摘 要：电力企业档案是电力企业工作全过程的真实历史记录和反映，是电力工程建设和竣工验收的必备条件，更是投产后管理、运行、检修、改建和扩建的重要依据。电力档案作为电力科技的详细资料，对整个电力的运营和维护都有着重要的现实意义，如果电力档案科学、规范、详细、信息化程度高，就会对今后的电力运营与维护起到很好的促进作用，，反之，则会给这些工作带来很大的麻烦，造成不必要的损失。因此，做好电力档案管理工作是十分重要而有意义的事，必须加以重视。

关键词：供电企业；档案管理；电子档案；规范化；文件

企业档案是企业公关的一项极为重要的内容，企业的档案管理工作与企业的顺利发展血脉相连，企业的资料只有一个最真实而可靠的来源，那就是企业档案。因此，在对企业档案的工作中需要根据企业的发展进行相应的管理工作，由此档案的规范化管理就为企业发展提供了强有力的支撑，能够让企业的历史与沿革、和发展历程历程、业绩一目了然。这就是企业档案规范化对于宣传的重要性的集中体现。

1 电力企业档案规范化的重要性

1.1 有效避免企业商业秘密泄露

企业的商业秘密是企业中的一种特殊密级的档案，企业的商业秘密是企业的核心中的核心，一旦企业的商业秘密外泄，小而言之会让竞争对手有机可乘，大而言之会让企业在竞争中处于劣势，甚至一败涂地。因此，任何企业都会极度重视企业的商业秘密，都会将企业的商业秘密列入企业的不宣之秘。现代社会科技的发展使得商业秘密的泄露已经变得可以用秒来计数了，在这种复杂的情况下，企业的商业秘密的保护工作就显得尤为重要。

1.2 准确反映企业发展状况

企业档案不仅是企业的商业秘密与宝贵的财富，而且还是对企业的最真实的记录与反映，企业档案一步步跟踪记录企业发展的每一个印迹，这些记录串连在一起就形成了企业发展历程中的最为真实的反映。企业档案的最重要的原则就是必须尊重事实，正视历史，如果档案都不能规范化地真实地反映企业的真实历史，那么企业在发展过程中就会失去发展的参照物，规范化的企业档案管理不仅准确反映了企业的发展状况，而且对企业未来的发展至关重要。

1.3 企业文化的活标本

历史进入新时期，企业文化方兴未艾，许多企业文化热衷于通过外部的帮助，比如高薪聘请各种所谓的专家为企业打造企业文化，其实这种做法完全是南辕北辙。因为企业文化有一座大宝库，这座大宝库其实就在企业内部。这座大宝库其实就是企业档案，企业档案其实就已经涵盖了企业中的上到各级领导，下至各主要成员的思想意识，企业档案还涵盖了企业的各种规范化的制度，企业档案中详细记录了每一次针对企业员工的行为等的精雕细琢，所有这些集成在一起其实就已经是企业文化的活标本了。

2 采取有效措施，搞好档案利用

在档案信息利用时，严把档案利用审查关，既要保证档案信息实体不丢失、不损坏，又要保证档案信息内容不失密、不泄密。

2.1 做好公文的规范化和标准化

公文是档案的前身，公文质量的好坏与档案工作息息相关，因此要做好档案工作的规范化和标准化，就首先要做好公文的规范化和标准化的基础工作，实际工作中，要提高公文的质量，可以从以下几个方面着手：首先，保证公文用纸的质量，一方面要保证纸张的尺寸规格要统一，同时要符合国家相关规范的统一规定，例如排版方式为横排版，装订线在左侧等；其次，对于制发公文的签发手续要严格执行，要确定审批的公文是否有审批权限，如无则不能制发，在制发公文时要检查公文的标题是否有误，主送单位与抄送单位、落款是否有误等；再次，公文的字迹要清楚，并能够保证持续不褪色，以利于长期保存。

对纸质档案的控制档案人员在借出和接收归还纸质档案时，要严格履行借阅手续，交接手续要清楚；档案文件在没有入库前要进行妥善保管；非档案人员不允许进入档案库房；对外提供借阅，由主管领导审批后方可办理手续；利用者未经档案人员允许，不准私自抄录、复印等。

2.2 做好防泄密管理

档案是企业的重要财富，同时亦是企业的重要商密，尤其是那些涉及企业产品配方、企业生产关键工艺、企业经营决策方向等重大事宜对于企业而言更是核心商密。针对企业的这些档案应该首先确定保密级别，并根据保密级别进行授权、审核、借阅跟踪等相应密级的规范化管理，同时也要对这些保密事宜向所有的员工宣讲，使企业内部的所有员工均能树立起为企业保密并互相监督泄密情况的意识。防泄密管理是企业档案管理工作中的重中之重，对于企业的良好发展至关重要。

2.3 集中管理，信息共享

企业档案的规范化管理对于企业而言意义重大，企业档案不仅是企业文化的活标本，而且是企业发展过程中的重要依据与决策参考，对于中小企业而言，档案的集中管理自然而然，对于大中型企业而言，更应做到针对企业档案的专门的集中管理，目前世界五百强企业已经做到了将企业档案一次性录入计算机，计算机内部的档案则设立严格的密级进行集中管理，同一密级之内的管理者之间可以按照管理的需要实现公共信息的共享，以达成企业档案工作的真正规范化。

2.4 电子档案的管理与维护

对电子档案的控制维护电子档案安全，是要确保档案信息内容的完整性、保密性、可用 普遍使用的是协同办公系统，在工作中要实行内部局域网和一切外网的物理隔离，不能和Internet 交叉使用，确保档案信息网络传输的安全；登陆协同办公档案管理系统，要设置密码；非涉密计算机不能使用涉密移动存储介质；二是计算机要装上“防火墙”防病毒软件，并注重及时更新；三是档案管理人员应根据电子档案密级程度，确定借阅范围，并要及时跟踪催还；四是电子档案库房环境要符合温度、湿度等相关标准，光盘档案、磁盘档案要放置于防磁柜当中，防止受磁场的干扰，电子档案出入库时要加强检验鉴定。

3 总结

总之，电力档案管理人员，一定要更新观念，适应21世纪的时代要求，树立与时俱进、勇于探索、积极创新的时代理念；全面加强对电力档案的收集、整理、保护、开发与利用，不但要为电力事业的今后发展留下宝贵的档案资料，还要增强自身素质，不断提高信息化管理水平和档案的编研能力，充分发挥档案这一无形资产的宝贵价值，积极为本单位乃至整个电力行业提供多渠道、全方位、高效率的优质服务，为我国电力事业的发展做出应有的贡献。

参考文献

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