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对做好婚姻登记档案管理工作的分析及建议

作者:马艳英 字数:3033  点击:

摘 要:在我国婚姻登记工作中,存在很多需要记录的资料,这些资料是登记档案的关键内容。婚姻登记档案是我国民政档案的关键组成部分,同时也是档案管理的重要工作之一,对其进行科学管理可以为婚姻登记工作提供更好的服务。本文主要针对婚姻登记档案管理工作进行分析,并且提出相关优化建议,希望给予相关部门以参考和借鉴。

关键词:婚姻登记档案;管理工作;分析;建议

婚姻登记档案是进行婚姻登记的关键凭证,是记录当事人双方婚姻状况的凭证,是我国档案的关键组成部分之一。为了给基层群众提供更好的服务,相关人员在工作中,一定要坚持执政为民、以人为本的工作理念,发挥工作职能,在工作中要进行细致以及深入的探索,提高档案管理质量。近些年,婚姻登记在出国、财产分配、买房以及贷款等方面都发挥了关键作用,其应用领域也不断扩大,因此,做好档案管理工作,是确保当事人权益的基础。当前,,我国在婚姻登记档案管理方面尚存在一些问题,对工作质量的提高形成一定的制约,这就要求相关部门一定要积极探索、勇于实践,进而优化工作质量。

1 我国婚姻登记档案的相关特点

1.1一对性。婚姻登记档案主要产生于婚姻登记的各项工作中,例如结婚登记、撤销婚姻、离婚登记以及补办登记等工作中形成。其主要涉及当事人具有以及曾经具有的婚姻关系,无论是结婚、撤销、离婚以及补办,档案对象都是一对,不可能出现单独的个体。因此,婚姻档案具有一对性。

1.2专指性。婚姻档案具有专指性,是在结婚、撤销、离婚以及补办等工作中形成,其主要包括的内容基本都是针对双方当事人的具体婚姻情况,整理以及收集形成的资料和信息。档案资料可能来源于当事人出示的资料,同时也可能是相关部门在办理事务中所积累的资料。无论资料源于何处,都真切地反映了当事人的婚姻情况。因此,其具有较强的专指性。

1.3动态性。婚姻登记档案反映了当事人的具体婚姻现状,如果其婚姻发生变动,档案内容也会有相应的改变。因此,婚姻档案具有一定的动态性。

1.4保密性。在婚姻档案中,包含了当事人的很多个人信息,这些信息都属于当事人的个人隐私,因此,相关部门一定要进行保密。如果出于特殊原因利用婚姻档案,一定要遵守相关制度,杜绝出现侵犯当事人隐私的情况。

2 当前婚姻档案管理中存在的突出问题

2.1档案缺失严重。由于档案管理人员频繁调动,工作稳定性较差,因此,婚姻登记档案存在严重的缺失情况,尤其在档案移交的过程中,出现例如户口本、身份证等复印件丢失的情况。档案格式缺乏规范性,对档案的长期保管以及使用十分不利。而在档案管理设施方面,也缺少防潮以及防火等设备,甚至一些地区根本没有与之相关的设备。档案管理尚未实现现代化以及信息化,管理缺乏合理以及有效的制度,对工作人员的考核和评价缺乏科学标准,对档案管理工作的质量造成一定影响。

2.2思想认识不足。普通的政务工作通常根据工作业绩对工作人员进行奖惩,但档案管理是一项长期的工作,不能立即看到工作效果。同时,相关部门和领导对档案管理并没有给与思想上的重视,尤其是基层档案管理,在对档案进行集中管理后,缺乏专职人员对其进行保管,没有认识到基层档案对群众的意义和价值。

2.3利用效率较低。我国婚姻登记档案的利用效率较低,档案在进行归档以后,基本不会再使用,被永久的保管在档案室中,在当事人想要查阅使用的时候,由于档案杂乱无章,给当事人带来很大程度的不便。

3 加强婚姻登记档案管理的相关措施

3.1依法管理档案。为了对婚姻登记档案实行规范化管理,维护当事人相关权益,我国相继出台了一系列管理法律条例,这说明我国对档案管理的重视程度,同时也促使档案管理实现法制化以及规范化,做到有章可循、有据可依。因此,在档案管理中,相关部门一定要加大对相关法律条例的执行力度,强化社会群众的档案意识,进而优化档案管理工作。

3.2加大投入力度。提高婚姻档案的管理水平,相关部门一定要在物力、财力以及人力方面加大投入力度,给予档案管理工作充分的支持,确保工作人员的质量和数量,加大经费投入、改善工作条件。同时,相关领导还要对工作人员多加关心,及时了解工作人员的生活情况和思想动态,帮助工作人员解决生活中遇到的问题,使其全身心地投入到工作中。相关领导还要给予工作态度良好的员工以物质和精神奖励,确保工作人员的工作热情以及实效性,充分调动工作积极性。

3.3实现规范管理。工作人员要确保档案及时归档立卷,保证管理实现规范化。同时,要对以往的档案进行系统及科学整理,实行电子档案以及纸质档案双保管制度,促进档案管理实现规范化以及标准化。针对当前婚姻登记档案分散管理的局面,为了确保档案的完整、安全以及方便当事人使用,要将散存的档案进行集中管理,为档案管理和使用提供条件。

3.4建设管理团队。建设档案管理团队,首先,要建立以及完善相关管理制度,相关领导要充分认识人才的重要性,提高人才培养以及引进的力度,让工作人员在档案管理中发挥潜能,进而提高管理工作的质量。工作人员要注重理论知识的学习以及更新,主动学习先进的专业知识,提高自身的专业能力和综合素质,为做好管理工作奠定基础。其次,建立竞争机制,激发工作人员的竞争意识,提高工作人员的工作热情和管理能力,建立一支具备管理能力较强以及综合素质较高的档案管理团队。再次,建立以及完善责任制度,将责任充分落实到具体负责人,出现问题可以及时地找到相关责任人,避免出现互相推脱责任的情况。最后,提高工作人员的软素质,相关人员要做到微笑服务、使用文明用语、做到办公细致、服务周到、态度良好,为当事人提供周到以及热情的服务。

3.5做到政务公开。相关工作人员一定要严格按照相关制度开展档案管理工作,及时准确地为档案使用人员提供优质服务。同时,还要将婚姻登记的程序条件、监督电话、咨询电话、办公时间、服务承诺、工作守则、收费依据、收费标准等政务向社会公开,并且接受社会各界的共同监督,进而提高婚姻登记以及依法行政的质量和水平。

3.6做好服务工作。我国婚姻档案的主要用途有以下几方面:财产纠纷、再婚、复婚、离婚、贷款、资产转移、土地使用、户口迁移以及子女入学等,上述几方面都需要档案资料,因此档案管理工作一定要以民生为立足点。婚姻档案之所以利用率较高,是由于其关系到家庭的稳定,随着当前我国社会管理的日益规范,毕业证、结婚证以及身份证都有了相关的重要用途,而不同证件办理不同业务,则需要出示相关的档案资料。

4 结语

综上所述,婚姻登记档案管理对我国民生具有关键意义,关乎到群众的切身利益。因此,相关部门和社会各界一定要给予档案管理工作以充分的支持,认识到其价值和作用,并且要进一步提高对档案管理的重视程度,为档案实现现代化、信息化以及规范化管理而不断努力。

参考文献

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