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论新时期企业档案的鉴定工作

作者:方宏 字数:1991  点击:

摘 要:档案鉴定是企业档案管理工作不可缺少的重要环节。本文以我公司现有档案为例,阐述了档案的鉴定内容和方法,档案鉴定工作存在的问题,以及对加强业务部门对档案鉴定工作的重视、健全和强化档案鉴定队伍以及完善鉴定规范提出了几点建议。

关键词:档案;鉴定;工作

档案是军工企业技术资源储备的一种形式,是军工企业的无形资产。随着企业经济建设和科技活动的发展,档案的数量与日俱增,鉴定工作就成为保证军工企业档案质量、发挥档案作用的一项重要措施。

1 军工企业档案的鉴定工作现状与存在的问题

由于我公司成立至今,经历了近一百年的发展过程,其间六十年代初至八十年代末,档案鉴定标准不够规范和全面,给具体实施带来诸多困难。同时,当时因库存容量大,进馆档案数量不多,鉴定工作未引起企业领导和档案人员的高度重视,随着企业自身经济的不断发展,档案的数量不断递增.特别是1999年通过档案目标管理等级认定后,按照《中华人民共和国档案法》的规定,公司实现了十二门类档案的集中、统一管理。现公司保存着文书、经营、教学、财务、设备、基建、科研、民品、特殊载体、航天产品、质量、科技、其它档案共计十多万册,这不仅给有限的库房、装具带来压力,同时库存的质量也无法保证。通过几年来对档案工作的管理,我认为造成企业档案鉴定工作滞后的主要问题,,有以下几个原因:

1.1 军工企业档案鉴定标准不完善

军工企业大部分都经历了一个从仿研到自研的历史过程,仿研和自研的形成文件多,如科研型号周期长,从初样、正样到设计定型所形成的大量的纸质文件都要归档,因此档案处和各单位储藏档案的资料室需要鉴定的已不仅仅是到期的档案,还有大部分冠以长期、永久之名,却无实际价值的档案。这是因为没有一个完善的鉴定标准,把所有文件视为具有高价值的档案归档,这就造成一些不具备保存价值的档案也归入归档范围内。

1.2 档案部门未有计划、经常性地开展鉴定工作

由于军工企业的档案不同于其他专业的档案,如会计档案保存期限划分为、15年、长期、永久等几个等级,各别内容划分得较明确,鉴定时便于操作,所以只是会计档案这一小块进行了定期鉴定工作,至于其它门类档案可以说是“只进不出”。这是因为档案鉴定工作是一项难度大、责任大且又麻烦的工作,不仅费尽费力,更难见成效,因此档案部门未将鉴定工作放到应有的位置,只要在库房储存量允许的情况下,从历届处领导到档案管理工作者,谁也不会轻易提出鉴定销毁意见的,虽然去年九月份公司根据国家档案局颁发的《档案鉴定与销毁管理规定》进行了一次鉴定工作,共销毁1685卷,5572册,但有的门类如文书档案仅销毁了15卷一百多册其鉴定工作还有待开展,就目前档案的库存量还是很大的,远远不能满足公司档案库房的要求。

2 对军工企业档案鉴定工作提出几点措施

2.1 提高认识,加强军工企业档案鉴定的组织保证

档案的鉴定工作应在本单位主管档案工作的负责人领导下,由有关部门和档案部门组成的档案鉴定小组承担。对我们公司来讲,档案的鉴定,尤其是对库存的五六十年代的档案鉴定的难度是非常大的,不仅要着重研究分析档案内容,还要根据军工企业对档案价值的需求,具体鉴定档案的价值。这就需要鉴定小组的成员应该具备一定的条件。如我们公司的档案的鉴定组织机构的负责人,应该由公司总师担任,鉴定组织成员由科技部门、质量部门、档案部门了解公司科研、生产的发展方针政策及长远规划,熟悉公司档案的形成过程和利用价值,并且掌握档案鉴定工作的一般要求和方法的人员组成,必要时可选聘形成文件单位骨干参加鉴定小组。这是正确鉴别企业档案,判定档案价值,提出合理的存毁意见的保证。

2.2 完善鉴定规范,健全和强化档案鉴定队伍

(1)完善档案鉴定的标准是军工企业档案鉴定工作的有力保证。军工企业主管业务的领导者首先要对档案鉴定工作领导小组成员的选拨,要严格筛选,鉴定工作人员不仅要熟悉本单位科研、生产的发展及长远规划,对被鉴定文件材料的性质、背景情况有比较充分的了解,而且要熟悉档案鉴定标准,具有档案鉴定工作知识,能对文件的现有效性和历史价值作比较全面准确的评估,可以全面地研究和鉴定档案的保存价值。

(2)在组织鉴定领导小组开展鉴定工作的前期,应该组织鉴定小组成员制定和完善、系统的档案鉴定工作规章制度和鉴定规范,使档案在鉴定过程中能有章可循,有法可依,实现档案鉴定工作的制度化和规范化。

总之,军工企业档案鉴定工作中存在的问题是目前档案管理工作中需要解决的重要问题之一。如何准确划定军工企业档案的保管期限和重新对库存档案的鉴定工作,还有待于在工作实践中进一步探索。

参考文献

[1]机电兵器档案2006总第111期1.常庆华:《对新时期档案价值鉴定工作的探讨》

[2]机电兵器档案2006总第111期 2.姜晓琴:《论军工研究所档案鉴定工作》


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