摘 要：公文管理与各级行政机关的日常工作紧密相连，公文管理的效率直接影响到公文的有序流通性和安全保密性，是各级行政机关顺利开展工作的基础保障。随着我国政府职能的不断优化，社会主义服务型新政府的不断推进，传统的公文管理模式已经已经呈现出一定的滞后性，因此有必要也必须对公文管理模式进行改革，对管理手法进行优化，以提高其使用成效。

关键词：行政机关；公文管理；优化措施

公文撰写完成后，在其运转过程的“存放”、“清退”“销毁”“立卷”“归档”等一系列工作属公文管理范畴[1]。该项工作的重要性毋庸置疑，随着国家对公文管理工作的不断重视以及管理学的不断发展，我们的公文管理系统也日渐完善，然而理性思考之后不难发现，当前的公文管理中仍提效、优化的空间。本文仅对这一课题浅谈以下几点思考。

1 建立完善的公文管理机制

首先，公文管理需严格建章立制，强化控制环境建设。各级行政机关的办公室领导可从公文收发、办理、起草、归档、保密等各关键环节入手，协助公文管理人员建立完善的公文管理制度，使行政机关广文理工作向统一化、规范化和有序化发展[2]。此外，应设置单独的公文、档案管理室，不可无序放在在办公室文件柜里，避免查找的繁琐、信息的泄露以及公文丢失等情况发生。其次，分类管理，优化工作流程。在独立的公文管理室内，可按照不同时期和不同的类别进行公文整理、存放，并将不同类型公文进行统一的编号，做好相关的记录，以便于快速的查阅，同时要保证公文办公室的保密性。此外，完善公文管理、使用机制。在完善的公文管理制度时，必须设置两名以上相关公文监督人员，以便在工作中相互监督和约束，进而促进公文管理工作的顺利进行。

2 规范文件传阅，提高流转效率

首先，公文是各级行政单位的工作导向，是检验工作成果的标准，因此在通常情况下公文的传阅工作相对频繁，给管理带来一定难度。可考虑凡有传阅必要的文件，公文管理人员应提供单项传阅服务和监督，打破无序的横向传阅模式。也可定期组织重要公文的传阅，限定每位主体的阅览时间，阅前、阅后应及时做好相关记录，比如阅读人、阅读起始时间。在文件回收后，管理人员应检查文件的完整性，叶序的准确性。此外，应明确规定阅卷人的阅览范围，严谨带卷外出，严谨未批准的私自复制，确实需要复印传阅的应由管理人员统一操作，并做好复印时间、份数以及发放范围记录工作，进行原件和复印件的同步管理。公文借阅时间一般不能超过一周，不可擅自传抄、摘录、应用秘密文件，不得随意摆放，如有丢失应立即向领导报告，密级公文的传阅应须严格当天回收。

3 增强公文管理的创新、服务意识

公文管理创新需要管理者有创新的意识，更要具备创新管理的能力。因此，部门领导及管理人员要着手积极推进公文管理的信息化建设，提高公文管理的现代化水平。这就需要思想上保持与时俱进的理念，并应坚持以利国、利民、利于管理的发展和建设的工作方向不动摇。一方面，要保证管理工作始终处在正确的政治方向上，敢于开放自己的思想，在工作的同时不放松对国家政策、管理学知识的学习，只有这样才能使公文管理和流转更有效。此外，结合各级行政单位的实际情况，在大力建设服务型政府的今天，公文管理者要主动走近相关职员、科室及领导，帮助其完善自身的公文认知，公文的借阅、使用、保密等规范，不断提升公文管理的有序性、有机性。此外，相关部门要考察好公文管理人员的专业水平和政治素养，工作要到位、责任心、危机意识要强，以切实提高公文的管理和使用水平。

4 加强公文案管理的现代化建设

首先，主管办公室公文管理工作的领导，要定期开展公文管理工作汇报大会，及时了解单位公文管理工作的情况，针对工作过程中出现的问题，及时布置好解决方案，为以后顺利开展工作奠定基础[3]。其次，主管公文管理工作的领导，应该关心和支持公文管理现代化工作，一方面在合理利用现代化、信息化技术的基础上，引进优秀的公文管理人才，把公文管理现代化作为管理的目标之一。保障公文管理工作是各级行政部门的一项重要工程，涉及到公文的收编、整理、检索、查阅、维护、抢救、销毁等多个环节，因此必须要对公文管理经费进行预算，保障经费的合理支出。

5 结束语

随着我国物质文明、精神文明的不断建设和发展，，各级行政机关的运行管理体系也在不断的完善，公文管理作为内部管理的重要环节，在行政机关的管理工作中的重要性进一步凸显。因此建立完善的公文管理制度；规范文件传阅，提高流转效率；增强公文管理的创新、服务意识；加强公文案管理的现代化建设意义深远，也是提高公文管理工作效率，提高公文使用成效的有效方法。

参考文献

[1]刘兆峰.严格公文管理 提高使用成效[J].办公室业务，2010，02：33-34.

[2]蔡江涛.当前公文管理中的问题及解决对策[J].秘书之友，2009，07：33-34.

[3]李梅.提高公文管理水平，适应机制创新的需要[J].科技管理研究，2001，03：66-68.