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试论档案管理工作的现代化与科学性

作者:张强 字数:2562  点击:

摘 要:现代化首先是一个历史的慨念。自从人类发明了蒸汽机,人类社会就进入了不同时代的现代化进程,随着科学技术的不断发展和新技术的不断运用,现代化的水平也不断提高。档案工作的现代化也是在我国科学技术迅速发展、社会整体现代化进程日益加快的形式下展开的。

关键词:档案管理;现代化;科学性

档案工作现代化不仅涉及新的技术装备、新的技术手段的运用,而且涉及档案事业管理思想、管理方法的现代化问题,涉及档案干部队伍素质的现代化以及档案工作的标准化等诸多问题。可以说,档案工作的现代化关系到整个档案工作的方方面面,基本内容包括以下几个方面:

1 档案工作管理技术手段的现代化

计算机软件技术、机器系统正在不断完善,微型计算机日益普遍,计算机的应用普及到人类社会生活的每一个领域。档案工作技术现代化的核心和关键是档案管理中计算机技术的普遍运用。这是因为计算机能应用于档案管理工作的各个方面,能带动其他新技术的应用和发展,并能控制各种现代设备的使用,促进档案管理工作的全面发展。

电子计算机具有高效率的信息处理功能,能以极快的速度读入、存储和输出数据,能够进行逻辑推理判断,因而在档案管理中有着广泛的用途和明显效果。它可以大大提高档案管理工作存储、处理、控制档案情息的能力。并由此推动档案工作的全面改革和发展。

光盘技术是运用激光方法进行读/写的信息处理技术。光盘存贮的程序近似于磁盘。将档案文件置于光电脑扫描系统内进行扫描,文字和图形信息被转换成二进制数据输入光盘存贮器,并用其控制激光束的发射,使其在极短促的时间内发比极细的激光束,在特制的高速旋转的光般表面,烧蚀出反映信息数据的小坑。读写过程因记录介质不同而有所区别,有的介质被烧蚀为凹坑,打的形成凸起,有的介质则产生晶相变化或磁力场变化。这样就形成了记载档案信息的光盘。信息输出时仍需通过弱细的激光束照射高速运转的光盘,经过处理的光盘由于烧蚀位置与未被烧蚀位置对激光的反射不同,反射光信号经过光电处理,就可在显示器上显示出原始档案文件的图像。

2 现代管理思想是现代化管理行为的基础

现代管理科学是以管理实践为基础,吸收了诸多学科的优秀成果和现代科学技术的原则方法法建立起来的—门综合性学科。现代管理理论对管理行为的现代化具有直接的指导作用。档案工作的现代化必须以现代化的管理思想为依据,才能加快其进程。

档案管理现代化不仅是档案管理手段方式上的一场革命,更是管理思想上的一次飞跃。必须从我国档案工作的具体情况出发,克服思想上存在的落后观念和管理中存在的缺陷,代之以现代管理的理论和思想,以此促进档案工作现代化的发展。从我国档案工作现代化的实践看,首先应在现代化思想的指导下,在制订了比较科学、周密的计划和方案的基础上,再来实施具体的现代化措施和步骤,才能收到较好的效果。在一个档案机构中运用计算机档案管理系统,必须经过反复论证、全面考虑、综合平衡,才能最后确定;是采用缩微摄影系统还是光盘系统作为档案存储现代化的手段,也不仅是一个技术问题,更是一个综合管理的问题,其结果仍然取决于管理思想现代化的水平。

3 档案组织管理方法科学化

3.1 档案组织管理方法

档案组织管理主要是指档案事业管理,包括对档案行政机构、档案业务机构的管理。从档案工作的实际情况出发,基本的组织管理方法是行政管理的方法。

行政管理的方法。各级档案行政管理机构通过运用有关行政法规、制度、计划、协调、监督等于段进行管理。行政管理的方法是达到档案组织目标的主要方法。

经济方法。档案组织管理应注重经济效益,善于运用经济学的方法,,研究档案工作投入产出问题,在有效的人力、物力范围内获得较大的社会效益与经济效益。

系统管理方法。档案组织从整体上看是国家社会组织系统的一个组成部分,自身又构成了一个完整的组织管理系统,运用系统方法应采取综合前馈信息管理与后馈信息管理相结合。

预测方法。其基本步骤包括确定预测对象、收集有关资料、预测分析、建立模型、确定预测结果,主要采用定量与定性相结合的方法。

行为科学方法。档案组织管理的效果在很大程度上取决于对人的管理。行为科学在国外又被称为组织行为学、组织与人事学、人力资源管理学等。主要研究人的行为产生的原因及影响行为的因素,探索行为规律,提高控制能力,更好地达到组织目标。

档案组织管理是一项十分复杂的工作,可以运用的方法应是综合性、多样化的。除了上述方法外,法律的方法也是基本的方法。

3.2 档案组织管理方法的科学化运用

不管采用什么方法、运用何种手段对档案组织进行科学管理,都要从我国和当地档案工作的实际出发,综合分折各种因素,具体情况具体分析,不能生搬硬套,并要考虑到下列要求:不同管理方法应相互协调、互相补充;不同方法的使用要力求准确、客观;要考虑其适用性,不同管理环节应采用相应的方法;要有—定的灵活性;要注意经济性,尽量选择简便易行、投入较少的方法;要特别重视管理方法的可操作性,即这些方法是可以投入实际运用的,而不单纯是理论的、空洞的。

当然了,在这里所说的科学性与现代化必须是与时俱进的,更要必须与当地的实际相结合,用现有的科技,实现档案管理和档案工作的现代化,这些都与我们所有档案工作者的素质与工作热情是分不开的。

现在我国常见的管理包括:经验管理,以个人或别人成功的经验和教圳为依据进行管理;行政管理,以法律、法令、计划、条例、会议为依据进行管理;科学管理,以管理科学理论为指导,采用现代科学方法和手段进行管理。这些管理有着内在联系,经验管理、行政管理过程中应加强科学管理方法的运用。

档案工作从本质上看是一对管理工作。不仅要管理档案,也要管理档案机构。管理档案人员只有运用科学的思想、方法对档案工作进行组织管理,才能达到档案工作的目标。

参考文献

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