摘 要：在社会经济不断发展的带动下，已经信息技术水平不断提升的影响下，信息在诸多资源中已经占据了越来越重要的地位。档案信息电子化作为档案现代化的重要手段，给档案管理工作提出了全新的要求，同时也为档案事业的发展创造了更加广阔的空间，在未来的工作中，加大电子档案信息系统建设推进力度显得尤为重要。

关键词：档案信息；电子化；问题；对策

档案信息电子化主要是指应用计算机对档案进行材料进行整理、修改、筛选和保存，使传统的纸质文件转化为计算机软件的形式供人们使用。电子档案，从文件的起草、修改到印发的过程都是在电脑上进行，电子档案便于修改、复制、传送，提高了工作的时效性；但其在使用过程中导致原始档案记录的消失，原始记录特征不复存在，并且电子文件是计算机文字处理的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，档案和文件之间也没有清晰的界限区分，这样电子化信息给档案工作的管理造成的影响是深刻而长远的。档案信息的电子化管理是牵一发而动全身，档案管理工作是信息化的推进，是知识与技术的进步，使得档案管理工作的技术含量显著增加，因此，档案管理工作者要全面发展积极采取措施适应技术的更新。

1 档案信息电子化的作用

1.1 档案信息电子化方便处理、传送和保存

电子化档案管理的工作都是在计算机上进行，档案文件的修改、复制、查找、输出等工作简单快捷，，避免了传统的纸质档案，处理起来就要翻阅大量的文件，档案的传送只需互联网即可，一个邮件的发送就能传送到使用者手中，解决了距离的局限性。电子化档案的保存只需一个软件，解决了传统的纸质档案对保存环境和场地面积的高要求。

1.2 档案信息电子化实现信息利用共享性

电子文件不再是直观的纸质文件，而是利用计算机以文件的形式展现为任何使用者，实现了信息利用的共享性，不再受时间和距离的影响。

1.3 档案信息电子化，可充分利用电脑的潜能，降低成本

目前，大部分单位的档案部门都是使用电脑及网络对档案工作进行管理，用于档案的处理、保存等。档案信息管理的硬件设备以及技术条件日益成熟，电子化档案管理广泛应用，新技术也在逐渐的被应用到管理工作中，如语音识别、文字扫描模式识别等，提高了利用率。减少了传统纸质文件形式的档案管理需要大量人力、物力、财力等的浪费，降低了管理成本，提高了工作效率。

1.4 提高档案信息的时效性

信息的手工加工程序是选题—选材—编辑—出版，是一个比较慢的细活，再从文件资料形成开发二次文献信息，可想而知，时间比较漫长，等到二次文献开发好，往往造成信息的失效，直接影响了档案信息的应用价值。电子化档案，管理人员只需利用计算机利用机读形式的档案，完成信息的加工工作程序，快速的出版二次文献，提高档案信息的时效性。

1.5 降低传统的纸质档案文件使用的出版经费成本

传统的手工编制的纸质档案出版需要很多的经费，国家拨给档案部门的经费又是有限的，靠单位解决更是不现实的事情，这样可能会造成档案工作人员辛辛苦苦编制的成果无法出版，信息电子化只需一次的投入，编制好，保存好，可多次打印使用，降低了出版经费。

1.6 提升档案部门的自身价值

档案信息电子化可实现多次拷贝，拷贝的成果可供任何使用者使用，扩大了社会影响，拓宽了服务范围，提高了档案部门的影响力度及自身价值。

2 档案信息电子化现状

2.1 档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性

单位档案部门使用的电脑是不同的型号和规格，使用的档案软件也不一样，并且没有既可以检索又可以完成信息管理的电脑软件，由于软件的不统一，造成不能利用计算机软件完成档案信息管理工作，不能快捷的出版档案信息编辑成果，制约了档案信息电子化的进展。

2.2 档案信息资源共享的要求达不到

我国目前还没有开发出一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络的建设形式不统一，层次不同，档案信息系统的规范性、开发性、服务性和共享性较差，达不到档案信息资源共享的要求。

2.3 标准化、规范化的工作有待提高

档案信息电子化工作开展的前提是规范化和标准化。但由于历史的原因，档案工作的基础设施较差，案卷质量较低，尤其是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件的移植性较差，各个单位档案信息电子化工作不统一，仅仅着眼于某个单位或某个企业，并不能全面实施、进行标准化的工作，制约了档案工作电子化的发展。

2.4 档案管理人员的水平有待提高

实现档案信息电子化，档案管理人员是关键，管理人员需要较高的文化水平以及计算机技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。目前大多档案部门缺乏高技术的人才，专业的档案、信息处理人才更是缺乏，大部分的档案管理人员的技术贺岁平较低，文化水平较低，不能满足于现代先进设备的使用，更不用说档案信息电子化了。

3 档案信息电子化的应对措施

3.1 政府要加大支持力度

政府应加大对档案信息电子化的投入，开发档案管理准用软件，提高管理工作效率。组织专业技术人员数据交换的机读目录档案系统，提高档案信息系统的规范性、开发性、服务性和共享性，提高档案管理工作的标准化和规范化程度。

3.2 解决好电子文件的保存问题

做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

3.3 管理向立体化方向发展

以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。

3.4 提高档案标准化、规范化水平

档案标准化、规范化，是推进档案信息电子化的重要前提和基础；同时，档案信息电子化水平的提高能有效促进档案工作的标准化、规范化，二者是相辅相成，互相促进的。要不断加强电子档案的硬件和软件建设，不断规范电子档案的收集、整理、归档、利用程序，制定严格的管理标准，确保信息的准确性、安全性，不断提高电子档案管理水平。

3.5 人员知识结构的变革迫在眉睫

我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

4 结束语

总之，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势，当前我国档案工作改革和发展已进入整体推进与重点突破阶段，如何把繁重的任务和推进现代化进程结合起来，是值得我们认真思考的问题.各级档案业务、计算机专业技术、人事教育、后勤保障等部门要积极行动起来，协同作战，认真研究档案信息管理电子化过程中存在的问题，讨论并提出系统建设的阶段目标、技术路线、标准规范和可实施方案，为全面实现档案信息处理和管理的现代化贡献力量。

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