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探讨基于办公自动化下的文书档案管理

作者:陈乃莉 字数:2323  点击:

摘 要:随着社会信息化、网络化不断深入,日常办公逐渐过渡信息化时代,自动化办公随之而来,使文书档案管理产生革变,对此,本文将从办公自动化的角度,对文书档案管理进行探讨。

关键字:办公自动化;文书档案;管理

1 引言

如今,社会信息化、网络化建设不断加快,信息化管理在人们日常生活中得以普及,办公趋于自动化的同时,使得文书档案管理模式也悄然一新。文书档案管理决定着企业档案管理水平,某种意义上约束着企业价值。对此,本文将从办公自动化中文书档案管理具有的特征,探讨其管理的有效措施。

2 基于办公自动化文书档案管理特征

在新的社会形势下,现行的文书档案管理要求是传统模式所不能满足的,随着信息化、网络化的深入,办公自动化较传统模式而言更具时代管理特征:

首先,以往文书和档案关系密切,档案往往是通过文书转变而来。不过,通过累积长期的各项生活实践与活动所悟,才形成状态较为分散的文书,而依据文书的性质或规律加以分类和保存,形成了较为整体化的档案,因此,两者间存在有本质的区别。而如今,在办公自动化背景下,文书与档案两者间的区别与划分已然模糊,文化全部在相关计算机系统中进行整体,因而,极易对文书加以类别、规律控制,通过检索便能进行浏览。而且,将文书归档后,文书便与档案交织,浑然天成实现管理一体化。

其次,基于办公自动化对文书档案进行归档被划分为两项工作,分别是纸质文档与电子文档归档。利用信息化平台以进行文书归档,在各环节的操作中均彰显着文书和档案管理的根本要求和具体规范,以此便使各工作流程都要实现标准化,继而要明确规定工作内容及其相关管理职能,换言之,办公自动化使文书档案管理更加系统化。

再者,运用办公自动化能实现一次输入多次利用的价值。相关文件诸如编导、签发和著录等工作被文书档案管理者得以完善时,只需利用鼠标操作便能实现文档归档,极易实现文件处理与档案管理的转变。同时文书档案在办公自动化系统下具查询或检索功能,用户仅需输入相应关键字便能快速搜索到相关内容。

最后,在传统模式或仅靠单独的部门或若干人员便能实现文书和文档的归档。但是,在办公自动化背景下,档案管理延伸至文件本身,各文件都是相对独立的个体,基本单位也由原本的卷宗转变为现行的文件,文件一经录入完成便会直接进行归档管理。因此,现行的归档管理是对电子文件进行管理,是需要诸如信息技术部门、档案部等若干部门才能完善,各部门相互协作不可分离,才能使文件档实现整体化,进而需要多部门协作参与的系统化管理。

3 基于办公自动化下的文书档案管理

综上所述,在办公自动化背景下,文书档案管理得以方便、快捷的新机遇,如何把握机遇实现文书档案管理尤为重要。

首先,要隔离路由器并屏蔽所有的IP地址,把办公自动化所需IP录入系统中,同时采用具有国家认证的防火墙进行系统隔离,使得自动化系统在得以方便、快捷的存储与查阅相关资料时,能通过这种隔离系统内外网的方式,使文书档案信息得以深度的安全、可靠性保障。特别地,防火墙具有web攻击防护、web未授权防护、web恶意代码防护、web应用合法规避以及应用交付等五大功能。

其次,,使传统的文书档案管理模式得以革新,将重点得以突出,运用满足现行文书档案管理要求的工作机制。一般地,系统开发与利用均建立有相关沟通机制,因此,开展办公自动化需增强相关部门间的沟通交流与合作,使双边需求得以合力把控,从而使部门内与部门间的协作力度得以增强。同时,改变单一的调用卷宗,利用网络渠道使用户通过日期、关键字对文书档案相关信息进行查询,使用户得以方便。

再者,基于办公自动化特征,须拟定文书档案管理相关制度以规范管理者行为。绝大多数企业都分离着文件管理和档案管理,两者往往不同属于一个部门,因此,制定管理制度使文件管理与档案管理部门行为得以规范,使管理层得以整体化;利用管理制度是操作人员对业务流程以及技术操作等得以规范,能保证诸如文件处理、归档操作以及著录等在实现文件信息化的同时,能使数据接口及其安全得以保障,使各类型电子文件得以安全归档。

最后,现行的社会阶段,进行文书档案管理的执行主体必然是人,因此,须提升档案管理者的综合素质以加强文书档案管理水平。提升企业文化以灌输可持续的终生学习理念于相关文书档案管理者,通过自学或培训使自身综合素质得以提升,同时面向社会招纳文书档案管理人才,注入新生力量以更新管理团队的综合质量,使管理者的业务能力得以提升;同时,在管理制度的有效监控下,推行奖优惩劣以及业绩考核,将职薪与管理能力相关联,使管理者的主观积极性和能动性得以充分调动,营造积极向上的管理环境。

4 结束语

总而言之,在信息化、网络化不断深入的今天,管理者必须清晰认识到利用办公自动化体系以提升文书档案管理水平的重要性,并结合自身实际情况积极地革新传统管理模式,利用办公自动化并合理的隔离系统内外网络,加强各管理部门协作力度,制定相关管理、监督以及奖惩制度,使管理部门与个人的业务质量得以提升,从而使文书档案管理得以安全可靠的保障。

参考文献

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