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提高建设工程项目档案质量之我见

作者:骞德 字数:3182  点击:

摘 要:项目建设人人关心,对项目档案质量却没有引起普遍重视。而建设项目档案的质量又直接关系着工程项目的竣工验收,也是日后查考的直接依据。所以,项目档案的质量必须引起高度重视。

关键词:建设工程;项目档案;质量

档案的本质属性是具有历史再现性,能够再现历史真实面貌。建设工程项目档案是项目建设的重要组成部分,是档案管理中一个重要的方面,同样具有着档案的本质属性和一般属性。同时,项目档案相比其他类别的档案又具有更加显明的特性,,即它具有即时性的特点。也就是说,其他类别的档案形成之后主要是做好保存与管理,以备将来利用的因素多一些。一般来说,不论是文书档案还是工程技术档案,在立卷归档之后不大会立即查阅和利用,可能要等到较长时间甚至在若干年之后才会派上用场,至于其质量如何也只有到了使用时或者利用之后出现了后果才会验证其质量的优劣。而工程项目档案形成之后首先是要在项目竣工验收时使用的,然后才同工程交付一道转入常规管理。因此,项目档案除拥有其他档案的共性外,又具有着其独特之处,也因此,项目档案在形成之时就要发挥作用,同时也接受专业的检验。合格与否,优良与否,会及时记录在案,也会即时影响到项目是否会顺利通过验收。所以,质量对建设工程项目档案尤为突出和重要。

近年来,笔者在工作中接触到一些建设工程项目的管理,也经历了一些项目档案的检查验收和工程项目的竣工验收,发现在建设工程项目档案的形成和管理中往往存在着许多不规范的问题,给工程项目的竣工验收造成了很不利的影响。其中有些文件资料先天的缺失和不严谨,也为交工后项目档案的查考和利用带来诸多问题。所以,笔者认为在重视工程建设的同时,一定要高度重视工程项目档案的质量。

那么,怎样才能提高建设工程项目档案的质量呢?笔者根据自己的工作经历,在此从五个方面谈一些粗浅的看法。

1 要确立项目档案意识

毋容置疑,无论是地方政府还是企事业单位,对建设项目都是非常重视的,大家都在想方设法跑项目、上项目、上大项目,以项目建设刺激经济,带动发展,或者解一时之困。这都是好思路,好举措,是值得赞赏的。但是,与此相比,对项目档案的重视却是非常的不够,普遍存在着重工程进度轻文件资料收集整理的现象,有的项目直到验收前才突击整理文件资料,甚至出现补漏的情况。而这些情况的出现,无疑会影响到工程项目档案的真实性。所以,项目建设单位必须要有强烈的档案意识,而且从项目立项之初就要树立起相关人员的档案意识,从而做到从前期论证开始就重视对文件资料的收集,随着工程项目的进展不断完善和整理,最终就能够形成比较完整、真实、规范的项目档案。这里所说的相关人员,不仅指参与、从事项目建设的直接工作人员,也包括项目负责人以及分管领导。要让大家认识到项目档案的必要性和重要性,认识到如果不重视档案的质量,就可能直接影响到项目的验收,即时侥幸通过了验收也可能会在日后给工程设施的使用、维护等造成严重的后果。为了强化意识,一方面讲解工程项目建设的规范要求,另一方面通过真实的尤其是发生在本地本单位的事例进行教育,如果能有当事人的现身说法会更为有效。事实上,许多地方许多单位都曾有过各种状况的负面事例。

2 要明确项目档案的责任

一项工作要完成要做好,责任的落实很重要。我们有种流行的文化,就是无论什么事情,似乎都可以提出一个口号,“某某事项,人人有责”。对于项目建设单位或项目部人员来说,要求项目档案人人有责应该是没有错的,但这样一来,可能谁都不会重视和关心,人人有责就成了谁也无责。那么项目档案管理的责任怎么来划分呢?一个建设工程项目,往往会涉及许多专业和单位,如论证、设计、勘探、土建、设备、安装、监理等等方面,也往往会存在多个承建方。这样,工程文件的来源自然而然就会是不同地组织和机构,而作为业主方,就必须明确工程项目档案的“以我为主”原则。也就是说,不论参与工程项目的部门和单位有多少,项目档案的主体责任自然在业主方。其他各相关方负有相关责任,依据业主方的要求提供相关文件和资料。在项目实施中,业主方必然要同各承建方签订工程建设类合同,而且现在也延伸到了附带签订安全、保密、廉政等专项合同或条款,我们不妨参照这些做法也签订出档案资料提供、移交方面的合同或条款,用合同来保证责任的落实,从而达到提高项目档案质量的目的。

