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医院重大建设项目档案管理工作研究

作者:黄晓丹 字数:3276  点击:

摘 要:医院重大建设项目的档案管理是医院建设项目管理的重要组成部分,它能够真实地反映医院重大项目建设的全过程,为医院日后对工程运行、维护、管理、改扩建等工作起着非常重要的作用。本文就对医院重大项目建设档案管理进行了详细的探讨。

关键词:医院;重大建设项目;档案管理

为满足人民群众日益增长的医疗卫生服务需求,很多市属医院对在建的重大项目的工程进度和工程质量方面提出了很高的要求。为保证医院重大建设项目顺利验收交付使用,重大项目建设档案起着非常关键的作用。重大建设项目所形成的档案,既是重大建设项目的历史记录,又是项目使用后运行、维修、管理、改扩建等工作的重要依据,具有数量大、种类多、专业性强、结构复杂等特征,项目档案收集、整理的难度较大,医院在重大建设项目档案管理工作中,存在一些不尽人意的地方,笔者根据自己的工作实际,浅谈对这项工作的认识。

1 医院重大建设项目档案管理存在的主要问题

1.1 对重大项目档案管理没有足够的认识

目前,我国有很大一部分医院对重大建设项目的档案没有足够的重视,缺乏足够的档案意识和法制观念,并没有将项目的档案管理归入到医院的日常工作中,没有对档案管理工作进行合理的安排,缺乏专门负责重大项目档案管理的专业人员和监督档案管理工作的完善的管理制度,普遍存在只关注项目的进程而忽略了对项目的档案进行管理,导致项目档案的管理远远跟不上项目的建设进度。

1.2 重大项目档案管理工作不规范

医院重大项目的建设需要大量的人力物力的支持,且项目施工单位多、项目周期较长,施工人员的流动性大,这些原因都对医院重大项目的档案管理产生直接的影响,很容易出现项目档案资料不完整的问题。医院在进行项目档案的整理时,没有相应的标准进行规范,导致档案管理人员工作效率低下。

1.3 重大项目档案管理不同步

项目档案管理应该与项目建设同步进行,但是在实际工作中,往往是项目档案管理滞后于项目建设。医院的重大项目建设从立项到竣工验收往往需要好几年,有的项目建设已经进入施工阶段,但是文件材料的收集整理却没有及时完成,由于时间久远或人员变动,造成项目前期的一些重要资料丢失。

1.4 重大项目档案管理缺乏安全性

医院的重大项目在建设时没有固定的办公场所,很多医院也没有成立综合档案室来集中管理各类档案,没有专门的档案库房和档案保护设备,档案缺乏安全存放的地点。再加上参与项目建设的单位较多,项目各个环节形成的档案分散在不同的人员手中,这样十分缺乏安全性,很容易导致档案的丢失。

2 完善医院重大项目建设档案管理的措施

2.1 提高对重大项目建设档案管理的认识

医院的重大项目档案管理是记录重大项目建设资料的重要信息链,这些信息包括项目建设的提出、评估、立项、施工、竣工等一系列过程,是重大建设项目历史记录。做好项目档案的收集、整理工作,对重大建设项目日后运行、维护、管理、改扩建等工作起着十分重要的作用。作为一项基础性、保障性、管理性工作,每个从事重大建设项目的人员,都应该认真学习有关建设工程档案管理方面的法律、法规和规章,切实提高对重大建设项目档案管理工作的认识。不仅要加强对重大建设项目档案管理工作的组织和领导,而且要将具体措施认真落实到重大建设项目档案管理责任制中,建立和健全重大建设项目档案管理考核制度。

2.2 实现档案的集中管理,是做好重大项目建设档案管理的基础

成立综合档案室,投入资金用于建设档案库房,实现档案的集中管理,是做好重大项目建设档案的保证。我院在院领导的高度重视下,投入了十多万元用于档案库房的建设和购买空调、除湿机、防磁柜、档案柜、底图柜、监控设备、消防设施等一大批档案保护设备,档案库房达到了“八防”的要求,档案及时归档入库,确保了档案的安全。在重大项目建设过程中,档案室专业人员提前介入,对项目建设档案的收集、整理、保管、入库等工作进行布置和业务指导,并且结合实际需要,对负责项目档案的兼职档案员开展档案培训,这对于做好重大项目建设档案的管理工作起着非常重要的促进作用。

