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对高校人事档案材料收集的思考

作者:屈俊华 字数:3219  点击:

摘 要:高校人事档案是反映个人的能力变化、工作经历与阅历的真实记录和客观反应,是学校职称评定、提拔作用干部,解决工资待遇等方面的主要依据,是一种重要的文献信息资源。一本完整、真实的人事档案的形成是从档案材料的收集开始的,其中材料鉴别又是收集工作的首要重点。笔者以多年从事人事档案工作的实践经验,对人事档案材料收集的难点、方式等进行了阐述并提出了解决的途径与方法。

关键词:人事档案;材料收集;鉴别

人事档案是反映个人的能力变化、工作经历与阅历的记载,是干部工作、人才工作的基本依据。高校人事档案是人事、组织部门在工作中形成的记录和反映每一位教职工思想道德、工作成绩、业务能力和奖惩情况等的历史材料,是档案形成的最原始最直接的记录。近年来,随着人力资源市场的进一步开放,高校人才竞争激烈、人员流动频繁;各高校为提高办学质量和知名度,在高层次人才引进、专业技术职务聘任、人事代理方面加快了步伐。与此同时,人事档案材料收集整理工作也就呈现出多样化、复杂化的特点。在这种情况下,如何有效保证高校人事档案信息准确、材料齐全,为单位、部门提供科学、规范的参考价值,为职工提供有效、便捷的服务,这是从事人事档案工作人员必须面对和思考的问题。

1 收集归档材料的思想认识

档案材料的收集、鉴别与归档工作的好坏,将直接影响到人事档案管理工作的内在质量的档案管理的效率。加强档案管理,首先要明确人事档案材料收集在人事档案工作中处于特殊地位。

收集工作是人事档案工作的首要环节。人事档案工作分为收集、鉴别、整理、保管、利用、转递工作等环节,收集工作是首要环节①。人事档案材料不是由人事档案管理人员编写形成的,而是产生于和干部有一定关系的各有关组织的现实工作中。将有关组织过去和新近形成的人事档案材料收集到人事档案管理部门,既是人事档案工作的起点,又是贯穿于人事档案工作始终的一项经常性工作。可以说,没有收集工作,便没有人事档案工作。

收集工作是人事档案工作的基础。人事档案部门只有将人事档案材料及时、全面、准确的收集起来,按《人事档案整理工作细则》进行认真鉴别、整理,人事档案信息资源才能得到开发和利用。(收集工作好比工业生产中的原材料供应,没有足够的符合质量的原材料,工业生产就不能进行。)从整理工作来看,如果是成套材料,收集不全就会给整理工作带来很大困难,甚至无法进行整理。从保管工作来看,如果一个干部的档案材料分散在几个单位没有收集起来,就无法做好集中统一保管工作。从利用工作来看就更为重要,如果材料收集不齐,就不能全面、准确地反映干部的真实面貌,就会给档案的利用造成很大的不便。因此,收集工作是实现人事档案集中统一管理的基本途径。

2 建立健全人事档案材料归档制度,严格执行归档材料收集标准

以《人事档案工作条例》、《关于人事档案材料收集、归档暂行规定》等文件为主要依据,联系实际,建立和健全适合高校人事档案材料的收集管理制度,做到收集工作有法可依,有章可循②。对涉及人事档案收集工作的人员进行不定期的专业培训,保证档案管理人员能及时了解和掌握最新人事档案材料收集规定和有关变化,不断提高档案管理人员的业务素质。按规定对归档材料做细致审核、鉴别、整理,做到取之有据。对一些确实不符合归档要求的材料要及时进行处理,手续不全的要退回形成材料的部门进行补办,内容不实的重新填写,确保归档材料内容齐全完整、手续完备。

3 归档材料的鉴别

人事档案归档材料的鉴别是指依照一定的原则与规定,对收集起来的人事档案材料进行甄别和价值鉴定,再根据它们的真伪和价值进行取舍,最后将具有保存价值的材料归入档案,把不应当归档的材料剔出销毁或转送其他部门予以处理的一项业务工作③。实践证明,鉴别工作不但是对档案进行系统管理的基础和前提,也是保证人事档案收集、整理、转递和利用工作质量的重要措施。针对每个人的实际情况,依照一定的规定和材料的利用价值,对各单位或个人送交的归档材料,进行鉴别,看它是否属于归档材料的范围,与个人档案的现有材料内容是否重复。其次是看材料内容是否完整齐全、填写是否规范,与个人档案中的一贯记载是否一致。最后是审查整份材料的形成手续是否完备。经过鉴别对不符合归档要求的材料,要区别不同情况,依次采取转出、退回、留存、销毁等不同方式进行处理。

