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浅谈高校档案管理人员的职业素质建设

作者:王林森 字数:4748  点击:

摘 要:从整体上看,当前高校档案管理人员的职业素质不容乐观,归纳起主要有以下四方面的问题:档案科班出身的专业人员较少、缺乏应有的档案责任意识、有关档案专业业务素质还不够高、创新和服务意识还不够到位。高校档案管理岗位需要全方位的综合性人才,其职业素质由政治素质、业务素质、道德素质、法律意识等四方面构成。面对当前高校档案管理人员的职业素质现状,我们必须提高高校档案队伍的政治思想素质、业务技术水平、信息管理技术和服务创新意识,并且大力加强在职人员的继续教育和培训。

关键词:高校;档案管理;职业素质

随着改革开放不断深入,高校档案管理已成为高校建设工作中的重要内容。高校档案管理队伍的素质问题,将直接影响高校档案事业的发展。那么,当前,高校档案人员职业素质的现状如何呢?高校档案人员应具备哪些基本素质呢?我们应该采取怎样的对策和有效途径来提高高校档案管理人员的素质呢?围绕这些问题,本文展开粗浅的认识和探索。

1 当前高校档案管理人员职业素质的现状

随着经济、社会的快速发展,高等教育取得巨大的进步,档案管理意识也不断增强,档案专业管理人员队伍逐渐壮大起来。但是,从整体上看,当前高校档案管理人员的职业素质不容乐观,无法适应当前高校档案管理工作的开展,特别是2000年之后,各大高校进行合并、重组、升格,如何合理处理档案是当前高校档案管理者面临的新问题。

归纳起来,当前高校档案管理人员职业素质,主要有以下四方面的问题。

1.1 档案科班出身的专业人员较少

随着高校的不断发展前进,当前高校档案管理人员基本具有大中专以上的文化程度,本科以上学历的人员不断地加入进来。但是,大多数高校档案管理人员并不是档案学的科班出身,具有中高专业技术职务的人员还是偏少。社会不断向前发展,要求各行各业人员具备专业化知识。专业化的社会发展,同样向档案管理工作人员的队伍素质提出更高的要求。其中,档案管理人员需要毕业于档案专业,这是最基本的客观要求。因此,当前高校档案管理工作的首要问题是不断扩大具备档案专业知识的人才队伍。

1.2 缺乏应有的档案责任意识

由于高校的发展局限,加上经费不足,从而导致有一部分的高校档案管理人员是属于兼职性质,自然缺乏应有的档案责任意识,对档案管理工作的职业德道自然有所缺失。他们往往是临时被领导分配到档案管理工作,本来思想上就有点抗拒和不情愿,狭隘地认为档案管理工作并不是他们的分内工作,做好自己的主职工作就可以了,至于档案管理工作平时就丢在一边,年底要检查验收时就马上突击一下,应付过关就可以了。由此可见,当前不少高校档案管理人员缺乏应有的职业道德素质,责任心不够强,奉献和敬业精神都有所缺失。

1.3 有关档案专业业务素质还不够高

不少高校档案管理人员是半路出家的,不仅没有专业水平,也没有积极学习的动力。对于档案管理的政策问题、档案管理的基本准则和方法,他们大多数都是一知半解,至于校园信息化、档案管理管理信息化方面的管理技术,他们更是望而生畏。由于目前高校档案管理人员的专业素质有所欠缺,所以业务工作经常出现各种不足,比如,收集的档案材料不够齐全,分类归档不够清楚,不会使用计算机,不懂如何将档案管理网络化,这些现象直接影响高校档案工作的顺利开展。

