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档案保管期限表问题及优化策略探讨

作者:褚丽娜 字数:3077  点击:

摘 要:档案保管期限表是我国档案管理与保管工作中的重要指标,其不仅具备一定的约束性,而且其在技术方面具备较强的针对性,例如:其可根据档案的价值做好保管和鉴定的工作。目前档案保管期限表在档案管理的应用中,暴露出诸多问题,对其发展产生制约,因此,本文通过对档案保管期限表的问题进行研究,探讨优化的策略。

关键词:档案管理期限表;问题研究;策略探讨

档案管理期限表本身即是一个系统性较强的概念,而且其在档案管理工作中具有较高的指导功能,直接关系到档案的趋向。我国在档案管理的发展中,制定出多项档案保管期限表,都存在实质性的问题,但是其恰好证明了档案管理的发展和改进,在不断进步中,深化档案保管期限表的管理作用,确保期限表在档案管理中的地位。

1 档案保管期限表的性质

期限表在档案保管中的使用具备明显特性,依据主要特性发挥档案保管期限表的意义,对期限表的性质做以下分析:

操作性质。操作性质是档案管理期限表特殊具备的,而且其可衡量档案管理的水平,通过操作性质,促使档案管理期限表内涉及的各项条款保持针对性,不仅要求其可适用于文书档案,而且可明确提出档案保管的属性和类别,利于保管人员鉴定。

权威性质[1]。权威性质主要是指在档案管理中,期限表可产生一定的约束性,为档案管理提供规范化的保障,同时档案管理期限表通过权威性质可强制执行部分管理行为,明确规定档案管理活动中产生的责任,避免出现推卸、拒绝等类型的问题。

科学性质。科学性质作用在档案管理的价值层面,通过档案保管期限表为档案管理活动提供理论支持,进而为档案鉴定提出基础保障,保障档案管理的时效性,同时档案保管期限表的科学特性通过档案管理的条款、内涵体现。

2 档案保管期限表的现状

档案保管期限表的应用可体现在档案管理的多项工作中,例如:档案鉴定、档案期限等,不仅为档案管理提供质量保障,而且优化档案管理的资源配置,但是目前档案保管期限表确实存在诸多问题,具体分析如下:

2.1 档案保管期限表的条款问题

期限表中出现的条款问题,主要是内容太简单、条款不丰富。档案保管期限表中的内容偏重于档案的大框,如来源、种类,但实际档案保管过程中,极其需要档案保管期限表更偏重于案例和注解,保障信息多样性[2]。档案保管期限表的条款在多次修订的过程中,基本是采取条款合并、条款删除的模式,,基本未涉及条款增加项目,导致期限表与档案保管互相矛盾。

2.2 档案保管中的尺度和档次问题

档案保管期限表中的尺度和档次问题,是档案保管的两大衡量因素,首先尺度可以协助期限表衡量档案保管的价值,不论是社会各个阶层由于什么原因形成档案,都可通过尺度对其价值进行评估,但是实际期限表无法将各级档案分层次保管;档案保管中的档次问题是指期限表无限制的延长档案的保存期限,导致档案保管产生严重的依赖性,造成资源浪费。

2.3 档案保管期限表的不平衡问题

我国档案期限表过分注重典型档案的保存,忽视了档案保存的详细性,造成不平衡的问题管理,同时影响到我国科研工作对资料的需求度,不能满足社会发展对档案的利用。

3 档案保管期限表问题的解决措施

针对我国档案保管期限表中出现的问题,进行实质性探讨,结合档案管理的要求,提出以下几点优化策略,解决档案保管期限表中存在的制约问题:

3.1 档案保管期限表中的条款优化

对档案保管期限表中的条款实行优化处理,保障其具备专业的技术性和知识性,可以保障其为档案保管提供专指依据[3]。首先在条款中明确保管期限,不论是否属于馆内保存的档案,必须通过条款规定保存期限,明确各类型档案的保存期限,如果档案到期,立即采取相关的处理措施,避免出现档案保管无时限延长,保障档案保管始终处于流动的状态;其次通过条款细致划分档案保管的责任,例如:条款中对各种类型的档案设置相适应的销毁日期,利用条款规定保管员的责任,必须依据条款规定,将到期的档案进行销毁,避免档案保管只进不出的情况,只有通过档案保管期限表严格控制档案销毁,才可防止档案保管中出现持续不断的问题;最后实现档案保管期限表中的条款与档案之间相互对应,保障两者之间形成清晰的关系,例如:保持两者之间对应的关系,可提高期限表的操作性,进而提高期限表的鉴定速率。

3.2 提升档案保管期限表的衡量标准

促使档案保管期限表提升衡量标准,可通过明确档案保管期限实现,在对档案保管期限表进行编制的过程中,必须着重体现操作、实用两项因素,才可发挥档案保管期限表的衡量作用。首先档案保管期限表需构建全面、清晰的体系,约束保管行为,保障期限表的范围可容纳所有需要保管的档案,以便在对保管档案进行鉴定时,能够搜寻到符合实际情况的档案保管期限表内容;其次提高档案保管期限表衡量的系统性,其主要是将期限表的尺度和档次,构建成一定的逻辑关系,保障此两大因素与档案管理遵循系统性的变化规律,进而利用档案保管期限表对档案进行整理,保障层次和调理,方面保管员管理,同时也便于使用;最后是保持档案保管期限表衡量的准确性,避免利用档案保管期限表对档案进行衡量时,产生歧义,例如:尽量减少歧义词的使用,如不可避免出现歧义词,必须对其进行正确解释的备注,进而杜绝档案管理中出现过大的弹性,保障保管人员在使用档案保管期限表时,可清晰、准确的掌握保管的意图和含义[4]。因此,提高档案保管期限表的准确性,对档案保管具备深层次的指导意义,同时可保障档案保管的规范化和条理性。

3.3 保障档案保管期限表的整体性

通过有效的手段,保障档案管理期限表的整体性,可体现期限表的价值,进而实现档案管理价值的分层,毕竟我国相关部门在形成档案时,既体现出不同层次档案的差异,又体现出档案的多样性,综合考量档案保管的多层因素,必须系统的提高档案保管期限表的整体性,才可实现档案保管的平衡对待,首先为保障期限表的整体性和平衡性,必须时刻保持期限表的升级和改进,如发现不适应现代档案保管的内容或条款,立即对其采取更换、调整措施,例如:我国部门机关单位的档案保管,既不具备中央档案保管的特点,又不同于基层档案保管,对其可以国家档案为背景,在单位上可实行留存处理,或者实行永久性保存,利用档案保管期限表为机关档案发掘合适的保管位置;其次为协调档案保管期限表的整体性,对各级部门中的档案实行层次性保管,如不同层次的档案出现矛盾时,可按照统一的标准,始终偏重高层或始终偏重基层,实现档案保管的合理处理;最后根据保管档案的价值,优化档案保管期限表中的类型、级别规定,保障期限表中可实现各类型档案的优质保管,满足社会各界以及国家各个部门的需求,形成合法、合理的档案保管期限表。

4 结束语

目前我国沿用统一的档案管理期限表,促使我国档案管理保持在统一的水平,进而达到全国档案管理的同步,虽然我国在档案管理期限表的问题上态度比较明确,但是还需对其采取改进的措施,保障档案保管期限表在完善的过程中,朝向更加专业、技术的方向发展,形成档案管理的有效体系,深化档案管理在文书档案中的意义。

参考文献

[1] 何玉琼.从中外对比看我国档案保管期限表体系构建[J].档案管理,2012(03).

[2] 傅荣校,韩云云.关于进一步优化我国档案保管期限表的思考[J].浙江档案,2011(08).

[3] 李金发.基层单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表的制定[J].科技档案,2012(04).

[4] 陈艳.谈如何做好《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》编制工作[J].北京档案,2011(02).


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