4 归档材料的精练与剔除

人事档案的一个显著特征,是卷内材料的递增性。尤其是近年来随着高校教育制度改革的不断变化,人事管理工作出现了不少新情况、新问题,任免和工作调动频繁,致使人事档案材料增长迅猛,日益臃肿。这种状况不仅困扰着人事档案的科学管理和优化服务,而且造成了许多不必要的人、财、物浪费,成为人事档案管理部门的一个“累赘”。因此,档案管理部门在收集材料归档时,应严格执行《关于人事档案材料收集、归档暂行规定》内容,认真甄别、审核,把握好尺度,,做以适度剔除以控制归档材料的膨胀。如,剔除干部职务任免通知、职称评审文件,只存与之相应的审批表、登记表;重份材料以及某些从本人档案中摘录的重复材料只存单份材料;各类考卷、户口复印件等一些没有实际利用价值不应归档的材料坚决剔除,有效地遏制材料的膨胀。

剔除人事档案材料是个严肃的问题,应持慎重态度。首先,要认真鉴别,防止盲目剔除,造成内容上的缺失,尤其是一些特殊材料,如:证明工龄、出生年月等材料,除了保存最后结论材料,还要将一些辅助材料作为附件紧跟其后。其次,对不属归档范围而确应剔除的材料,应在剔除之前,征得人事档案主管部门领导和上级有关部门的审核同意,并履行必要的备案手续。一般情况下,剔除的材料不应立即销毁,应详细登记,保留一定时间。最后,对不属归档范围的材料,有的还需要继续保存相同的信息,应在剔除这些材料的同时,补充相应内容的材料归档。确保人事档案信息的完整、齐全,做到剔除有据可依,有证可查。

5 把握材料形成规律,掌握收集工作的主动权

人事档案材料产生于不同的部门,渠道繁多,涉及面广。掌握人事档案材料的形成规律和特点是提高收集工作效率的关键。首先建立以高校组织人事部门为主,其他职能部门和系部为辅的档案收集渠道,明确各部门归档材料范围,建立上交制度,变被动上交为主动上交。

在收集方式上,根据材料形成特点整批收集。如:进行评聘职称、干部任免、表彰先进等工作都有统一发文。对这类材料收集时,先提供文件,按文件的不同单位,结合档案材料归档的要求,整批整套收集。这样做既可以保证材料的完整性,又可以避免缺失单人单份材料。

其次,按所在单位统一收集材料。这主要是针对年度考核、工资晋级等大批量归档材料,这类材料是每名在职职工每年都会产生的材料,具有一定的固定性和统一性。收集时可定期分小单位分别收集,这种收集方法对于按单位布局的档案管理是非常有效的,更加方便快捷归入个人档案中,有效提高工作效率。

再次,对一些不定期产生的材料,及时掌握材料形成信息,拓宽收集渠道。对脱产进修、学习、考察人员的考核材料及学习成绩单等材料,要特别予以关注,主动联系相关人员,细致耐心地收集,防止内容的缺失,从材料搜集源头上保证档案内容的完整和真实性。

总之,做好高校人事档案收集工作是档案管理和利用的重要前提,是一项政策性强、艰苦细致的工作,要求人事档案管理人员必须熟悉业务、信息灵通、坚持执行有关制度,并做到手勤、口勤、腿勤,脑勤,充分发挥自己的主观能动性,才能及时全面地做好人事档案材料的收集工作。

参考文献

[1]钱剑群.学校人事档案材料收集三大要务.浙江档案案. 2012 .7

[2]张青玉.高校人事档案材料收集中存在的问题与对策.绍兴文理学院学报.2000.3.

[3]郭晔 姚丹丹.试论人事档案的鉴别.兰台世界.2012.S2


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