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如何做好博物馆档案管理工作

作者:林晶晖 字数:2984  点击:

摘 要:在博物馆的管理工作中,有一个非常重要的工作,就是档案管理,档案管理所包含的内容非常多,然而目前博物馆档案管理方面存在着一些亟需更新的内容,本文就博物馆档案管理给出自己的一些看法,并对如何做好档案管理提出自己的见解。

关键词:博物馆;档案管理;问题;信息化

1 档案管理工作的重要性分析

1.1 实现现代化档案管理是博物馆工作所不可忽视的重要一环

如今,涌现的新领域档案,社会的快速发展和对档案信息化需求的变化,使档案工作的“广阔前景”得到拓展,博物馆管理者也要随着这些变化而开创新的工作态度和科学发展观,与时俱进,将现代科学的理论、方法与技术得到掌握和应用,按照一定的原则和要求对档案进行科学管理,增强档案工作在新时期的应变能力、竞争能力与宏观调控能力,真正为社会的发展和改革事业提供有力的支持和保障。

1.2 社会信息化决定了博物馆档案管理信息化的进度

目前信息技术飞速发展,人们对各类档案信息的需求越来越高,而且对利用网络实现档案资源共享的呼声也越来越高,传统的档案管理模式已经无法满足人们的需要,这就向档案管理工作的信息化提出了的要求。在这种形势下,博物馆工作人员应抓住信息化技术快速发展的机遇,将人们逐渐增大的需求作为档案管理工作信息化的动力,不断加快档案管理工作信息化的进程,在最短的时间内完成档案管理现代化的目标。只有这样,档案管理工作才能追赶上人们日益增加的需求的脚步。

1.3 重视档案的建设和管理,发挥博物馆的重要作用

随着社会的知识经济发展,博物馆的档案在建设社会主义先进文化过程中发挥着越来越重要的作用。博物馆在社会中,对教育、学术研究都有着不可磨灭的贡献,重视档案的建设和管理,发挥博物馆的重要作用,提高其管理水平,并且让博物馆里的信息资源得以丰富,为新组织目标的实现和在可持续发展竞争中保持竞争优势至关重要。博物馆的档案要努力实现向现实生产力的转化,并服务人民群众。要使博物馆成为社会上重要的文化资源,,就必须将其档案管理加强,这样才能更好的为全社会提供档案资源的利用。

2 博物馆档案管理工作中存在的问题

2.1 档案信息载体结构过于单一

目前,很多博物馆的档案室管理方式还是比较落后,过多的采用手工整理方式,尤其是文件归档之后,档案人员还要进行调整、编目及手工抄写等工作,这样不仅仅工作人员劳动强度大,更重要的是整个劳动效率大大降低,种种条件的限制,致使管理人员没有过多的时间与精力开发出有价值的信息资料,最后当我们查询档案,也会忙乱不及,过多的文件资料总是让人头疼不已,不但检索速度减慢,而且文件磨损现象也很严重。

2.2 档案管理者缺乏业务水平

目前,很多博物馆的档案管理者往往没有专门的固定人员去统一管,目前博物馆的档案管理缺乏业务水平高、仔细认真的专职管理人员,另外,部分负责档案管理工作的人员上岗前没有经过任何的相关培训或者不是档案专业出身,对于档案管理业务知识了解的不充分,并且,他们的业务水平有待进一步提高,未系统性的对档案员进行培训,无论是在对档案工作的分类、整理,还是在保管、利用等方面均缺乏熟练度,难以实现档案工作的规范化。

2.3 档案管理硬件设施不齐全

对档案管理必备的条件普遍落实较差,有的甚至没有专门的档案室,以致档案资料散落、杂处。有的档案室狭窄、潮湿,“六防”设施不配套,使档案材料出现霉变、虫蛀的情况,严重影响到档案的完整和美观整洁。

