摘 要：通过对基层医院档案现状的分析，阐述了从编制档案保管期限表入手规范基层医院档案管理的必要性，同时从内容、方法等方面介绍了如何进行编制，并以此建立起科学、具体、可行的档案系统管理制度。

档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录[1]。医院档案是医院在从事医疗及其他活动中形成的具有保存价值的各种图表、文字、声像等不同形式的历史记录。是医院管理的重要组成部分，在医院发展进程中具有不可替代的作用。自国家启动医改以来，医院呈现出较强的市场化倾向，对于不直接产生经济效益的档案管理随之被边缘化，管理上存在着殊多问题，与医院的现代化发展其不相适应，规范档案管理已迫在眉睫。

1 基层医院档案管理存在的问题

1.1 领导不重视，档案管理手段落后

我国的医改走过了从公益—市场—逐步公益的过程，在国家定位不清、投入不足的情况下，为保证医院的正常运转，解决生存问题成为各基层医院的头等大事，医院重点发展的对象是与效益相挂钓的医疗服务质量、医疗技术人员的培养，档案管理自然进不了医院的议事日程，管理手段仍停留在手工操作上。

1.2 档案人员专业职业素养不高，制约了档案工作的发展

基层医院档案室一般由医院办公室管理，档案工作人员一般由办公室人员兼任，人员更换频繁，有的甚至出现半年一换的现象；工作人员在接手档案工作之前，从未经过档案专业知识的培训，不明白档案工作该干些什么；由于档案管理不进入绩效考核中，档案管理人员工作积级性不高，专业知识的学习愿望不足，严重制约到档案工作的发展。

1.3 制度不健全，档案管理粗放

基层医院档案室普遍存在制度不健全的情况，没有制定对档案鉴定和保管起到指导作用的《档案保管期限表》，档案工作人员不知道如何开展工作，主客性太强，造成因有意或无意的错误而损毁文件，档案管理粗放、随意。

2 从制定档案保管期限表的入手规范基层医院的档案管理

为提高医院管理水平和服务效率，充分发挥医疗体系整体功能，国家卫生部于2012年启动了等级医院评审工作，医院按照《等级医院评审标准》全面开展了创建活动，因标准中未涉及档案管理，档案又一次被忽视。档案工作人员如不主动参与到医院的主体活动中，进一步规范档案管理，档案的边缘化将更为严重，只有主动开展规范化管理，才能跟上医院的整体步伐。

2.1 编制档案保管期限表的必要性

档案管理主要包括档案的收集、整理、鉴定、保管和统计等工作，档案的收集、整理、保管与鉴定是密不可分的，将一般的文件资料转为档案，进行整理、保管都需依据价值鉴定的标准进行，档案价值鉴定是决定档案存毁（生死存亡）的工作，档案鉴定工作的目的，在于正确地确定需要保存的档案，提高可存档案的质量，从而更充分地发挥档案的作用[2]。档案价值鉴定工作的基本内容就是制定本单位的《档案保管期限表》，通过编制《档案保管期限表》明确归档范围、保管期限，为档案管理确立了标准，避免了随意性。

档案保管期限表，是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的一种指导性文件。它是档案室鉴定档案价值和确定保管期限的依据和标准[2]。档案保管期限表作用：一是保证鉴定工作的质量和提高鉴定工作的效率，提高鉴定工作的质量。二是有效的防止任意销毁文件[2]。

档案保管期表应结合本单位的实际工作进行编制，形成本单位档案管理标准性文件。

2.2 编制档案保管期限表的组织

档案保管期限表编制仅由档案工作人员是无法完成的，它涉及到整个医院的业务，应由医院办公室与档案管理人员共同组成编制组织，编制过程中要充分利用医院制定的各部门职责、制度，在深入调查研究的基础上，全面把握医院组织架构、部门职能、地位、业务分工、文书处理方式等，同时发挥医院办公室的协调作用，在征求各部门意见的基础上，参考《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，编制《档案保管期限表》。

2.3 档案保管期限表的编制内容

1.顺序号

主要是起到固定条款的作用，要求统一流水号，不能重号。

2.条款

顺序号条款即文件标题，主要反映文件的来源、内容、名称和形式。

3.保管期限

保管期限的划分是鉴定档案价值的主要任务，是编制《档案保管期限表》的核心问题。保管期限分为永久和定期两种[2]。

3.1 永久

永久是指反映医院主要的医疗、教学、科研活动的，对医院具有长远利用价值的文件材料，以及在维护医院权益等方面具有永久性凭证价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文字材料，定为永久保管[2]。可参照国家档案局颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》编写。

3.2 定期

定期是指在一定时期内，医院在医疗、教学、科研活动中，有查考利用价值的材料，定为定期保管[2]。可参照国家档案局颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》编写。

4.附注

即注释，是对条款及其保管期限所做的必要注释和说明。

5.说明

说明是指保管期限表制定的依据、使用范围、批准机关等需要说明的事项[2]。

2.4 编制保管期限表应注意的事项

1.编制保管期限表重点是永久保存的档案，永久保存的档案是医院档案最重要的部分，它是医院履行医疗服务活动的原始记录。

2.保管期限表的编制力求具体，可根据各部门的工作职责制定具体条款、保管期限，方便各部门、档案管理人员于对号入座，处理得当。

3.保管期限表要有可操作性，保管期限表是鉴定档案的标准，只有具有可操作性，才能起到指导作用。

4.编制好的保管期限表，应由医院领导批准，并报上级主管部门备案后执行。

3 通过规范管理，提高医院的档案管理水平

3.1 建立健全档案管理制度

建立健全档案管理制度，明确行为标准、工作规范，是建设医院现代化档案管理的前提条件，档案管理部门应从医院的实际出发，根据《档案法》的相关要求，制定出科学、具体、可行、系统的管理制度，如《档案管理期限表》、《归档与不归档范围》等，并在实际工作中严格按照标准、制度执行，做到齐全完整收集、系统规范整理，才能为高效利用档案提供最基本的实物条件。

3.2 加大培训力度，提高档案管理人员的职业技能

医院应转变观念，将档案管理纳入医院现代建设之列，对档案人员的培训放绿灯，在人员结构上，安排年富力强的人员到档案管理工作岗位，并通过一定的倾斜政策让来的人“来得了，在得住”。通过学习培训提高档案工作人员的知识水平和职业技能，，掌握档案管理的基本业务、工作标准和规范。

3.3 加强档案的开发与利用

档案实体是手段，档案内容信息的开发利用是目的。基层医院领导不重视档案管理工作的主要原因之一，是档案部门只注重收集、整理和保管，档案开发与利用程度太低，领导及其他部门感受不到档案有何用处，只有将沉睡的档案开发与利用起来，才能真正做到“以史为鉴”，才能体现出档案的价值。档案工作人员应积极开展编研工作，收集利用反馈信息，总结经验教训，为医院现代化建设服务，才能真正提高档案的地位，加大档案建设的投入才不成其为空话，档案管理才能跟上医院现代化的发展步伐。

总之，医院档案管理存在诸多问题，有外部原因，也有档案管理部门的内部原因，只有建立科学的管理制度，逐步实现管理的规范化、标准化，在档案管理中做到有规可守、有章可循、有据可查、有准可依，才能使档案的走上健康发展之路。

参考文献

[1]冯惠玲 张辑哲 档案学概论 第二版 中国人民大学出版社

[2]陈智为 邓绍兴 刘越男 档案管理学 第三版 中国人民大学出版社