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数字化信息档案的工作

作者:张淑云 字数:1974  点击:

摘 要:在现代信息技术条件下档案工作具有较大的发展空间及机遇。

关键词:数字化;信息档案;工作

首先,随着现代信息技术的发展,各行各业都处于电子化信息社会的环境中,作为信息系统的档案部门也必然向信息化、电子化、数字化、网络化迈进,档案载体呈现多样化,光盘档案、磁介质档案等广泛使用,过去传统的纸质档案将向电子、数字、虚拟档案方向发展。随着现代信息技术的发展,经济发展的步伐也在加快。经济的发展,技术的进步,档案门类将更加繁朵多样,数量也大大增加,档案工作渗透到经济建设的各个领域,迫切需要利用先进的技术手段,提高各类档案信息管理工作的质量与效率,积极开发档案信息资源,更好地为经济建设服务。

1 传统档案与数字档案的比较

几千年来,纸张一直是信息保存与传递的主要载体与媒介。传统的档案保存主要是纸介质档案。纸介质档案直接提供利用,随着社会的进步、科技的发展,在各个领域所形成的文件数量激增,档案信息总量也以惊人的速度增长,出现了档案库房拥挤,”库满为患”的严重局面。

现代信息技术的迅猛发展与广泛应用,使电子文件不期而至地猝然降临到了档案工作者面前。”电子文件的产生,决不仅意味着一种新型载体档案的诞生,而且也标志着人类记录信息、传达信息、留存信息的方式发生了革命。这场革命是纸张产生以来,是近现代档案学理论诞生以来,文书、档案工作领域最剧烈的一次变革,它直接影响着档案工作的运作方式、基本理论及至思维观念”。

2 地质档案中电子数字化档案的应用

地质工作中获取的每套地质档案都是消毫大量的人力、物力、财力和地质工作者的心血,来之不意。并且每一套档案中包括:”文字档案、表格档案、各类图形档案、照片档案等,量非常大,而且经常查阅。一是出现了档案库房拥挤,”库满为患”的严重局面;二是长期查阅档案磨损严重,并且一但丢损无法补救。为了避免一但丢损无法补救,馆藏档案一班都在二、三套以上,大大增加了馆藏量的压力和资源的浪费。

随着科学技术的发展,多媒体、超媒体、计算机技术及网洛技术的日益成熟,另外,伴随着电子文件的大量了出现,档案也由比较单一的纸质载体向计算机可识别的电磁介质方向转化。电子数字化档案主要存储光盘、硬盘和软盘上,这些档案信息载体,有仅集数字、文字、图像和影像于一体,而且有着惊人的存储能力。

档案要以纸电两种形式存储,可以互补各自的不足,纸质档案一班情况下不翻阅可以避免丢损;电子档案中可以以多种形式存储,其中必须有一种是不可编辑和修改的形式存储,这样在查阅时就可避免编辑、删除、修改,表1。

我们在日常的档案应用中,查阅的是不能编辑、删除、修改的存档的电子档案。通过计算机或内部网络查阅,

3 档案信息电子化的益处

所谓档案信息电子化,就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象,用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工,使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有:

(1)可充分利用和发挥现有微机的潜能,提高利用率。目前,大多数基层档案馆室对计算机的应用单一,开发功能简单,有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存,利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费,使现代化设备不能尽其用。

(2)缩短二次文献信息的加工时间,提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是:选题—选材—编辑—出版,这条“慢工出细活”的工作方式,即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长,造成信息失效,严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化,编者可直接利用机读形式的档案,利用电脑的功能完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文献。

(3)档案信息电子化,可一次投入,多次产出,可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费,但目前乃至今后一个相当长的时期内,企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的,依靠自身解决也不是件容易的事,解决不好,档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

(4)档案信息电子化,信息成果可多份拷贝,将拷贝成果送到领导及各个部门,就扩大了社会影响,拓宽了服务范围,档案部门的地位自然也就得到了提高。

(5)档案信息电子化,,可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段,但档案事业要注意这方面发展动向,超前拿出对策,使档案工作适应这一客观形势的变化和要求,使现在的劳动电子化,为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。

4 数字档案馆藏获取方式

数字档案馆藏获取包括馆藏档案的数字化与电子档案的进馆。其信息资源非常丰富,主要可分为两类,即现实资源与虚拟资源。”所谓现实资源是指置放于本馆的数字化档案;虚拟资源是指置放于异地的,只有通过计算机网络才能能获取的数字化档案。”


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