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人才市场档案管理中的问题与策略

作者:周克 字数:2964  点击:

摘 要:鉴于目前事业单位改革的关键时期,就目前人才市场的档案管理工作的现状进行分析研究,并找出问题、提出合理化建议和相关对策。

关键词:人才;档案;管理

1 目前人才市场档案管理工作的现状及问题

鉴于就业单位日渐重视人才的社会性、实用性、操作能力、实践能力等因素,以及虚假档案材料的出现,社会各界甚至包括档案人本人对的档案重视度均在日趋下降,为了更好的促进人才资源的整合,有必要对现在人才市场上存在的问题进行研究和分析,主要表现为以下的几个基本问题。

1.1 弃档现象严重加重档案管理人员工作负担

根据我国2001年实行,2005年修改的《人才市场管理规定》可知,人才市场进行人事代理业务主要面向以下人群:(1)社会的流动人员;(2)因私出国人员;(3)需要在规定范围内申报或者组织评审专业技术职务资格认定人员;需要办理转正定级和工龄核定的人员;(4)需要办理接收手续的大中专毕业生;(5)其他人员。面对除此庞大的几大类人群,归档工作无疑需要极大耐心,但是各类人群都有将自己档案放置在人才市场置之不理的情况。据2005年《中国青年报》4月2日的报道,甘肃的一人才市场八千份档案被弃。在2006年四川也有类似报道1。流动人员弃档主要带来的压力有两方面:一方面,档案“沉睡”不利于提高工作效率。面对大批量的无人问津的遗弃档案,在流动人员人事变动或需办理就业手续、从业手续时,该类群体才开始到处四处寻找自己的档案材料,在目前尚不能完全电子化、信息化归类管理档案的情况下,对沉睡几年的档案进行查找、归档,在一定程度上加重了管理档案人员的工作压力;另一方面,弃档对于人才市场的秩序管理也会造成压力。根据现行立法的规定,经政府行政主管部门的授权,人才市场可以安排不同级别、专业、方向的人才选择与洽谈招聘会,为促进流动人员就业和企业招聘员工提供平台。然即使面对弃档人员,档案管理人员也不得不对其的信息进行统计、归类和保管,并按照其自身条件适时地向其通知招聘事宜,对其档案进行管理,这无疑增加了档案管理人员的工作压力,降低了工作效率,浪费了社会的公共资源。

1.2 法律体系不完善造成档案管理工作举步维艰

根据我国目前的档案管理工作的规定,目前人才市场档案管理工作所依据的法律主要存在几方面的瑕疵:(1)档案管理工作缺少全国立法。就全国来看,全国性的立法主要是2001年实施、2005年人事部、国家工商行政管理总局修改的《人才市场管理规定》,以及1988年12月中共中央组织部下发的《人事部关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》这些规定都在一定程度上制定了人才中介服务机构的基本活动原则,但是比较笼统,具体操作起来比较困难;(2)立法滞后,尚未形成完整的法制体制。目前,人才市场档案管理工作的主要依据是各省、自治区、直辖市制定的相关的行政规章,这在一定消极意义上,为各地区的人才市场管理制度之间相互矛盾和冲突埋下了隐患。关于档案管理主体的种类、管理者的权利和义务、权利义务的行使方式、责权范围、出现纠纷后的解决机制等缺乏明确的规定,对于非档案管理方面的专业人员要了解人才市场档案管理。

1.3 高质量专业档案管理人员供应不足阻碍档案管理工作快速前行

任何工作的顺利完成,都需要一个强有力的合作团队,人才市场的档案管理工作尤为突出。人才市场管理工作量大、涉及人员数量多、档案涉及事项范围广、档案不可修复等特点,故需要专门档案管理知识的人才对档案进行分门别类进行系统归档和资料编撰。但受功利主义的影响,具有档案管理、研究经验的人员以及主修档案管理专业的高等教育毕业生,,均对从事人才市场档案管理工作表现出较低的热情,间接地造成档案管理队伍人员不稳定,不利于档案管理效率的提升和科技化、专业化、高水平档案管理工作的有效进行。

2 人才市场档案管理工作的新思路

2.1 社会和个人强化档案意识,正视档案的重要性

首先,应保证档案的真实性,提高档案的公信力。个人的档案材料事关个人工作变动,面对严峻的就业形势,一些在校学生为了提高自己的竞争实力在档案中放置虚假证明、虚假优秀证书等,还有些高等院校为了提升本校学生就业率也会适当扩大优秀学生的比率,加大社会活动投入,增加其他社会活动获奖的机会,使证书未能客观反应应聘者的真正实力,故在档案整理时无论是个人还是学校均应当坚持实事求是,提升档案的可靠性;其次,加强档案的重要性教育。向应届毕业生告知,只要将档案转入当地的县级以上人才市场进行人事代理托管,缴纳一定费用,在未找到合适的工作时间内,也可以计算工龄、如期转正、工资提升、职务升迁、办理社会保险,防止造成将来这些方面的损失;最后,及时办理档案的转接手续。在找到合适的单位就业或者考取公务员以后,应当及时办理档案转接手续,防止档案拖沓,影响办事效率。

2.2 国家完善立法体系,提高人才市场档案管理的法律地位

完善的法制是社会进步的先决条件和基础,人才市场的档案管理工作部门应在实践的基础上制定具有本部门特色的措施。首先,制定全国性档案管理法律。依据宪法和现行法律的规定,人才市场相关工作人员可以将实践中遇到的问题以书面文字的形式反映至相关法制部门,呈报国家有权机关,将《人才市场管理规定》逐步完善,最终实现全国人大立法,提升人才市场档案管理立法位阶,将目前的部门规章逐步完善提升至法律法规;其次,以立法形式完善档案管理工作的日常工作制度,实现管理的科学化和法制化。就档案管理工作而言主要的制度应包括档案接收制度、档案保管制度、档案转出制度等。具体包括档案接收的对象、接收程序、档案接收权限,档案的保管期限、各级层档案管理部门之间的档案共享、保管费用收取标准、档案管理权限范围,档案转出手续、注意事项、档案丢失后的救济途径和责任追究等具体措施;最后,应当积极建立国内外人才流动档案管理办法。笔者在中国知网中检索,发现关于研究国内外人才市场档案管理的文献相对滞后。在国际间人才交流和互换不断增加的趋势下,档案管理工作亦应当用立法手段对外籍人才的进入和本国人才的输出加以规制。

2.3 人才市场中介单位加大工作人员培训力度,提升人员素质

首先,各人才市场建立工作人员的定期培训计划。档案管理人员应当坚持与时俱进的思想,保持高度的学习热情去了解掌握现行的科学管理手段,可以鼓励一部分人学习先进技术,回到本单位向其他员工介绍科学的管理手段,也可以运用微博、腾讯、微信等各种现代化手段借鉴其他同类单位的科学经验;其次,建立档案管理的考评奖惩制度,提升档案管理人员的业务水平和服务热情。人才市场可以将其工作人员的档案管理服务水平、服务态度、就业信息交流模式、管理效率,错误率等作为档案管理人员晋升职务和领取年终奖金的参考依据,以此促进人员素质的提升;再次,敢于吸引专业化人才,打破就业封闭。人才市场也应当积极引进外来人才,广泛招募懂技术、懂管理、有热情的应届毕业生或者其他二次就业人员。

3 结语

总之,人才市场档案管理工作在新形势下存在着机遇和挑战。面对现行存在的问题,国家、社会和个人均应全面提升档案意识,为加快国家档案管理工作法制进程,全面提升档案管理人员的综合素质,实现档案管理工作的信息化和现代化探索适合我国发展的道路。


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