3 要建立项目档案管理的体系网络,实施全方位控制

明确各方责任之后,还必须建立起一个有效的体系网络,各方应该指定专人(人数可以根据实际情况而定)负责项目档案工作,以业主方为主导其他各相关方通力协作。体系之中明确由哪些或哪几位人员来分工负责哪部分工程文件的收集、督促、初步整理、移交,最后由比较专业的档案管理人员负责归档。在这里,最后负责归档的人员是关键,其职责是按照项目档案的规范要求制定出一套规则和程序,明确节点要求,对档案资料的合格性做出评判。其他人员或依专业、或依对应的乙方(如承建方)根据要求去收集、移交文件资料。自然,这就需要项目负责人在项目之初就务必要建立起这样一个体系,明确体系中每个人员的职责,大家各司其职,认真履责,实施全方位控制,才能保证项目档案的合格、规范、高质量。谈到控制,首先前端控制很关键。工程项目前期形成的文件是工程建设的依据性文件材料,是工程开工建设之前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件材料。在现实中工程管理人员一般更注重工程建设过程中的控制,包括对过程文件资料的管理,而前期文件由于只涉及个别管理人员,很容易形成疏漏不被重视。同时,前端控制还应该包括制定出项目档案的管理目标、管理思路、规章制度等内容;其次要做好变更环节的控制。工程建设过程中的变更是不可避免的,也是必要的,是对设计的进一步完善,是与实际情况的更好结合。但是,由于变更是在正常进程中所做的一些调整,很容易出现文件资料的不完整或不规范。这就要求相关责任人一定要关注每一个变更,及时收集变更提出的理由、审批、实施等文件资料,以保证整体文件的完整对接。

4 要建立有效的激励约束机制

没有激励就没有动力,没有约束就没有压力。要提高项目档案的质量,就必须要有奖罚措施,要严格考核兑现,否则,所有要求可能就只会是说说而已,最终是不会落到实处的。这里所说的激励约束机制,应该指两个层面。一个是业主自身的项目档案管理体系。业主方对涉及项目档案管理的每个人员依据其职责量化出考核标准,明确其奖罚额度,与项目进度一同考核兑现;另一个层面是对所有相关方的。业主方在签订专门条款或专项协议时做出约定,最好同工程进度款的支付挂起钩来。在对过程形象进度验收时同时审核文件资料的质量,可以规定在支付进度款时要有项目档案管理人员的签字认可,否则不予支付或扣罚一定费用;也可以在总体工程费用中明确预留出一定比例的费用,根据对方档案文件提供的时限和质量考核兑现。

5 要加强对项目档案人员的培训,提高业务水平

这是一项基础性的工作,是必须要做好的。档案管理是一项专业性很强的工作,项目档案又有着独具特性的规范要求,并不是文件资料的简单收集和归拢,而是要按照项目规范和档案归档标准严格的去做。开展建设工程项目管理规程和建设项目文件归档要求与档案整理规范培训,让管理人员明白什么环节收集什么文件,怎么收集,哪些需要移交归档,哪些作为参考,如何去甄别、完善,以至归档成卷,做到心中有数,心中有法。这也就要求在项目论证立项的同时就要有针对性的做好相关人员的业务培训工作,提高项目档案人员的业务水平。

项目档案的归档与管理是一项专业性很强的工作,涉及项目管理和档案管理知识,需要各级管理层的高度重视,需要方方面面的密切协作,需要业务人员的认真负责。本文只就如何提高建设工程项目档案的质量谈一点粗浅的认识,仅与同行们交流。


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