2.3 明晰建设项目各方的档案管理权责

重点项目建设过程中主要包括设计方、监理方、医院方和施工方等单位的参与,所以为了能够在最大程度上保障资料收集的合理性、完整性和准时性,就必须明确各个单位在档案形成及管理中的职责。而医院必须全面负责这一规范的制定,自项目确立那天开始,明确各单位在各项合同中的职责,要求各单位都必须严格按照合同法、档案法等各项法律规定,积极配合医院的项目档案管理工作。把项目文件的收集、整理、归档工作作为合同的一项重要内容,,作为独立的条款写进合同,对竣工档案的归档时间、档案质量以及违约处罚等提出具体要求,以此引起各建设项目单位的重视,从而能够确保档案在提交时各项要求都能得到保障。

2.4 建立健全各项制度,确保项目档案的完整性

医院可以根据国家规定,对建设项目制定出统一的健全的规章制度,并且要求各建设单位和项目的主管部门都必须严格遵守该规章制度,从而能够在最大程度上确保项目档案管理工作能够顺利的开展。对外以合同形式、对内以制度监管,这样才能将有关部门的档案工作要求落到实处。因此,医院要建立健全各项制度,加强内部管理,以确保在项目竣工验收时,不会出现档案管理混乱的现象的出现,使医院的重大项目建设档案能够具有成套性和系统性。另外,还可以通过制定出专门的档案管理办法,从而能够在医院建立起自上而下,层层把关的管理机制,将责任落实到个人,使资料收集与监督不断得到强化,积极开展现场收集,在最大程度上提高资料收集的时效性与完整性。

2.5 重点建设项目档案实行同步管理

重大建设项目及其档案工作是一个不可分割的整体,在工程项目建设过程中,坚持把建设项目档案管理工作纳入建设项目管理程序,实行同步管理,保证建设项目档案资料的完整率、准确率。重大建设项目档案与项目建设同步进行,即项目前期准备阶段和初开工阶段,就与档案的建立同步进行;工程的进展与档案的收集同步进行;交工验收与竣工图同步进行。实践证明,同步管理是重大建设项目档案管理的一个行之有效的办法。比如,我院23层医技综合楼项目实行了同步管理,我们的做法是:在综合楼立项阶段、封顶阶段、竣工阶段,对形成的材料进行收集、整理和归档过程中,同时完成四同步登记表交由综合档案室记录,作为对该项目日常档案管理的凭据,待项目完成后移交入库时,查对历次四同步表档案份数,即可办理正式移交手续,归档文件做到随办随归,及时录入档案管理系统,这种管理制度既方便查找,又能有效避免档案丢失和损坏,也保证工程在竣工时,档案完整齐全,从而使归档工作得以顺利进行。

2.6 建立高素质的重大建设项目档案管理队伍

医院重大建设项目的档案管理工作是一项十分复杂的工作,需要档案的管理人员具备较高的专业素质和专业技能,因此,医院要不断提升档案管理人员的整体素质,不断加强医院项目档案管理的水平。医院要定期组织档案人员进行专业知识和技能的培训工作,让他们能够准确掌握档案管理的专业知识,及时更新那些比较落后的管理方式和观念,保持档案管理的专业性和现代化,此外档案管理人员还应了解建设项目的基础知识和工作流程,这样在档案管理的过程中能更科学地管理,既考虑档案管理的特点,又不违背工程建设的规律,方便查找利用。医院还可以设置合理的考核制度,定期对档案管理人员进行考核,考核的内容要全面,包括档案管理最基本的理论知识和一些实际操作中的专业技能等,促进档案管理人员素质的提升。

4 结论

目前医院在领导的大力支持以及各档案管理员的共同努力下,重大建设项目档案管理工作取得了很大的成绩,在今后工作中,我们还要不断进行改革和创新,继续加强档案业务建设,提高档案管理水平,为医院档案发挥更大作用积极努力工作。

参考文献

[1]杨彩仙 医院重点建设项目档案管理的探索 《城建档案》 2014(3)

[2]崔永莉 试论如何做好医院档案管理工作 《中国中医药现代远程教育》 2013(15)


医院人事档案代理制度存在的问题及完善措施
浅谈医院档案信息化管理
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