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探析对电子档案管理的思考

作者:李红卫 字数:3072  点击:

摘 要:随着计算机网络技术在各个领域的广泛应用,在各种社会实践活动中必然要产生大量的电子档案,电子档案是信息社会发展的产物,加强对电子档案管理的研究,是目前档案工作者的一项紧迫任务。

关键词:档案管理;电子档案;优越性;开发和利用;规范措施

电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录,电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同,档案工作者必须要对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。

1 电子档案的优越性

1.1 减轻了档案管理工作人员的劳动强度,提高了工作时效

在知识经济时代的当下,现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段,而且提供了信息利用的快速途径,免除了立卷归档、检索查找的困难,减轻了工作人员的劳动强度,提高了归档质量和检索速度,而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。文书档案管理工作实现微机处理后,就可把按“卷”立卷归档,改为按“件”整理归档。由于实现随机管档,就可将过去的集中立卷,改为平时随时整理立卷。这样,集中的工作量,就变为分散的工作量,提高了立卷管理水平,从而达到档案管理工作及时归档的目的,便于检索利用。

1.2 计算机管理有利于遗漏文件的补漏增缺

传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时,补漏增缺,就得拆卷重做。改为微机网络管理,,文档用微机按“件”整理归档。可随时补漏增缺,使文档不形成存积,这时,只需按一下键盘,修改一下档案目录就万事大吉了。微机管理省时省力,可以给工作人员以充分的时间去提高业务水平。

1.3 计算机管理更有利于文档的保密

过去查阅档案时是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件,却能够看到整卷档案内容。这是不符合文档管理的保密要求的。微机管理将其改为单份文件提供利用,利用者就无法接触其他无关的文件,从而达到了文件保密的要求。

1.4 计算机管理有利于提高档案管理工作的质量

档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案,就必须有高质量高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷,立卷人根据自己的理解来进行操作,其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一,这必然影响到案卷质量水准,从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时,归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间,致使档案管理人员的编研工作几乎处于空白的境地,这又制约了管理人员的水平提高。在这种管理模式下的档案利用,也是被动式的。文书档案管理进行微机管理,档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来,可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来,从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率,使文书档案的管理、在提供利用服务时,能够发挥出更好的时效价值。

2 电子档案的整理、开发和利用

2.1 电子档案的整理

在电子文件转化为电子档案后,由于计算机可以按需求随时将电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合,可以任意组成各种案卷。因此,“案卷”这一基本单位将从电子档案的整理工作中淡化,取而代之的是“文件”这个基本保管单位。电子档案整理的主要任务也从对案卷的整理而转为对光盘磁介质的整理;即对接收来的脱机保存的光盘数据进行编目、排架,或者是定期将电子文件保存系统中的电子档案制作光盘备份,同时对光盘进行编目、排架等。

2.2 电子档案的开发利用管理

电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便,更具实用性。一是开发平台的选择。系统的目标是将各档案管理单位的数据通过网络连为一体,便于共享数据资源,因此应选用分布式数据库管理系统作为开发平台,同时在档案管理单位所在地建立数据库,本地数据直接上机存取,既节约了经费,又方便了各单位互访数据。二是硬件要求。各档案单位的计算机在处理大量各类档案信息的同时,又要互相进行数据通信,所以硬件必须具备相应的需求条件。三是数据库模式设计。数据库的模式设计是一个非常复杂的问题,设计的目标既要满足当前的应用需要,又要满足可预见未来的应用需要,既具有良好性能,又易于修改和扩充。四是应用程序设计。设计数据输入、查询、事务处理、报表处理等应用程序。五是数据的备份及故障恢复。档案数据是珍贵的数据资源,为避免出现系统对数据资源的破坏,应用系统必须能定期对数据进行备份,以便于数据信息被破坏后的恢复。六是数据库的安全性保护。电子档案利用必须在保证数据库的安全性的前提下进行。所谓安全性保护就是防止非法使用数据库。在一个系统中,安全性保护非常重要,并不是所有用户都可以使用档案数据库。这就需要对用户使用数据库提供鉴别方法,即使用权鉴别,也要由计算机确认合法性。例如:设置口令等,对存取控制权的鉴别,以达到不同的人员予以不同使用权限。电子档案的开发利用应充分发挥计算机信息采集、综合统计的功能对整个过程进行分析、统计、找出规律,探求新的方式与途径,加强计算机软硬平台建设,满足用户需求,最大限度开发利用电子档案,与此同时,还要注意确保档案资源安全利用。

3 规范电子档案管理的几项措施

3.1 加强电子档案归档制度建设

各档案管理单位应根据电子档案管理规范,并结合本单位实际情况,制定一套切实可行的电子档案管理制度,规范电子文件形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节,做到有章可循。制定电子档案制度时应注意以下问题:注意划清归档过程中各级各类人员的责任;归档时机应适合本单位工作实际;归档电子文件的责任签署应明确;注意电子文件的动态管理问题。

3.2 从电子文件的源头抓电子档案的质量

为进一步加强电子信息的管理,对电子信息进行集中统一管理和工程图纸等文件集中制作。为档案部门增配必要的设备,建立一系列服务手段是加强这一工作的必备条件。一是档案室设立图纸与文件集中处理系统,对审查完毕的电子文件进行统一收集,按要求形成纸质文件。二是设置专门场地对纸质文件进行集中审鉴,以保证纸质文件与相应电子信息的一致性。三是电子信息由档案部门集中积累,并在项目阶段结束时,在项目组的配合下统一按“电子档案管理办法”集中整理归档。四是为便于操作和管理,建议进一步规范电子文件形成所使用的软件平台,因工作需要必须使用特殊软件的,有关人员应按“电子档案管理办法”的规定将软件一并归档。

3.3 要严把电子信息归档关,做好电子信息动态管理

一是在电子信息归档时要利用一切可利用的条件对电子信息进行检查、鉴定、验收,除有关归档责任签署之外,还必须发挥电子档案专家咨询组的作用,有针对性地进行检查,及时发现问题、及时解决问题;二是做好电子档案管理中的电子信息管理,使归档的电子信息跟踪科研生产变化,也即做好电子档案的更改补充工作,实行动态管理。不能将电子档案管理停留在管好几张光盘的初级阶段。

4 结束语

电子档案是信息时代的产物,是现代档案管理工作中不可回避的。因此,还要不断研究电子档案管理和利用中存在的管理和技术上的问题,并加以解决,以实现安全、高效的管理和利用电子档案的目的。

参考文献

[1]唐雪妍.《浅谈电子档案的管理》[J].兰台世界.2006(15).

[2]张文亮.《关于电子档案管理的思考》[J].云南档案 2008(9).

[3]赵晏.《浅谈加强电子档案管理》[J].商业文化(学术版) 2009(12).

[4]夏利宏.《新形势下电子档案管理存在的问题及对策》[J].新西部(下半月)2009(8).


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