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论网络信息化环境下如何做好医院人事档案管理

作者:王佳芝 字数:2718  点击:

摘 要:本论文分析了网络信息化技术在医院人事档案管理中的作用,并对在网络信息化环境下如何做好医院人事档案管理工作提出了对策和建议,以期为医院人事档案管理工作信息化提供一定理论依据和政策指导。

关键词:网络信息化;人事档案管理;管理信息系统

随着网络信息技术的快速发展以及互联网的普及和应用,文档管理、资料存储和档案利用方式等档案管理发生了革命性的变化,同时也面临着对现代网络信息科学技术的挑战以及发展机遇。由于网络信息技术的加入,各种信息资源实现了向网络动态的管理模式的转变。在网络信息化环境下,医院人事档案管理工作逐渐实现标准化和规范化,同时极大的提高了医院人事档案管理工作的劳动效率和工作质量。

1 网络信息化技术在医院人事档案管理中的作用

网络信息化技术的普及和运用给医院人事档案管理工作带了革命性的改变和深刻变化,笔者认为其主要作用表现在以下几个方面:

第一,使医院工作效率显著提高。医院的人事档案管理是非十分复杂和繁琐的工作,并且大部分工作是重复性的劳动,,但人事档案管理工作是人事管理和档案管理的重要组成部分,所以传统的人事档案管理工作通常需要消耗大量的人力和时间。随着现代网络信息技术在医院的管理人员档案工作的普及和应用,许多人工重复性的体力劳动可以通过计算机网络技术得到高效实现。

第二,使医院人事档案的信息资源的实现高效共享。通过基于计算机网络信息技术的人事档案管理信息系统的建设和使用,可以实现对医院所有医务工作人员的全面完整的人事信息的记录,有效地整理和清晰地反映人事档案管理工作的每一个细节,使薪酬管理、绩效考核、工作变动等所有的人事档案信息模块可以统一管理和协调,最大限度的保证所有人事档案资料的统一性、完整性和时效性,从而实现医院不同部门之间人事档案资源的有效共享。

第三,使医院人事档案信息资源的利用率实现最大化。传统的医院人事档案管理中的档案资料大部分是以纸质材料为主的实物资源,不易携带和传递,而基于计算机网络信息技术的数字化人事档案管理系统的建设与使用,使医院的人事档案资料不需要再以实物的方式出现,而是以数字信号、磁信号等方式出现,给医院人事档案资料的使用和传输带来了极大的便捷。同时,各种用途不同的专业的人事档案管理软件的应用,还可以实现对医院人事档案资料的快速分析和整理,实现信息资源的高效共享,极大提高医院人事档案信息资源的利用率,从而促进医院的人事档案管理工作的快速发展。

2 网络信息化环境下做好医院人事档案管理工作的对策和建议

2.1 强化人事档案管理工作人员的现代化观念意识

由于医院人事档案管理工作人员的特殊的工作性质,这一工作队伍人员常常有着较强的封闭意识,要实现人事档案管理工作向信息化、数字化和现代化转变,就必须使工作人员从思想观念上转变。强化人事档案管理工作人员的信息化意识、现代化意识和科学化意识,更新传统观念,使其充分关注和了解行业发展的新形势、新技术,勇于创新。

2.2 建立有效的医院人力资源信息管理系统

构建有效的以人力资源信息为基础的医院人力资源信息系统是实现医院人事档案信息化管理工作的基础。医院人力资源信息管理系统的建立可以以人事档案信息系统为中心,同时建立各种计算机网络分系统,如人事信息系统、完善财务工资系统等,这样财务科可以及时从该系统获得人事上的工资变动信息并发放工资,医疗保健系统可以从该系统读取职工基本信息,其它行政管理部门也可以从该系统获得医院医务工作人员的人事信息。

2.3 重视医院人事档案信息化管理过程中的安全管理

当前,许多医院在实现人事档案管理工作的信息化的过程中,由于缺乏对于信息安全的重视,导致人事档案资料泄密、丢失等诸多信息安全问题的发生,给医院的人事档案管理工作带来了很多困难。因此,在医院人事档案信息化管理工作过程中,一定要严格的密级界定各种人事档案信息资料,依据使用权限系统严密的分类加密一些通用数据库的档案信息资料。同时,必须注重及时维护和备份电子人事档案资料,正确处理解决好纸质人事档案资料和电子人事档案之间的关系问题,确保信息化管理条件下人事档案资料的完整与安全性。

2.4 重视医院人事档案管理工作中的制度建设与法制建设

只有具有完善的法制环境保护,现代网络信息化环境下的医院人事档案管理工作的才能够实现高效运行。医院人事档案管理工作部门与形成人事档案的各个部门、科室、个人之间常常存在一些复杂的联系和法律问题,因此必须完善相关法律法规体系,才从法律上保护人事档案资料的收集、整理、保存与使用,从而实现依法治档和依法管档,这是确保医院人事档案管理工作高效运行的主要手段。医院人事档案管理部门主管以及相关工作人员应该积极主动学习和掌握《档案法》等法律法规文件,并制定出完善的人事档案管理工作实施规划制度,使医院人事档案管理工作的高效开展能够有法可依、有章可循。

2.5 提高医院人事档案管理工作人员的专业素质

在现代网络信息化环境下,要做好医院的人事档案管理工作,必须重视人事档案管理工作人员专业素质的提高,培养和树立计算机网络信息化环境中的工作观念,这就需要建立一支高素质的专业化的人事档案管理队伍。具体来讲,医院人事档案管理工作人员应该主动学习和掌握相关专业技术和知识,提高文字能力、综合分析能力等多方面的技能和素质,重视学习和掌握相关计算机软件、人事档案管理专用软件、人事档案管理领域的各种现代信息管理技能。

3 结束语

总之,随着网络信息技术的快速发展以及互联网的普及和应用,信息化已经成为包括医院在内的各部门、各单位进行高效高质人事档案管理工作的重要手段。对医院人事档案管理工作来讲,在具体的人事档案管理的信息化建设过程中,不但需要依托现代信息技术手段完成对网络管理体系的建设,更要注意在将来的具体应用过程中不断优化和完善信息化人事档案管理工作的手段与方法,不断提升医院人事档案管理整体水平和质量,利用网络信息技术推动医院人事档案管理工作不断取得新的发展。

参考文献

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