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档案管理模式的理论探索

作者:李巍 字数:2530  点击:

摘 要:在信息化时代推动下,先进的科学技术使社会多个领域随时面对着更新与换代的局面。在此背景下,国内机关事业单位的档案管理模式直接受到影响,常规的应用方案逐渐被淘汰,甚至一定程度上影响事业单位人力资源管理。本文以知识服务为基准的档案管理模式为例,简单说明其在实践中具有的优势,并分析了在应用中的基本要求,并以此为基础,对优化档案管理模式的策略,进行探索。

关键词:档案管理;模式;探索

随着世界经济的迅猛发展,并借助于科学技术的进步,当前社会已经迈入信息化时代,人们的日常学习、工作生活中充斥着海量的信息,给各个行业都带来的巨大的变化。由于档案管理工作的内容包括收集、整理归纳以及保管信息,导致信息时代给档案管理模式带来重要冲击改变。对于每个单位而言,档案管理直接关系到单位内部人员调动和自身的稳定性,并进一步关系着社会服务功能的发挥。对此,仅以当前基于知识服务的档案管理模式为例进行理论探索,以期能够帮助事业单位提升工作效率,节约办公成本的投入,创造应有的价值。

1 以知识服务为基准的档案管理模式的优势

现阶段,国内经济持续蓬勃发展,在这样的新形势下,事业单位同样接受着考验,且人性化服务的理念逐渐推广并深入人心,对事业单位而言,不仅要面向社会各界提供优质的服务,同样要单位内部进行整合,加强对档案管理的优化力度[1]。而在现代化经济体系中,知识经济成为人们关注的热门,,即对知识和信息进行包装和加工,促进经济的发展,知识管理也由此出现,更加重视对知识的创造性利用。因此可以说以知识服务为基准的档案管理模式,是时代发展的产物。本单位在实践中应用以知识服务为基准的档案管理模式,能够为单位注入新鲜的活力,节约人力、物力资源成本,使管理工作的质量得到提升。

2 基于知识服务的档案管理模式要求

(一)运用知识模型

以知识服务为基准的档案管理模式中,最基本的要求是应用知识模型,使管理具有人性化特点。本单位在具体实施中,不仅仅是对信息的简单收集和保管,更加重要的是,在知识信息累积的过程中,对档案的内容进行分析和评定,明确档案的内在价值,构建全新的知识模型[2]。在此基础上,初步建立健全信息数据库,成为人员调动和建立人力资源管理方案的参考依据。因此事业单位要引起重视,应当以现有信息资源为基础,构建全新模式,确立培训计划,优化培训内容,创新系统的人才考核标准和激励机制。

(二)树立档案管理意识

以知识服务为基准的档案管理模式虽然具有显著优势,但是为了能够将其作用发挥至最大化,单位的领导人员必须树立正确的档案管理意识。为达到这一目标,应从单位的最基层入手,使档案管理观念深入人心,并逐渐将这一意识融入单位的文化中。同时,以知识服务为基准的档案管理模式必须要保证收集信息档案的完整无缺。对此可在具体实践中对现存档案进行整理归纳,在丰富的知识累积下,进行分类,可以依照档案的功能、用途等性质,以备查询。由此,档案管理工作才能保证其综合与完整,并推动知识模型应用的发展。

3 优化档案管理模式的策略

(一)创新档案管理理念

档案管理就其性质和用途而言,可以说是事业单位人力资源管理体系的环节之一,同时也是一项服务性质的工作,但是无论从哪一方面来看,档案管理最终要投入到单位运转和功能服务。可以说档案管理理念应当是跟随事业单位需求而不断进行变化的,因此,随着信息化时代的到来,传统的档案管理模式显然已经不能符合标准,甚至会影响到未来的进一步发展[3]。对此,单位的领导者必须要与时俱进,认识到档案管理的重要意义,不断打破常规看法,更新自身理念,并吸收国内外先进的经验,结合自身特色,打造出具有自身特色的创新档案管理理念。而以知识服务为基准的模式正符合这一要求,满足人们对档案管理模式的期待。

(二)引进现代化技术,改变工作方法

目前计算机网络技术日益成熟,给社会各方面都带来了创造的机遇,许多在以往看似不切实际的想法得以成为现实,同样,机关事业单位引入现代化技术也是必然趋势。首先要将编码理论运用到档案管理工作中去,借助高效快捷的网络技术,来提升单位进行档案管理的速度,节省信息整理和分类的时间,使工作模式更加灵活,工作时间和地点不再受场地所限制。其次要建立单位内部的档案管理中心,构建出一个信息共享和交流的平台,且服务对象不仅仅面向领导管理层,同样也为普通职工提供服务,让信息发挥出更大的价值。最后,改变工作方法,增加对档案分析的投入精力,鼓励职工进行单独沟通,密切联系信息提供者和档案管理者之间的联系,使档案信息的传递和使用范围扩大,保证提供给单位各个部门机构的信息具有时效性。

(三)重视对知识价值的追求

国家机关事业单位档案管理具有巨大的潜在价值等待挖据,经由长期积累过程的档案信息,可以看作为一项隐形财富,如何将信息发挥出作用,则需要加大对知识价值的追求力度。在对档案信息中的精华进行提炼后,有助于将全新发展理念深入到工作人员内心,同时也促进以知识为基准的档案管理模式真正落到实处。可以说,每个单位想要走上长久发展的道路,就必须要完档案管理的初级任务,探寻先进的档案管理模式,吸收优秀发展经验,从而加强对档案管理的控制力度,帮助单位制定发展规划,提升服务质量和工作效率。

4 结论

综上所述,在信息爆炸的当前社会,国家机关事业单位如何在不断变化的形势下,紧握核心信息,把握发展趋势,是十分重要的问题,而档案管理模式之间关系到事业单位内部的发展基础,影响着办公效率,同样需要引起人们的重视。对此,首先要了解以知识服务为基准的档案管理模式的优势和基本要求,并在此基础上,熟知优化本单位档案管理模式的策略,通过不断引入现代化科技,更新档案管理理念,重视对知识价值的追求等手段,促进档案管理模式发挥更大作用,提升自身服务力。

参考文献

[1]于洋.基于知识服务的档案管理模式的理论探究[J].民营科技,2016,01(06):115.

[2]田洁.基于知识服务的档案管理模式理论研究[J].办公室业务,2016,02(09):116.

[3]张喆.基于知识服务的档案管理模式的理论浅议[J].才智,2014,11(23):338.


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