1.4 创新和服务意识还不够到位

现在,还有不少档案管理人员片面地认为档案管理工作就是收集档案、分类编排、归档保管等内容,没有什么创新可言。至于如何提高档案分类的科学性,如何提高档案使用的快捷性等进步性问题,他们根本不会动脑袋去思考,更加不会从办事效率的考虑,如何提高档案的收集率和收集速度,他们只会坐在办公室等着档案编写部门送上门,却不会主动上门询问和了解档案的誊写问题以及上交时间。由此可见,大部分高校档案管理人员的服务意识还不够到位,只会墨守陈规、自我封闭,不会主动地参与到档案工作的全过程中去,以主人翁的地位去发现新问题、解决新疑难,不断地提高档案管理工作的效率。

2 高校档案管理人员的职业素质构成

高校档案管理岗位需要全方位的综合性人才,其职业素质由四方面构成,分别是政治素质、业务素质、道德素质、法律意识。

2.1 政治素质

不同于其他工作,档案管理工作比较特殊,涉及比较高的政治性内容。这就要求档案管理人员具备高度的政治素质。作为高校档案管理人员,他们直接处理关于党、国家、学校内部的重要机密文件,自然必须具备较高的思想觉悟、政治素养和强烈的政治社会责任感。所以,高校档案管理人员首先需要有坚定的政治方向,坚持四项基本原则,热爱档案事业,确保档案在政治上的安全,全心全意为人民服务,关心国家、阶级的一系列问题,严守党和国家的机密,对祖国、对人民忠诚, 有高度的责任感,少说多干实事,还要努力学习政治理论,提高思想政治觉悟和辨别是非能力, 确保在思想上、行动上同党中央保持高度的一致,并且能够运用辩证唯物主义和历史唯物主义的观点、方法研究分析档案工作的规律和特点, 把理论学习与档案工作实际相结合,解决工作中的实际问题。

2.2 业务素质

要想高校档案工作高效、规范地管理,那么,必须要求高校档案人员不仅要具备较高的思想政治觉悟,还得掌握精益求精的档案管理方面的专业业务水平。细分下来,高校档案管理者的业务素质可以分为三部分:第一是学习档案专业知识,第二是学习广泛的科学知识,第三是不断学习新技术、新知识。

第一,学习档案专业知识。高校档案管理工作是一项技术很强的专业工作,一名达标的高校档案管理人员首先要花大力气钻研档案管理的专业知识,重点研读《档案管理学》、《科技档案管理学》、《文书》、《档案学概论》、《档案保护学》、《档案文献编纂学》,掌握档案管理工作的各个环节和程序,以及它们之间的相互关系,熟悉把握档案管理工作的重点技巧。

第二,学习广泛的科学知识。档案管理不仅是一门专业化工作,而且是一门综合性很强的工作。比如,无法看懂或看不全懂档案的内容,就无法正确地给档案分类组卷;不掌握一定的科学技术,就无法对档案进行有效的鉴定;档案管理工作涉及得最多的是文字处理工作,不具备扎实的语言运用和文字处理能力,自然无法高效地完成档案汇编、大事记的编写。因此,高校档案管理工作者需要学习广泛的科学知识,用来满足档案管理工作的迫切需要。

第三,学习新技术、新知识。科技的急速发展,彻底改变了当前档案管理工作的局面。为了提高高校档案管理工作的高效开展,各大高校加快档案管理的现代化,大范围地使用了计算机来管理档案,无论是档案的收集、处理、传送、贮存,还是提取,整个档案管理过程都实现了自动化,大大地减轻了档案管理工作人员的工作量。所以,为了适应新时代的档案管理工作需要,广大高校档案工作人员必须学习电子计算机、微缩邓现代化技术和知识,达到自我增值,提高工作效率。

2.3 道德素质

相对于其他工作来说,档案管理工作是一项相对比较沉闷的工作,面对的是一堆死气沉沉的文件资料。长期从事档案管理工作,容易令人产生懈怠的厌倦情绪,失去事业心和积极性和服务热情。为此,高校档案管理者必须具备优秀的道德素质。

