档案质量是档案的生命线，档案质量的好坏直接影响其效用。我们每个从事档案工作的人员必须树立档案全面质量管理的思想，使档案质量不断提高。在市场经济的新形势下，档案工作往往肩负着服务社会的重要历史责任。档案工作的任务和目的不是为了谋求利益、获得利润，而是为了用历史资源造福人类、造福社会，为经济社会的生存和持续发展创造某种条件，所以说，档案的效益最终大多表现为社会效益而非经济效益。这就要求档案的质量必须是一流的，档案质量的好坏可以说直接影响其效能，也就是说，档案质量管理是档案工作的生命线。因此，档案工作者必须树立档案全面质量管理的思想，加强档案质量管理，这样才能最大限度地发挥档案服务社会的重要职责。

1 档案全面质量管理的含义和特点

所谓档案全面质量管理就是单位领导档案工作全体人员参加的，以科学方法为手段，充分发挥科学管理和专业技术的作用，建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系从而保证高质量的档案。其核心是强调提高档案工作水平，以保证档案的高质量。它具有以下几个特点：

1、全体人员参加。档案全面质量管理要求与档案形成过程有关的所有人员，如印刷人员、档案人员等等密切配合，严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和立卷归档及档案管理工作。树立“档案质量，人人有责”的观念。

2、全过程控制。从公文的起草、审核、印制、传递、执行到档案的收集、整理、立卷归档、编研、开发利用的整个过程都实行质量管理。

3、科学的手段。采用数理统计方法、现代科学技术和现代管理科学来解决档案的质量问题，不断提高档案质量和档案工作管理水平。

2 解决和改进档案质量问题的步骤

1、分析现状，找出档案存在的质量问题。首先要从公文拟撰开始，各部门、各个工作人员必须经常地、自觉地树立档案质量意识，查找问题。

2、分析产生档案质量问题的主要原因。

3、找出影响档案质量的各种因素。

4、针对影响档案质量的主要因素，提出实施计划，并制定解决问题的落实措施。

5、组织实施落实解决和改进档案质量的措施或计划。

6、同计划和目标对照，检查采取措施后收到的效果。

7、总结经验，巩固成绩，把成功的经验和失败的教训都吸收到相应的制度、规定中去，防止再次发生类似的问题。

8、对检查中发现的问题，不管是遗留下来的还是新出现的，再从第一步开始，进行新一轮的改进，继续加以解决。

3 档案质量管理要建立并完善科学的体制机制

近年来，随着经济社会发展，人们档案意识的逐渐加强，档案质量管理也得到了较大的改善。但我们也应该清醒的看到，我们的档案质量工作发展还很不平衡，有些部门的档案质量现状不能令人满意。比如，有的单位领导对档案工作思想上不重视，工作上不支持，该花的钱不花，该归档的文件不归档，觉得档案工作是负担，不能给单位创造效益，只花钱不挣钱；有的档案管理人员没有经过专业知识的系统培训，该懂的不懂，该会的不会；档案柜、微机、管理软件配备不齐全；馆藏档案的数量不完整不统一；平时不注意收庥文件资料、档案制度不完善；有的单位甚至没有自己的《档案分类大纲》和《档案保管期限表》、《档案借阅单》等等。为此，提高档案的管理水平，重在建立和完善符合科学发展要求，适合本单位本部门实际的一整套管理体制机制。

1、领导高度重视是做好档案质量管理的前提和保障。领导档案质量意识的强弱，对于加强档案质量管理最为关键，领导同志必须解放思想、转变观念，提高认识，认清档案管理的极端重要性，认清档案数字化是大势趋，高度重视本单位档案网络信息化、数字化建设。档案工作者，特别是各级领导干部要牢固树立档案工作意识，用较高的工作质量标准和严格的工作程序来促进档案质量的提高。

2、要提高档案管理人员的综合素质，加强管理，建章立制，建立内部约束机制。良好的思想政治素质和业务素质是搞好各项工作的基础和保障，档案工作者要有良好的政治素质，也就是说，要有强烈的事业心和高度的责任感，，要有良好的服务意识，要有爱岗敬业，无私奉献档案人精神。档案人员业务素质的高低，对档案质量管理至关重要。档案工作本身就是一项业务性比较强的工作，档案工作人员要搞好档案工作必须从提高档案质量管理的角度来加强自身的业务学习，各级领导要给从事专兼职档案人员创造宽松的业务学习和培训机会，采取“请进来，走出去”等方式方法，加强培训，提高综合素质。要建立内部人员档案质量管理的约束机制，要以守土有则的精神和意识，以质量重于生命的标准把档案管理工作提高到一个新水平。

3、要把全面实现档案利用价值作为检验档案工作质量的唯一标准。提高档案质量管理最终目的是发挥档案利用价值，提高档案的社会效益。每一个档案工作，都要通过加强档案的质量管理更好地为生产、教育、科研服务；档案利用可以说也是生产力，在做好档案保密的前提下，发挥档案价值的最大化，是实现档案科学管理的宗旨和要求。

4、档案质量管理要以预防为主，防检结合，重在提高。档案质量的好坏、优劣都是“生产”出来的。根据这一基本原理，档案全面质量管理就是要像引进生产ISO9000全面质量管理一样，把档案管理的重点，从“事后把关”前移到“事先预防”上来，把档案管理的各个环节和要素进行全面质量体系的包装，使全面质量管理为档案再利用创造最佳环境和条件。

4 档案质量管理的要求

1、必须牢固树立档案质量意识。档案质量的提高，与工作人员的质量意识有着密切关系。其中，领导的档案质量意识最为关键，因此要求从事档案工作的人员，特别是各级领导，要牢固树立档案质量意识，用较高的工作质量来促进档案质量。

2、要不断提高档案人员素质。良好的政治思想素质和业务素质是搞好各项工作的基础。从事档案工作的人员要有良好的政治思想素质。具体来说，就是要有强烈的事业心和高度的责任感，要有良好的服务意识，要有默默无闻、无私奉献的档案人精神。档案工作又是一项业务性比较强的工作，档案人员业务素质的高低，对档案质量起着至关重要的作用。各级各类档案工作人员要从搞好档案工作、提高档案质量的角度来加强自身的业务学习。各级领导要给从事专兼职档案工作的人员创造业务学习和培训的计划，使他们的业务知识能更好地适应新时期档案工作的要求。

3、要把全面实现档案的价值作为检验档案工作质量的唯一标准。每个从事档案工作的人员，要通过加强档案的质量管理，更好地为生产、建设、教育、科研服务，促进各项工作的质量和效率的提高，从而实现档案的真正价值。

4、要牢固树立“下道工序是用户”的思想。档案是由许多部门、许多人共同完成的，不同部门、不同工作人员之间能否密切配合，上道“工序”能否给下道“工序”提供高质量的“半成品”，就成为提高档案质量的关键。如果每个上道“工序”都能把下道“工序”看作是自己的“用户”，为下道“工序”提供质量保证，那么，档案的质量就有了可靠的保证。

5、要以预防为主，防检结合，重在提高。优良的档案质量是“生产”出来的。根据这一基本道理，档案全面质量管理要求把档案管理的重点，从“事后把关”转移到“事先预防”上来。从管结果转变为管因素，实行“预防为主，防患于未然。”