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医院档案信息化管理的几点思考

作者:莫韶琳 覃素平 字数:3426  点击:

摘 要:医院档案管理是医疗工作中的重要组成部分,信息时代如何加强医院档案管理, 使档案信息成为现代医疗卫生管理的重要手段之一,这是新形势下医院档案管理面临的新课题。从医院档案管理信息化建设的实际出发,通过分析信息化时代医院档案管理工作的要求并提出应对措施,为医院档案管理信息化工作提供参考。

关键词:医院档案管理;信息化;思考

医院档案是行政管理、医疗业务、医学科研、资产管理及其他各项工作中直接形成的,具有保存价值的文字、图片、音像等具有不同载体的历史记录,是医院发展历史的缩影,它在医疗改革、科学研究、提高管理效能、维护医院权益等方面起着举足轻重的作用。对医院来说,档案信息化是科学高效地为医疗、科研等各项工作提供服务的有力保证[1]。医院档案信息化建设是一个长期而且持续的过程,必须全面深入认识医院档案管理信息化工作的内容和要求,不断推进医院档案管理信息化建设。

1 医院档案信息化管理的主要内容

(一)文书档案的信息化管理。文书工作是档案工作的基础,是医院档案管理信息化的主要内容。为适应信息时代的工作需求,我市各医院和主管部门开通了自动化办公系统,在单位内部各部门之间建立了信息网络平台,由办公室文书负责把收到的文件用计算机登记(纸质版文件扫描后登记),按照批办的次序在网络内传阅,并对处理完毕的文件自动提交文书档案管理,大大减少了文书处理部门的工作量,减轻了档案人员的负担,缩短了决策时间,节约了成本,使得医院决策的效率大大提高。

(二)病历档案的信息化管理。病历档案在医院档案中专业性较强且内容庞杂。随着医学事业的发展,各种新的治疗手段不断出现,为便于医务人员查询、分析、讨论,指导医疗业务工作,或进行统计后申报科研项目、撰写相关学术论文,将医院开展的各种治疗项目的名称进行分类,运用计算机综合查询分析功能,将各类治疗项目及疗效情况进行分类汇总,通过网络提供给各临床科室。病历档案的网络化管理还具备医学影像图片的储存和查询等功能,可随时提供给医护人员及患者查询。

(三)人事档案的信息化管理。根据人事档案的特点,选用一套科学合理的人事档案信息系统,建立和完善人事档案的信息化、网络化建设,从实体管理向信息化管理转变,实现人事档案的动态管理,把日常工作中遇到的问题分门别类,实现查阅统计、档案变更、报表处理、系统维护等多种功能的管理,可以提高整体工作效率,提高人事档案信息资源的利用率。

(四)设备档案的信息化管理。医疗及后勤设备是医院固定资产的重要组成部分,对于医院投入产出分析、医院资产汇总管理具有重要作用。对于这些设备的采购时间、采购价格、维修情况、出借情况、报废处理的资料形成档案,输入计算机系统,通过网络达到有权限的共享,不但便于设备和后勤科室对于医疗和后勤设备的管理,也便于各使用科室对本科室设备的管理。

2 医院档案信息化管理中存在的主要问题

(一)对档案管理信息化工作不够重视。医院的中心工作是医疗,在医院的管理工作中,重视医疗而轻视档案管理的观念极为普遍。由于档案管理工作不能直接创造经济效益,因此,医院的档案管理工作尤其是信息化管理工作一直没有被真正重视起来,档案资料的使用价值难以充分开发为医院建设发展所用。档案信息化需要大量的资金投入,用于高新设备的购买和信息化系统平台的开发等。目前在投入方面远不到位,与医疗业务发展仍不相适应。如何解决好当前利益和长远利益的关系,是摆在医院管理者面前的一大难题,虽然实现信息化是档案事业的必然选择。

(二)档案管理人员素质问题。档案管理信息化建设需要既懂档案管理,又掌握现代信息技术的复合型人才。而目前医院的档案馆管理人员多为医护专业人员兼任,专业知识结构单一,一些有丰富纸质档案管理经验的人员在管理理论基础、馆藏原则、管理方法和技术上已熟门熟路,但对电子计算机、应用软件、信息存储、电子检索、发布、利用等技术知之甚少。多数档案管理人员还不能既熟悉档案业务又熟练掌握计算机和信息技术,这在很大程度上制约档案管理信息化建设的质量和速度。

