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信息时代下科技档案资源的开发与利用

作者:米建功 字数:3127  点击:

摘 要:科技档案产生于社会的科研活动和生产建设活动之中,它记叙和反映了自然界物质现象及其运动的规律,记述和反映了人们认识自然、改造自然的各种活动,是研究科技档案自身运动规律及其管理工作规律的主要信息资源。科技档案的管理要求如下:树立信息观念;加强档案管理;做好基础工作;准备必要的物质条件;提高档案管理人员的素质。

关键词:科技档案;信息开发模式;管理理念;合法利用

新世纪已进入信息时代,档案作为一种信息面临的是市场经济所带来的机遇与挑战,特别是科技档案,如何把握机遇,迎接挑战,在不断前进的经济建设中发挥其内在价值和利用价值,是摆在我们档案工作者面前的重要课题。然而,有的档案工作忽视了如何更好地提高对科技档案的利用工作。我们应当审时度势,不断探索新的方式,利用新手段,及时开发科技档案信息,提供优质服务,推动档案工作不断发展。面对新形势、新任务和现代科学技术的挑战,档案管理部门应如何充分开发科技档案信息资源,为建设有中国特色的社会主义现代化服务是当前的一项重要任务,文章就科技产品档案信息资源的开发利用工作谈些认识。

1 科技档案的特点

科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录象、录音等科技文件材料,科技档案作为档案的一大门类又有它自身的特点。

(一)科技档案有专业性的特点

即不同的专业、技术领域产生形成的科技档案在内容、性质、记录手段和载体形式上有明显的区别。电力设计院一般以工程设计档案为主,包括设计管理文件、设计工程项目文件资料及蓝图、设计工程底图三部分。

(二)科技档案具有成套性特点

科技档案的成套性特点,是由科技生产活动的特点决定的。任何科技生产活动都是以一个独立的项目或某一特有的现象为对象进行的,在其运转过程中产生了严格的逻辑关系,该关系决定了科技文件的相互联系性和因果关系。比如一个工程项目的设计和施工,围绕一个工程项目形成了一系列相关的科技文件,记载和反映了该项目的全部过程和成果,构成了一个反映该项目全部活动的文件整体。

(三)科技档案具有现实性特点

科技档案同科技活动的关系极为密切,具有较强的现实使用性。一般来说,其他文件材料归档以后,基本上完成了现行功能,多是用来进行历史查考。科技档案则不同,归档进入科技档案部门的大多数科技档案,不仅没有退出现行使用过程,而且将在较长的时期内发挥现行效用。科技档案,,特别是工程设计档案,既要真实地记录科技活动的历史过程,反映科技活动主体的历史面貌,还要真实地记录和反映科技活动主体的现实面貌,它是静态的、又是动态地记录和反映科技活动主体的实际情况。

(四)科技档案具有复用性的特点

科技档案的复用性是指科技档案可以重复套用。这就是说有些科技档案可以最大量的,重复多次地照搬照套于新的科技活动中,这些特点是由科学技术的继承性特点决定的。

2 科技档案信息开发的重要性

科技档案工作的主要内容,是要充分开发科技档案信息资源将科技档案中内在的价值转变为现实生产力,从而更加有效地为我国的经济建设服务。所以,科技档案信息的开发利用有利于将档案信息转化为现实生产力。随着全世界科学技术的迅猛发展,科技档案信息的作用已经渗透到从经济建设到社会生活的各个方面之中。科技成为了现代社会发展最重要的推动力量之一。它使生产力从数量到质量都产生了巨大的变化。科技档案信息并不能直接给社会生产力的发展带来显著的影响,只有对其进行充分的开发利用,才能够转化为现实中的生产力,进而为社会发展贡献力量。对科技档案信息资源的开发利用,还有利于科技竞争能力的增强,因为随着现代各种新的科学技术不断涌现,使科技的竞争愈加激烈。而在充满了激烈的竞争与形势瞬息万变的信息社会里,企业要想生存与发展,就必须对信息资源进行充分的利用,使其能够又快又好地转化为现实生产力。对信息这种丰富的资源的开发利用程度,俨然已经成为现代社会科技信息技术利用的发达与否的重要标志。所以,对档案信息资源进行充分的开发和利用已经成为了社会发展的大势所趋。