首先,高校档案管理者需要拥有愿意为档案事业奉献的一颗事业心,不为金钱利益所左右,在平凡的工作里做出不平凡的业绩出来。其次,高校档案管理工作还需要有无私奉献的大爱精神。江泽民同志曾讲过:“做档案工作的同志,一般来说,都不是出人头地的,都是兢兢业业、默默无闻地在那里工作。”由此可见,档案管理是一项沉默工作,这就需要工作者从整体大局出发,要耐得寂寞,拥有奉献的无私精神。最后,高校档案管理者需要热情服务的工作态度。在服务态度上,要主动、耐心;在服务语言上,要和气谦逊;在服务方式上,变坐等上门的被动服务为送档上门的主动服务。

2.4 严谨作风和法律意识

档案管理工作是一项很细致、烦琐的工作,需要档案管理工作者严谨细致的工作作风。这就要求我们需要科学严谨地整理档案,区分全宗、分类立卷、鉴定编目、汇编注释等各个环节,都要准确无误。在新时期,档案工作从主要依靠行政手段向依法治档转变,因此,档案管理人员必须要掌握相关国家法律知识,拥有较强的法律意识,努力学习《档案法》、《保密法》等法律知识和规章制度,使档案管理工作得到法律保护。

3 提高新时期档案管理人员素质的对策和有效途径

面对当前高校档案管理人员职业素质的现状,笔者结合自身的经验和思考,总结出以下五个方面的对策,以求达到有效地提高高校档案管理人员的整体素质。

3.1 提高政治思想素质

高校档案管理部门加强档案管理人员的培训工作,定期举办专题讲座,帮助他们提高政治思想修养,培养他们对党、祖国、学校的态度,树立正确的人生观、价值观,认识到档案事业是一项崇高的事业,自觉地投身到档案事业中,甘于清平、乐于奉献,增强工作的事业心和责任感。

3.2 提高业务技术水平

为提高档案队伍整体水平,高校需要引进高素质专业人才,提高队伍整体的业务技术水平。与此同时,,高校要对对在职档案管理人员需要加强档案专业知识的培训,比如,举办专业知识讲座,邀请经验丰富的专家给专业档案人员讲课;也可以印发专业知识资料,并且利用网络资源,让他们自学,了解最新的档案学信息。

3.3 提高信息管理技术

随着经济发展,人们对信息的需求将越来越多,档案的作用也日益显著。档案工作也从实体发展为信息管理,朝着简化管理、强化鉴定、优化馆藏、细化检索、深化利用的方向发展。加上计算机的普及,办公的现代化和自动化,产生大量电子文件,归档的文件日益数字化,这是对档案管理者面临的一种新的挑战。因此,高校档案管理人员必须与时俱进,熟练掌握现代信息管理技术,重点是实践应用方面的技能把握,采取边学边用、边用边学、以用促学等方式来掌握最新的信息管理技术。

3.4 提高服务创新意识

随着科技的发展和网络的普及,出现许多新型载体的档案和全新的管理手段方式,这就要求高校档案管理人员必须要适应新形势,要敢于向传统观念挑战,勇于打破“守株待兔”的固定化管理模式,将档案这种浓缩的信息,围绕学校的中心工作,有计划地加以选择、组合编研成符合某一“特定目的”的档案信息,提供给有关部门或领导,把“死材料”变成“活信息”,使其产生巨大的决策力量,创造最大的社会效益和经济效益。

3.5 加强在职继续教育和培训

时代在急速发展,不断地改变着我们日常工作和生活。现代化管理的高校档案管理工作要求档案管理工作必须加强在职继续教育和培训。因此,在职的高校档案管理人员必须参加学校组织的在职培训,更需要自主地利用课余时间进行“自我充电”,利用网络的平台掌握最新的档案管理技术,并且与其他同事一同研究探讨,互补有无,共同提高,运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作,实现由单一专业型向多样复合型转变。

综上所述,高校档案管理水平的提高,需要高素质的档案管理人员。面对当前高校档案管理人员的职业素质现状,我们必须提高高校档案队伍的政治思想素质、业务技术水平、信息管理技术和服务创新意识,并且大力加强在职人员的继续教育和培训。

参考文献

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