案工作的标准化、规范化。目前虽然已有一些标准规范出台,但还不能满足档案信息化快速、有序的发展。制约着信息交流的范围和程度,直接影响着档案信息化建设的步伐。

3.2 医院档案信息化建设的思路和措施

(1)加强基础网络建设。医院普遍建立了单位局域网络,但局域网的建立没有按规范和系统的总体要求建设,不仅要方便内部信息的交流,还应配备快速扫描、复制、打印等系列化配套设备来方便信息的输出利用。医院档案部门在规范的基础上建立局域网,将文书、病案、人事和图书档案纳入其中,统一纳入医院信息中心,并在中心网络平台上编制一套系统的,包含文秘、病案、人事和图书档案管理的自动化软件,也就是医院信息中心档案管理网络。

(2)加大档案管理人才培养力度。掌握现代化信息技术的档案管理人才是实现档案信息化管理的保证。

信息化技术的发展,特别是网络技术的应用改变着传统的档案管理模式,这就要求档案管理人员能够在网上进行收集、整理、编目、检索、借阅、统计工作。加强对人才的专业化培养,将医疗工作者与信息技术工作者整编入列。医疗信息的精准关乎健康与生命,档案信息化工程是一项结合专业知识与职业技能的系统工程。要不断提高档案工作者的知识水平和业务技能,逐步改变现有业务人员队伍专业结构。满足档案信息化建设工作的需要。

(3)加强信息系统安全管理。档案信息要有区别地分类、应用和公布。在信息与公众分享上,要考虑到医疗问题不能一概举一反三,病症存在个体和治疗的差异性,为避免以偏概全地应用,就要从信息等级分类方面进行甄选。其次,在整个医院的信息化系统中,包括档案信息网络,必须要加强信息安全保障,特别是档案具有原始性,不得被篡改,由于电子信息应用会受到来自能源、病毒和黑客等问题的影响。

一方面要制定严格的档案信息化安全保密制度,强化从业人员的安全保密意识和安全防范技能,另一方面要完善档案管理系统和严密的流程化处理机制,引入科学实用的网络安全应对策略,加强监控。


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