3 如何对档案信息技术进行开发利用

科技档案信息只有被社会所利用才能够被转化成现实的生产力并带来经济效益。充分重视档案信息资源的开发,大力扩展信息来源,利用多种途径来得到同企业发展具有密切关联的种种信息,使企业的档案信息开发能够适应不断发展的新形势,使企业档案的需求获得最大限度的满足,这对企业来说是一种极为艰巨和重要的工作。结合多年的档案管理工作,认为应该从以下几个方面来着手实施对科技档案信息的开发与利用。

(一)扩展收集范围,建立全方位的档案库

产品档案作为企业一个重要的信息来源,可以是从生产中产生并服务于生产的。对科技档案信息进行管理的是为了将之应用与生产。因此只有完整而准确的档案信息才有助于企业提高生产效率。

所以,想要建立完整的归档制度,就一定要做到有章可循和有据可依,这是做好档案信息工作的保证。在这个过程中,档案部门应首先将所收集并内容进行整理和复印,然后发到相关的科技人员手中,使产品档案管理从材料的形成积累到整理审核乃至更改补充都列入到档案开发工作人员的职责之中,并使之成为考核的项目之一,使工程技术人员能够按照规定的时间和内容上交材料。档案管理部门要将被动工作变为主动工作,扩展收集的范围、丰富收集内容,对企业的生产经营等各项活积极都进行积极的参与,主动对被收集产品的生产与销售情况进行了解。

(二)对收集来的产品信息进行充分的研发

企业档案部门通过扩大收集范围所收集到的丰富内容,使其具有了完整而系统的产品信息资源。一定要以加强对自身档案信息管理的能力,做好基础性的利用工作,同时还要对编研工作进行重点的加强。例如将库藏档案分别收录于各种检索词条中,建立成简明而易查的二次信息,使档案信息从原始材料演变为信息产品,把简单的利用进化成综合性的开发。不仅要编撰年鉴和产品简介,还需呀根据领导和基层的需要,结合实际的生产经营,来寻找出档案信息开发同企业发展的结合点,编写出对企业发展有所帮助的综合分析材料。

(三)加大科技档案信息人才的培养

大力培养档案信息的开发人才,为提高企业的经济效益打下坚实的基础。对产品档案信息进行开发的关键在于人才。因此培养信息开发人才,是做好企业产品档案信息与提升企业经济效益的迫切需求。优秀的档案信息开发人才,不仅需要具备信息加工的能力和水平,还要能够参与市场经济的运作,其中包括建立档案信息市场和保护企业知识产权、能够及时准确地帮助企业开发出市场所急需的产品,并为产品进入和占领市场提供信息支持。在现在的知识经济时代,信息的作用越来越明显,企业对信息的依赖也越来越迫切,档案信息的开发利用工作也将会在经济发展与社会进步中起到更有效的作用。

4 结语

总之,科技档案管理人员只有通过服务,做好科技档案的提供利用工作,才能把科技管理工作与社会的发展紧密地联系在一起,把科技档案信息资源转化为现实生产力,才能检验科技档案管理工作,促进科技档案各项业务工作的改进和提高。所以科技档案管理部门应把提高科技档案的开发利用工作摆在当前工作的中心位置上,使之更好地在社会经济发展与科学研究中发挥自己的价值与作用。

参考文献

[1]焦德.试论知识经济时代科技档案信息资源的开发与利用[J].科协论坛(下半月),2013(12).

[2]闰莉书.加强高校档案工作,开发档案信息资源[J].兰台世界,2012(23).

[3]姚晓莲,索丽娜,崔薇.科技档案信息,资源科学开发和有效利用的探讨[J].内蒙古民族大学学报,2013(05).


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