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档案信息化背景下的创新管理策略分析

作者:段芳 字数:2874  点击:

摘 要:为了适应信息化社会的发展,提升档案信息的使用效率,本文对档案信息化背景下的创新管理策略这一问题进行了分析。首先,对档案信息化背景下的创新管理策略进行了理论概述;其次,介绍了档案信息化背景下的创新管理策略的基础;最后,分析论述了档案信息化背景下的创新管理策略的具体内容。

关键词:档案;管理;信息化;创新

1 引言

信息技术的迅猛发展将我们引入了信息化社会,对于档案管理而言,也必须在档案信息化背景下创新自身管理策略。由于在档案信息化背景下的创新管理策略,合肥市档案馆的档案查全率由之前的36.7%提高到了现在的100%,档案查准率也由之前的13.7%提高到现在的100%,档案查找的平均时长也有原来的5分钟降低为了现在的不足1秒钟,可以说,在档案信息化背景下的创新管理策略,能够有效的提高档案信息的使用效率,降低档案信息的使用成本,进而催生出巨大的经济和社会效益。因此,有必要对档案信息化背景下的创新管理策略这一问题进行具体的分析。

2 档案信息化背景下的创新管理策略的理论概述

随着信息化技术在全世界的日益推广,全球目前已经步入了一个信息化社会的发展阶段,在档案管理中也是如此,档案管理也已经进入了信息化阶段。所谓的档案信息化就是将现代化的信息科技应用于在原本采用传统方式进行的档案管理活动中去,以实现从管理模式上对于档案管理过程进行优化,将档案管理的重心从档案实体转移到档案信息上去,以实现在信息化社会中,更高效率更持久的对档案资源进行管理,更好的为社会的发展贡献力量。简单概括,就是指在信息化社会的背景条件下,采用信息化的方式对档案管理进行搜集整理和开发利用,并最终也依靠信息化的方式来服务用户的档案管理全过程。因此,必须要在档案信息化背景下,必须要创新档案的管理策略,以便于档案信息化进程能够顺利推进,档案的价值和作用能更加充分的得到利用,更好的促进我国经济的稳步发展。

3 档案信息化背景下的创新管理策略的基础

3.1 档案信息化背景下创新管理策略的信息技术基础

第三次科技革命带来了电子信息技术的飞速发展,档案信息化的发展也必须以计算机以及网络等信息技术手段为基础才能够发展起来。随着我国经济的日益发展,对于信息技术的重视程度也日益提升,不仅计算机和网络的硬件基础设施逐渐完善,相应的数字化技术、检索技术、多媒体技术以及数据库技术等都为档案信息化背景下创新管理策略奠定了坚实的技术基础,便于社会对档案资料的查阅与使用。

3.2 档案信息化背景下创新管理策略的社会环境基础

信息化已经充斥在我们的生活之中,网上订餐、网上订票、网上购物、网上娱乐,可以说,我们生活中的衣食住行已经处处离不开信息化。因此,档案信息化背景下创新管理策略,目前已经具备相当广泛的社会环境基础,人们已经日益意识到信息化所带给我们的好处。因此,在良好的社会环境基础下,档案信息化能够真正提高档案资源的共享范围,实现全社会范围内的信息高效沟通机制。

3.3 档案信息化背景下创新管理策略的人才培育基础

在信息化的时代背景下,我国的档案管理人才培育体系也逐渐变革,在高等学校的学科体系中,档案学学科已经逐渐并入信息资源学院里,并且学界也普遍认可档案学是信息资源学的一个重要的组成部分,在对档案管理人才的培育中也逐渐重视对于计算机技能、网络技术以及档案学知识的综合培养。可以说,我国目前已经培育出了一大批具备专业知识和信息化素质的档案管理综合性人才,为档案信息化背景下的创新管理策略,提供了坚实的人才培育基础。

3.4 档案信息化背景下创新管理策略的相关政策基础

政府和有关部门近些年来出台了诸如《信息化社会建设条例》等一系列的普及和推广信息化技术手段的政策;特别在档案管理方面,也相继出台了一些法规条例,促进在档案管理中不断的创新和变革,将信息化技术应用于其中,实现档案信息化。国家直属的一些档案部门也率先以身作则,积极推广档案信息化,不断开发和创新管理策略,取得了明显的信息查阅效率和管理效率提高,为档案信息化背景下创新管理策略奠定了充分的政策基础。

4 档案信息化背景下的创新管理策略的具体内容

4.1 档案信息化背景下的管理理念创新

想要在信息化时代真正做好档案管理工作,就必须首先要创新管理理念。要调整自身的管理理念,适应档案信息化背景下的创新管理。要始终以提高档案的信息利用效率为首要目标,时刻都要保证档案的规范化和开放化。特别是,要注意随着信息时代流动性和开放性的增强,必须要时刻保证重要档案信息的安全性。创新信息化背景下档案管理的管理理念,注重开放性、规范性以及安全性理念意识的提升。

4.2 档案信息化背景下的管理技术创新

档案信息化背景下的创新管理策略就离不开档案管理技术的创新。一方面,专门的档案管理人员应当结合档案信息化背景下的工作的实际状况,不断的学习新的便捷的信息管理技术,并将其有针对性的运用与档案管理工作中去;另一方面,档案信息化背景下的管理技术创新必须也有大量的管理技术理论知识作为基础,才能够更好的对档案更好的进行信息化的创新管理,为档案的管理技术管理创新做好充分的铺垫。

4.3 档案信息化背景下的管理手段创新

首先,就要充分利用信息化时代的特色优势,为档案档案馆建立专门的网站,利用网络来更加便捷的提供档案信息查阅与使用的服务;其次,通过网络来建立文件自动上传的工作窗口,力求做到收集档案资料的及时性规范性和便捷性,并以统一的格式在专门的档案管理信息服务器上归档;最后,要结合档案信息化的发展形势,建立专门的档案信息化数据库,信息化的档案数据管理中心统一管理各项档案信息,既能够保证档案服务的覆盖范围,又能够充实档案管理的内容以及提高档案利用服务的效率。

5 结论

在信息技术快速发展的今天,档案管理事业也面临着新的发展机会与巨大挑战。据此,本文主要对档案信息化背景下的创新管理策略这一问题进行了分析。首先,对档案信息化背景下的创新管理策略进行了理论概述;其次,,从信息技术基础、社会环境基础、人才培育基础以及相关政策基础四个方面来具体的介绍了档案信息化背景下的创新管理策略的基础;最后,从管理理念创新、管理技术创新以及管理手段创新三个方面具体介绍了档案信息化背景下的创新管理策略的具体内容。受时间、本人的知识储备以及研究能力等客观因素的限制,本文仍然存在一些分析的不够透彻的地方。在今后的学习与工作中,我必将在继续完善充实自己知识体系的同时,更加注重同客观实际的相结合。

参考文献

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