(三)档案管理方式和手段相对落后。一些医院也在推行“无纸化”办公,设立办公自动化系统平台,把档案的基本信息录入电脑,通过搜索关键字查找所需文件。但由于医院的办公自动化系统较适用于文书档案,或者因系统不及时更新,对于科技档案的查找并不便利,所以得不到充分利用,效果并不理想。

(四)数字化文件归档管理问题突出。当前档案信息系统和网络建设各行其是,层次不一,规范性、开发性、服务性、共享性较差,不能适应档案信息资源共享的要求。另外,很多办公自动化系统设计时没有档案管理者参与,或者因档案管理者缺乏相关知识无法参与,使得数字化文件从生成到归档存在着不少问题。

(五)重设施建设轻信息资源建设的倾向依然存在。档案信息化建设的重中之重是信息资源建设。很多医院对此有所忽视。信息化建设中资金大多投向设备,信息资源建设投入甚少,这种重硬件设施建设轻信息资源建设的倾向,导致信息化的应用成果不明显。

3 加强医院档案信息化管理的对策

(一)强化档案信息化管理的认识。档案信息化建设水平的高低,取决于医院领导的重视程度。如果能将医院档案管理信息化建设提高到医院发展战略的高度去对待,加大档案管理信息化建设的投入力度,改进管理手段,将对档案管理信息化化建设起到极大的推动作用。

(二)提升档案管理人员业务水平。档案信息化管理工作的发展和变化,对档案管理工作人员提出了新的要求。要鼓励档案管理工作人员树立良好的档案管理信息化意识,自觉学习,优化自身的知识结构,同时加大培训力度,既要组织档案管理人员掌握档案管理基本知识,又要熟练掌握计算机操作技术和网络信息技术,灵活运用档案管理系统软件,提高业务能力和综合素质,为档案信息化建设提供必要的人才保障。

(三)加快档案信息标准规范化建设步伐。所谓档案信息化的标准规范主要是指:管理标准规范、业务标准规范和技术标准规范。标准规范既是档案信息化建设的“行业法规”,又是衡量档案管理工作水平的一个重要标志。自上而下地组织制定标准规范是亟待解决的问题。一方面,档案信息化建设涵盖技术、法制、体制、机制问题,须从政府和国家层面入手,协调和解决与之相关的问题。另一方面,与传统的档案工作相比,档案信息化建设更加需要讲求标准化和规范化,因此自上而下更加需要统筹规划,以便最终达成高度的信息共享。

(四)加大档案信息化建设投入力度。档案信息化管理是一个复杂的系统工程,它涉及计算机硬件、网络、数据处理、信息发布和规范、信息安全等众多技术问题,,需要完善的基础设施和专业技术人员来实现。目前,部分医院对档案管理信息平台的建设重视不够,资金与人力资源的投入相对较少。因此,要加大资金投入力度,保障档案信息化建设所必需的软、硬件配套设施齐全。同时必须加强与外部的联系与合作,积极探索和创新信息化建设方法。

(五)重视并加强档案信息安全管理。首先档案管理者应提高安全防范意识。要充分认识到档案是对医院多年来建设和发展过程的历史记载,一旦丢失或损坏,就会造成永久不可逆的损失,所以务必保证档案实体完好无损,对涂改、丢失或擅自销毁档案等行为坚决预防和制止。档案管理人员必须要有风险防范意识,要给档案系统安装防病毒软件,对档案信息系统实时监控,防止电脑病毒入侵,确保医院档案信息管理的安全。

总之,医院档案信息化管理是医院管理的重要组成部分,是提高医院竞争力的重要手段之一。信息时代既给档案工作带来了严峻的挑战,更为其带来了极好的机遇。只要我们能够抓住机遇、更新理念、注重人才培养和新技术应用,确定科学的发展战略,医院档案信息化管理工作必然会有利于促进医院的可持续发展。

参考文献

[1]苏红艳:《现代医院档案管理工作的创新》,中国病案,2009,10(4)31-32

[2]林卫华. 电子文件档案管理存在的问题及对策分析 [J],2010,(1)

[3]牟峰等. 浅谈医院信息化与电子档案管理[J].中国医疗 沿,2007,(14)(发布时间:2011-08-07)

[4]夏振华.积极推进企业档案信息化建设[J].浙江档案,2009,(9).

[5]许素青.浅谈如何推进企业档案信息化建设[J].科技情报开发与经济,2010,(23).


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