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浅谈高校档案管理工作应注意的几个问题

作者:王喜民 字数:2497  点击:

摘 要:档案管理工作是当前新背景与新形势下各高校的重点工作之一,一个学校的发展历史主要通过其档案来记载,所以档案的资源性对高校的意义十分重大,同时,档案管理也是当前高校管理中的重要内容。本文重点研究分析当前各高校档案管理中存在的不足与问题。

关键词:高校档案管理;规范化;信息化

学校的教育教学、后勤保障、管理、教科研等有关活动都是高校档案的首要来源,是学校根本教学与职能活动的全面体现。随着改革开放的发展,学校事业蓬勃发展,档案记载了这一发展过程中产生的宝贵信息,见证了历史的发展,我们在落实收集、归档、整理等这些档案管理工作的过程中,一定要从为历史负责的角度出发。高校的规划与未来都是以档案为根基的。所以,科学规范的档案管理是高校管理工作的一个重要组成部分,本文主要阐述了新时期高校档案工作的重要内容以及应重视的几个问题。

1 高校档案管理工作的主要内容

高校档案包括:与教学工作相关的文件资料,包括上级机关下发的和本校、院系等部门颁发的,与设置专业有关的文件,学生的学籍资料,教师教学过程中的教学资料、工作总结、教学计划等,与教学相关的质量评估、研究分析、改革、教师培训、调查等信息资料,教学日志、优秀教案、班级考勤、典型毕业论文设计和教学策略,与教材相关的使用建议资料等。高校档案管理工作从总的方面来讲可以分为以下几个方面:

1.1 教学实践的相关档案管理

与教学有关的教学日志和课程规划,与毕业生有关的各类实习报告、实习总结和计划、毕业设计、考研数据统计等相关材料,人才培训规划,与教学和毕业有关的规划、纲要等材料都是此类档案管理的管理对象。

1.2 专业建设的相关档案管理

与建设重点专业、学科、课程、新办专业、课程有关的申报资料、批复文件等,论证一些修改和新制定的教学规划、项目立项等所用的材料,教研室、支部以及行政的年度总结计划,会议纪要等材料是此类管理主要管理目标。

1.3 师资建设的相关档案管理

与教师资源相关的师资水平、教师队伍构造、建设教师队伍计划、培养年轻教师规划等师资全面状况是师资建设类档案管理的管理对象。

1.4 学籍相关档案管理

由上级部门或本校颁发的与学籍有关的管理资料;在校学生的基本情况、名单、统计表等;由各科教师签字确认的成绩单;与学业有关的学生成绩单;这些都是学籍档案管理的主要对象。学籍变更情况材料(包括:留级、退学、休学、转学、复学、转专业等)及学生学籍处分文件;外语四、六级和计算机考试成绩材料;毕业资格审核、毕业生名册、历届招生及分配去向等。

2 高校档案管理工作应注意的几个问题

2.1 立足于法,搞好建章立制工作

档案工作是制度建设的根基,在当前形势下,档案工作要求我们的档案管理工作要依法进行,制度建设有待加强。各高校的档案管理制度多是以《高等学校档案管理办法》和《中华人民共和国档案法》以及相关法律法规为基础制定的。高校在这些法律的基础上,根据自身的实际情况编制《档案库房管理制度》、《档案利用制度》、《档案工作人员工作职责》、《档案保密制度》、《档案鉴定、销毁制度》等。从而达到按标准立卷、按范围归档、按规定借阅、俺方案管理库房、按条例保密、按目标开发使用的目的,使档案管理工作的进行万无一失。使学校的档案工作更加缜密,工作有序,有章可依,杜绝混乱无序情况的出现。

2.2 明确分工,理清责任,强化领导

为了做好档案管理工作,建议成立档案管理领导小组,成员组成建议为:校长(院长)任组长,副校长(副院长)任副组长,各系、各处负责人为小组主要成员。从宏观角度出发的各项档案管理工作全部由该小组负责,实现档案管理工作的的信息化与规划化。在日常工作的过程中,各单位要把档案管理工作纳入重点内容,及时的检查、总结和验收各工程建设、科研教学与各项活动的档案管理工作。档案管理工作最理想的情况就是:各职能部门负责执行、档案部门实施、统一归党委领导。

2.3 不断提高档案管理人员工作水平

服务是档案管理工作的核心,为全体师生使用和查阅不同的档案资料提供便利,服务于教育和管理育人工作。由于档案管理工作主要是为高校的师生服务,服务对象都是高素质人员,并且主要是为教学管理和科研成就提供服务,这就要求档案管理人员必须具备较高的个人素质,所以加强对新技术、新知识的学习、能够与知识经济同步发展是对档案管理工作人员的基本要求。管理性、知识性、准确性、严密性和服务性较强的档案管理工作要求档案管理人员的服务意识必须提高,工作中要发挥创新意识,通过将管理方式的标准化和管理手段的信息科技化来到达提升档案管理管理人员工作水平和文化素质的目的。

2.4 加快高校档案馆网络化与现代化建设

对于各高校要创建的网络化、现代化档案馆,高校管理人员可以从以下两个方面入手,一是技术,,二是行政,以档案管理规划与准则为基础,结合本校实际情况,制定相关的规章制度,尤其是各阶段网络化进程计划,使全校的网络化建设在档案馆和全校网络中同步进行,行动统一、思想一致,致力于高质量软件的开发应用,在全文数据库、大型文献数据库、多媒体数据库以及教学科研数据库的创建上投放大量的人力物力财力,打破过去高校档案管理按条块分配、各负其责的落后状况,使高校的档案信息达到真正意义上的共享。

3 小结

作为学校基础管理工作之一,档案管理工作在学校管理中意义重大,也是评判高校管理工作好坏的准则之一,高校管理水平的提升与档案管理工作和管理水平有着直接的关系。

参考文献

[1]张九玲.对高校档案管理现代化的思考[J].内蒙古师范大学学报(教育科版),2013(6):38-39.

[2]张红梅.新时期档案馆功能拓展与新建[J].工程建设与档案,2012(3):76-77.

[3]朱金凤.对高校数字档案馆建设的思考[J].兰台世界,2009(2):21-22.

[4]周秀英.对高校档案创新服务的思考[J].绍兴文理学院学报,2013(4):73-76.


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