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浅析新时期如何做好高校档案管理工作

作者:肖东华 字数:3000  点击:

摘 要:对于档案来讲,其是高校开展教学活动的真实记录,同时也见证了高校的发展历程,在学校的建设及发展过程中发挥着重要的作用。所以,相关工作人员应对档案的管理工作予以重视,加大档案的管理力度,确保档案的管理质量。本文简要论述了提高高校档案管理质量的措施,供相关人士参考。

关键词:新时期;高校;档案;管理

档案指的是高校进行招生活动、教学活动、科研活动、管理活动等内容,对学校、学生及社会来讲具有留存意义及价值的各类图表、影像、文字等不同载体、不同形式的记录。在高校的档案中,记录着学校的教学历史,同时也记录着老师及教职人员的各项活动。所以,档案的管理工作在高校中有着十分关键的地位。因此,怎样保证档案的管理质量就成为了现今档案管理从业人员需要深入思考的事情。以下简要论述了几种提高高校档案管理质量的措施。

1 创建健全的档案管理系统

对于档案资料来讲,其是各个高校的重要信息资源,可以详尽的体现高校的发展经历,同时通过各类形式客观的记录高校管理及教学的各个环节,是教职人员及学生智慧、经验及劳动的结晶,是认知及掌握高校发展规律的基础依据,是学校的重要资源。档案的管理工作涉及的范围较广,部门较多,需要得到全体人员的配合。唯有人员统一思想、提高档案管理意识,才能够确保档案的管理质量。应定期举办培训、讲座等活动,让教职人员意识到档案管理工作的重要性。

需要加大档案集中管理的力度,由组织层面确保档案工作的顺利实施,进而保证高校档案的完整性、全面性及精准性。始终遵循“统一标准、统一领导、分层管理”的准则,创建档案领导队伍,协调档案管理工作。由高校的副校长负责整体管理档案工作,创建档案室,选取专人进行管理。在高校内的各个院系、财会机构、教务处、图书馆等加设专职的档案人员,创建高校档案管理系统,将档案的管理工作落实到各个环节内。另外,需要进行明确分工,使人员明确自身的责任及职能,让档案的管理工作更加标准化、系统化及科学化。调动高校内全体人员共同参与到档案的管理工作中,利用全方位、全员收集档案信息的方法,保证档案内容的真实性及客观性,同时不断扩大档案的涉及范围,深入挖掘高校内的信息,充实档案资料。

2 增强高校档案管理的信息化水平

伴随着当前科学技术水平的不断发展,信息化建设获取了较大成功,其是高校进行档案管理的客观需求,同时也是高校开展档案管理的重要标志。促进高校的档案馆建设网络化、信息化、数字化的检索系统,变成了当前各个高校进行档案管理工作的首要事情。高校的档案管理工作内容较多、强度较大、重复性较高,而将信息技术同高校的档案管理工作结合在一起,能够推动高校的档案管理步入正轨,进一步发展。增强高校档案管理的信息化水平能够极大提高档案管理的工作质量及效率,并且还可以借用信息通讯技术把档案数据尽快传递给领导阶层,科研部门等,为人员查阅档案提供的方便,使领导通过亲身体会感受到档案的重要性,主动培训档案的管理部门开展工作。

各个高校需要加大资金的投入力度,保证档案管理的硬件设备符合相关要求。各个高校需要把光纤数字技术、网络监控技术、芯片技术等同档案的收集、存储、分析、整理、保管、应用等工作结合在一起,进而增强档案的存储功能,提高传递速率,优化管理质量,全面发挥档案的经济效益。高校档案的管理工作还需要由以往单机管理模式转变成网络管理方法,由文件目录、卷宗等形式演变成全信息管理。应用“纸质档案”及“网络档案”相结合的方法,进而增强信息建设的速率,提高档案的管理质量。

3 不断改进并完善档案的管理标准

如果缺少严格的法规标准,就很难确保高校档案管理的顺利实施。作为高校的档案管理从业者,需要严格遵照我国相关标准法规开展工作,并且结合学校的自身特点,创建符合自身发展的档案管理模式及方法,其也是确保档案管理质量的基础。加大档案管理标准的建设力度,推动高校的档案管理工作更加科学化、标准化。由进行档案管理真实情况出发,创建相应的档案管理标准,并且建立完善的档案采集、归纳、保管、应用、管理、保密等标准,从而保证高校内各个文件实现归档一体化的目标,同时依据高校的不断发展,对内容及条目进行改进与完善。在创建高校档案的管理标准期间,还需要创建相应的配套考核制度,将责任划分到人头,将档案的管理工作同员工的自身利益相挂钩,明确人员的岗位责任,进而提高档案的管理质量,为高校的进一步发展奠定基础。

4 提高档案管理团队的建设,增强管理人员的专业能力及综合素养

增强档案管理从业者的综合素养及专业能力是促进高校提高档案管理质量的关键。对于档案的管理工作来讲,其质量同从业者之间存在密切的关联。想要保证档案管理从业者能够同档案管理的要求相吻合,就需要不断提高从业人员的素养。需要尽快在高校内部的档案管理团队中宣传管理知识,转变当前的知识结构,加大新技术、新知识、新思想的培训力度。需要利用多种方法,增强档案管理从业人员的专业技能及综合素养。创建全面的档案管理团队,专业设定档案管理小组。同时利用培训的方法培养一批专业水平较高的管理人员,保证档案的管理工作顺利实施,稳步发展。需要持续加大培训力度,严格遵照“管理标准、业务熟练、素养良好、服务优质”的原则开展工作,从而确保人员知识水平及业务结构可以与高校对档案的管理需求相吻合。另外,档案的管理人员自身也需要不断进行学习,增长自身的知识储备,丰富自身的见识,全面掌握工作的内容及发展。高校内部档案的管理从业者需要具备良好的职业素养及责任心,并且遵守保密协议。在道德品质方面,应保证从业者尽忠职守、按岗敬业、服务热情、并且不贪图名利、愿意为他人服务,进而提高高校档案管理工作的质量及效率,,促进高校更好的进行发展。

5 全面应用档案的信息化资源,提高档案的服务质量

对于高校的档案来讲,其是高校内部全体教职人员智慧与劳动的结晶,保证档案信息的采集、分析、整理、保存、累积质量,其目的在于充分挖掘档案资源,为工作者提供更方便的服务。高校内部的档案管理部门需要重点关注服务内容,深入对档案的使用进行探索,紧密围绕高校的工作重心,提高档案的服务质量。档案的管理从业者需要主动问询用户对档案类别信息的需求,掌握学校在不同阶段、时期的科研、教学情况。依据自身院校的档案应用情况,分析规律,主动为高校各项工作提供优质的档案服务。

6 总结

总而言之,对于高校的档案管理工作来讲,其同学校的发展之间存在密切的关联,相关工作人员应不断转变自身的观念,创建健全的档案管理系统,增强高校档案管理的信息化水平,不断改进并完善档案的管理标准,提高档案管理团队的建设,增强自身的专业能力及综合素养,全面应用档案的信息化资源,提高档案的服务质量,从而为促进高校进一步发展贡献自身的价值。

参考文献

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