3 档案信息的信息化管理

3.1 加强培训,提高档案管理人员的业务水平

博物馆档案管理水平的高低,在很大程度上取决于档案管理工作人员业务素质的高低。作为从事档案管理工作的人员,一定要注重自身专业水平的提高,通过自学和参加档案业务知识培训等方式,来熟悉档案管理工作的各个环节和基本要求,努力掌握科学管理的原则和方法,提高工作效率和档案质量。在实践工作中,博物馆档案管理工作者要积极探索新的管理模式,使档案工作更加科学、实用,为博物馆的中心工作服务,为不断发展的文博事业提供有力资源。

3.2 加强对技术人才的培养

“工欲善其事,必先利其器”,所以说技术是必要条件。网络环境下,档案信息网络化建设要以网络基础设施和网络技术的支撑。随之,档案信息服务机构利用计算机技术和网络软硬件设施对档案资源信息库进行有序管理,为档案用户提供信息服务。改变以往的档案工作的技术方法和技术手段,加强对网络软件的质量支持、对网上办公先进设备的配置,提高标准化程度,提高一定的开放性和互联性,这样为档案工作的发展提供有力的技术基础和物质保障。

3.3 优化档案信息质量

博物馆档案信息服务最关键的核心内容就是保证向用户提供系统、完整、准确的博物馆档案信息,因此博物馆档案信息的质量会影响信息服务的质量,当然也是优化服务质量的首要目标。档案信息产品优化主要包括两大方面。完整性与系统性。档案信息在地域分布上使用人群的不均衡以及在行业或学科发展上的分布不均衡,必须通过对其进行有序系统地整理,才能够保障档案之间的联系和自身的规律性,这样才能为用户提供系统完整的档案信息资源,这是档案信息开发和服务利用的重点。

3.4 传统服务与网络服务并举

档案信息服务与传统服务是彼此紧密联系的,即使在现在的知识经济时代背景下的档案信息服务工作也是不能完全与传统服务无关。目前档案信息服务工作的重点是将传统媒介档案进行数字化处理,转化为数字档案信息。而网络环境下新技术的普及运用,逐渐渗透进社会生活,给档案信息服务带来了机遇和挑战,接着要考虑档案工作的效益问题。通过档案信息服务工作联系效益,要求系统地、辩证地进行掌握,并从整体上去把握。对于新技术,我们要充分考虑新技术的引进、消化以及吸收,充分发挥档案部门传统档案服务和网络档案信息服务的优势,扬长避短。

3.5 档案网站开展分众信息服务

档案网站的分众信息服务就是把档案信息资源有目的的整合,对用户的需求进行相似性地分类,相似需求的用户分成一个组,根据这些组来提供相应的信息服务。

由于馆藏档案数量的激增,导致档案网站信息资源必然随之激增,信息化社会的受众讲求速度,比如受其职业、年龄、文化程度、地域等因素,受众对信息需求的主动性、多元化,注重信息获取的效率。这种分众传播信息的服务方式就是按用户进行分类,大大提高了用户接收所需信息的速率。因此,分众信息服务是现代化社会的必然趋势和选择。分众信息服务有利于档案网站的发展,提升网站的质量,完善网站的功能。当然,分众信息服务要求档案工作者具备相应的信息检索编研能力,及时分析用户利用方向,及时更新网站的最新信息,这样就会培养出档案网站的一些忠实用户。分众信息服务将“用户找信息”改变为“信息找用户”,大大提高了博物馆档案信息资源的利用效率,也降低了为用户提供服务的成本。

4 结论

综上所述可知,当前,随着社会的快速发展与科技进步,博物馆应充分利用先进的计算机技术,将档案工作者的业务素质与技能全面提高,采用现代化的管理手段,不断增强档案管理工作效率及其质量,从而实现博物馆档案现代化管理目标

参考文献

[1]夏南. 浅谈博物馆藏品档案管理[J]. 云南档案,2008,(07).

[2] 胡均.博物馆文物藏品档案的管理与实践[J]. 兰台世界,2008,(03) .


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