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浅谈电力工程档案的重要性

作者:毛蕊 字数:2929  点击:

项目档案工作的基本任务是按照一定的原则和要求,完整地保存和科学地管理项目档案,进一步做好档案利用工作。只有完整、系统、准确的档案,才能满足工程建设管理对档案利用的要求;实现档案管理现代化是社会发展的必然趋势,引进计算机技术对档案进行自动化管理,并积极主动开发档案信息资源,使档案管理由传统的纸质文件转向现代化的电子信息化管理,更好地为档案利用工作,为水电工程建设和投产后生产运行、维护和管理服务。

项目档案工作主要体现责任重、难度大和要求高三大特点,围绕这些特点分析研究,从项目档案的价值和作用方面,项目档案为建设管理、竣工验收、生产运行、维修改造服务,肩负着实现和历史的双重责任;从工作方面,项目档案是工程建设管理的重要组成部分和必不可少的环节。一是收集难:项目法人与参建各方之间的接口关系多,人员变动大,文件材料来源多不易控制;时间紧,伴随项目建设周期,各阶段都有相应的任务,档案工作必须及时跟进同步管理,不能脱节。二是整理难:形成的档案门类多、载体复杂、数量大、参建单位水平不一。项目档案是工程竣工验收、项目稽查、审计、评价的重要依据,是维护资产和权益的凭证,是运行管理、维修改造的保障,是领导决策的依据,因此要求完整、系统、准确。

项目档案实行“集中统一管理”,集中统一管理工程项目档案是维护其完整、准确、系统、安全保管和有效利用的基本原则。集中统一管理,不仅有利于改善档案的保管与保护条件,最大限度地延长档案寿命、避免档案资料受自然或人为的破坏,同时还可以有效防止档案资料的散失,确保档案资料的完整与安全。坚持集中统一管理,还可以有效保证档案材料内容的安全,因为档案部门又借阅制度的约束,可以减少或防止失密、泄密事件的发生。

档案工作的基本内容包括收集、整理、鉴定、保管、检索、利用、编研、统计等八个方面,也称为档案管理的八个环节。“收集、整理、鉴定、保管”统称为项目档案工作的基础业务,其目的是维护项目档案的完整、准确、系统、安全,为档案的开发利用创造条件;“利用”是档案工作的根本目的,它依赖于基础业务工作,并检验其工作质量;“统计”工作是一种监督手段,对其他各环节工作进行信息反馈。

建设项目具有规模大、周期长、点多线长,并且施工队伍流动性强的特点,这就给工程资料的收集和归档带来一定的困难,因此建立档案管理组织网络是很必要的。建立由项目法人负责,各参建单位组成的档案管理组织网络,明确相关的责任人,并有管理网络和落实相关人员责任制的文件或依据。按照建设项目布网建点设置参建各方档案工作责任人和档案人员,以点接线,以线联网。组建由建设单位档案分管领导、工程技术部门、档案部门、参建单位组成的档案管理组织,同时明确其档案工作职责。档案分管领导的职责是加强领导,保障档案工作的正常开展,工程专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人,档案人员是档案工作的实施者,档案人员的基本职责是依法建章立制,确定参建各方的归档范围和归档时间,集中统一管理项目档案,定期接收工程档案,并对参建单位进行业务监督、检查、指导。勘察设计、施工、监理单位应明确本单位相关部门和人员的归档责任,切实做好职责范围内工程档案的收集、整理、验收、审核和移交工作。

我在这里用一个例子来简要论述几个观点。220kV黎明输变电工程PC项目荣获云南电网公司2012年度工程质量评比220kV工程组第一名、南方电网公司“基建优质工程奖”第一名。工程建设过程中充分发挥总承包管理优势,统一协调管理设计、采购、施工全过程,把握全局、把握工程建设难点、关键点,在缩短工程建设周期、控制工程造价、提高工程质量、减少业主项目管理机构、节省项目管理费用开支等方面获得了业主的认可和好评。工程竣工验收完毕以后,由建设单位负责,在15天内向备案部门办理竣工验收备案。

工程技术资料是给用户看的,也是给后人看的,是供今后工程管理、维修、改建、扩建时查阅的。我们将施工过程用文子记录下来,等施工完了,要能从技术资料上反映出当时的施工过程。资料的整理要系统,装订要整齐,保管也要加强。要求我们从事业内资料的相关人员,有强烈的责任感和优良的职业道德,能够为后人留下一笔财富。工程竣工验收备案应提交下列文件:

1.工程竣工验收备案表。工程竣工验收备案表一式两份,一份由建设单位保存,一份留备案机关存档。

2.工程竣工验收报告。工程竣工验收报告应当包括工程报建日期,施工许可证号,施工图设计文件审查意见,勘察、设计、施工、工程监理等单位分别签署的质量合格文件的验收人员签署的竣工原始文件,市政基础设施的有关质量检测的功能性能试验材料及备案机关认为需要提供的有关资料。

3.法律、行政法规规定的应当由规划、公安、消防、环保等部门出具的认可文件或者准许使用文件。

4.施工单位签署的工程质量保修书。

5.法规、规章规定必须提供的其他文件。

项目文件遵循“谁形成、谁收集、谁整理”的原则,收集工作是档案管理的基础和前提,依据项目文件的形成特点,区别不同情况,制定相应的收集方法,以保证档案的完整性。工程档案按“工程项目”接收归档,即按单位工程、分部工程接收。归档文件的收集要注意做好几个结合:接收归档与现场收集相结合、随时收集与集中收集相结合、内部收集和外部收集相结合、收集工作同工程计划管理相结合、对集体收集和对个人收集相结合。项目文件的收集工作是按照国家档案管理相关法律、法规的规定,遵循国家重大建设项目归档范围的前提下进行“集中统一管理”的原则。根据项目文件的形成规律,制定适当的收集归档制度。项目文件的收集要及时,确保档案的完整、系统、准确。收集注意事项:首先,档案文件应以激光打印机和合格书写材料,以保证字迹的耐久性。易褪色材料(如复印纸、热敏纸等)形成的、并需要永久或长期保存文件材料,应附一份复印件。其次,主送和抄送本单位的文件均以红头文件归档;各类合同、协议,试运行各种签证、机组启动验收交接书、机组移交生产证书等以正本归档,签字方不能用副本或复印件归档。再次,各类施工记录、安装记录、验评单、验收单、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单(含工程联系单)的数据填写内容应真事可靠,数据齐全,格式符合国家标准规范规定,并按要求进行统一编号,以原件归档的各类验收签证单必须亲笔签名,不能以盖章或打印代替签名。最后,设备厂家提供的产品合格证、说明书、试验报告、检测报告、商检记录等文件必须为原则,且用标准规格纸张,有些尺寸过小的证件(如产品合格证)应进行托裱。引进技术工程的设备订货合同及其附件,中译文应同外文原文用归档。

南方五省区能源分布与经济发展不平衡是推动南方电网西电东送快速、持续发展的主要动力。国家重点建设项目实施,标志着我国西部大开发和西电东送工程建设已拉开大序幕,这批电力建设骨干工程是国家重点建设项目,项目档案是电力建设工程的重要组成部分,是工程建设的重要财富,是电力建设劳动者和智慧的结晶,是工程竣工验收、项目稽查和审计的重要依据,,是维护资产和权益的凭证,是运行管理、维修改造的保障,同时也是工程达标投产、创优质工程的重要考核内容。


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