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高校档案数字化建设实践与思考

作者:姚大明 柯铁军- 丛 字数:2629  点击:

摘 要:随着我国高等教育事业的发展和壮大,高校档案数量迅猛增长,传统的档案载体和管理模式已明显不能满足当前信息化社会的发展和需求。实现档案数字化,改进档案管理模式,利用计算机技术实现高校档案数据的存储、查询、利用,提高工作效率,已经成为当前高校档案管理工作的当务之急。

关键词:高校档案;数字化;信息化;档案管理

如何构建准确、安全、标准化的档案数据库,实现档案现代化管理和数字应用,根据本单位的数据库建设实际工作,笔者建议,可从以下几个方面入手:

1 基础设施现代化

基础设施主要包括:联通行业或单位的电脑、打印机、扫描仪、wep等相关信息化办公设备。这些是信息化的基础,是档案数据化建设和发展的必备物质条件。

基础设施是工具,是为档案数字化建设和应用服务的。充分利用现代信息技术提供的手段和平台,改造传统档案业务处理模式和方式,从而提升业务的处理效能,提高档案的利用率,是档案界所不断追求的。多年的实践经验告诉我们,要想走档案现代化建设之路,实现档案数据库管理应用,就必须要有相应基础设施。

2 档案信息电子化

档案由载体和信息两部分组成,档案的本质是信息而不是载体,在建立档案数据库前,载体和信息是不可分的。随着高校办公自动化的普及,网络功能的扩大,各部门产生了大量电子档案,这些电子档案就是档案数字化的基础和资源,比如:招生信息、科研信息、教务信息等等。数字化的前提是要建立数据库,数据库的信息来源有两个路径。一个是将馆藏实体档案全文内容转换为数字信息,也就是对馆藏档案加工扫描数字处理,形成档案数据库,并在此基础上进行二次、三次文献加工;二是网络环境下,接收现代办公条件中新产生的电子档案和数据库。把大量的电子档案信息资源收集后转入数据库,或是直接拷贝建库是档案界值得借鉴的。近几年,随着网络备份技术的提高,采用自动化系统采集和数据导入档案信息,是档案收集的快车道。也就是将办公自动化系统产生的大量电子文件直接生成数字档案,经归档处理后可直接将其建库存档或放到web服务器上。

3 档案管理规范化

档案管理规范化是档案数字化建设的基础,只有建立了数字档案资源在标识、描述、存储、查询、交换、管理、使用和检索等各个方面的统一标准,以及档案收集、整理、归档、上网和档案系统建设等各个环节的统一规范,才能实现档案数据的有序流通。

首先要考虑档案馆数据库建设的等级标准和数据格式,并规定各种标准下的应用软件开发、硬件购置等信息资源建设的规模。各高校应结合自身的特点和需要,合理选择相应的建设标准,建立现代化档案信息系统,避免盲目的低水平重复建设。其次,应建立数字档案的统一标准和档案信息化操作的统一规范,主要包括传统档案的数字化操作规范和现行电子档案管理规范,数据库建设的标准规范,档案系统的软硬件规范和接口标准,以及档案安全管理标准规范等,使档案信息管理的每个环节中的每一步都有章可循,每份数字档案都有标准规范,有效实现档案信息的安全保密、互联互通、资源共享,并将部分标准规范上升为法律法规,做到依法治档。

4 档案利用网络化

档案的网络化利用是传统档案工作与现代科学技术相结合的产物,是网络带个人们的方便和快捷。我们在建立档案管理系统的过程,学校各个部门在向档案馆递交纸质资料的同时,通过校园网将资料数据同步发送到档案馆的系统服务器上,档案馆根据这些案卷信息进行整理、组卷编号入数据库,对于有必要进一步加工的内容,可再做深入的技术处理,比如,制作音频视频、文字识别、索引目录、鉴定筛选、加权加密等,最后放到网络终端提供利用和服务。

数字档案提供利用的方法无外乎三种,即提供拷贝、通信传输、直接利用。高校校园网为高校数字化档案馆提供了极好的网络环境,同时也为高校档案网络化利用提供了条件。文件制作与编制检索工具基本上同步,,文件制作与档案管理采用同一系统软件,以高性能计算机作为web服务器,通过校园网进行电子检索服务、互传、互换信息。值得说明的是在提供利用过程中,要切实采取安全措施,注意档案的保密工作。首先,在提供利用方式上应视利用者的情况而定,不能无原则地向所有利用者提供;第二,要确立数字档案内容的密级层次,进行有效管理;第三,对网上传输的涉密数字档案内容要进行加密,并对所使用的密码进行随机更换;第四,利用的系统应有较强的容错能力,避免由于操作失误或掉电等其他自然因素带来不可挽回的损失。

5 服务利用现代化

高校档案馆的职能主要体现在服务上,档案是学校重要的信息资源,若要充分发挥其作用,最大限度的提供服务利用,充分发挥档案馆的服务职能,适应社会信息化进程的需要,必须要转变服务理念和服务模式,提高现代化的服务手段。

首先利用校园网达到网上检索和利用,在是充分利用档案管理系统,达到网上传递不涉密的档案信息。另外,根据需求建立常用数据库,据我们学校档案利用的信息统计,学籍档案利用约占全馆档案利用的80%左右,行政和基建科研等仅占所有提供服务利用的20%。依据此情况,我们学校在已有的档案数据库基础上,把常用的数据库拿出来,另外组建档案馆内部办公系统,形成内部局域网,主要是为利用提供方便的,有:学生的成绩单数据库、学历认证数据库、英语四、六级考试成绩数据库。该库通过两种方式收集。一是库房已有的纸质成绩单通过高速扫描仪扫描成电子版,之后利用对成绩单目录的OCR识别,将电子版成绩单与学生学号关联建立数据库库;二是将教务处教务管理系统中的电子成绩单则通过pdf打印机批量生成pdf文件,同时利用自动化脚本程序将pdf文件直接与学生学号关联。最后将所有的电子档案信息与已有的学生信息关联,即可实现输入学生名字或学号即直接打印出档案信息,减少了原件反复复印的破损,同时也节省查档时间。

总之,实现高校档案数字化,可以极大地方便用户查询和读者服务工作,是高校档案工作的新出路,是新形式下高校档案管理模式的转变,也是实现高校档案信息共享和有效快速利用的新途径。

参考文献

[1]姚大明.学籍档案利用服务体系建设研究[J].兰台世界,2012(12上)

[2]张春.关于高校档案数字化建设的思考[J].北京档案,2009(12)

[3]侯忭忭.加快高校档案数字化建设应采取的措施[J].档案管理,2008(3)


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