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高校毕业生档案管理实践与探索

作者:孙璐 字数:2792  点击:

随着近年来我国高等教育的快速发展,高校毕业生档案管理工作也进入了新的时期。大学录取比例逐年升高带来的学生人数增多、大学自身发展带来的学科专业增加以及日益严峻的高校毕业生就业形势等因素都从多个角度改变了高校毕业生档案管理的外部环境。同时,这种变化也给高校毕业生档案管理工作带来了新的挑战,暴露了高校毕业生档案管理工作中存在的一些问题。如何在看到问题的同时找到这些问题的解决之道成了摆在档案管理工作者面前的一道难题。本文作者试图以自身档案管理工作的日常实践为出发点,从高校毕业生档案的转递、留存、管理等角度,探索这些问题的解决之道。

1 高校毕业生档案工作的内涵

高校毕业生档案是指已经完成国家教育部或者就读高校所规定的的学分或者学时的学生的个人干部档案。主要内容就是在高校就读期间形成的各种记录,包括:成绩册(学籍卡)、综合素质评定表(鉴定表)、体检册、录取名册、社会实践评定表、在校期间获得的各种奖励与惩罚、相关技能证书、毕业报到证复印件以及高中阶段的相关材料等。这些材料全面记载了一个人从高中阶段求学到高校毕业期间形成的所有材料,是社会了解该同志的第一手原始资料,也是该同志步入社会的第一手推荐资料。

20世纪90年代以前,高校毕业生档案基本上是由毕业生就业的相关单位、高校学生工作部门、招生就业等相关部门全面负责管理,与档案部门的综合档案管理是两个各自独立的管理体系。20世纪90年代末期开始,随着我国经济体制的进一步深化改革和我国高校就业体系的改革,同时根据高校各自的实际情况,各高校的毕业生档案逐步转入社会人事代理中心与学校档案部门馆进行统一全面管理。

2008年,国家教育部第27号令-《高等学校档案管理办法》的颁布,明确规定了学生档案作为高校档案管理之一门类进行统一管理,各高校都在筹备学生档案的统一管理工作,这才真正意味着学生档案纳入到了高校档案管理的范畴。它标志着高校毕业生档案两极存放体系的真正建立,即出校毕业生档案由各地人事代理中心档案部门存放,留校毕业生档案由高校档案部门统一存放。

2 高校毕业生留存档案管理中存在的问题

近年来,高校毕业生面临的就业环境日趋复杂,高校毕业生在双向选择的就业形势下,越来越多地到各种体制的单位就业。这些用人单位的档案管理体制也各不相同、良莠不齐,甚至有的单位根本就没有完整的人事档案管理部门,加之毕业生本人在就业过程中缺乏重视自己档案管理保存状态的意识,造成了高校毕业生档案的大量遗留。

2.1 毕业生档案内容匹配问题

在高校留存毕业生档案管理工作中,档案内容匹配错误、档案归档混淆的问题并不普遍,可以说只是个别现象,但是这类问题一旦发生却不易及时发现,,并且给下一步的毕业生档案转递工作留下严重的隐患。随着高校毕业生人数的逐年增加,高校毕业生档案管理工作日益繁重,毕业生档案在归档管理的过程总越来越多地出现材料不全、同一个毕业生的档案材料分散保管、不同毕业生的档案混淆的现象。

这种档案内容陪陪错误是由于多种原因造成的。一方面是学生从入学到毕业的过程中档案要进过多个管理机构、多人次管理,在这些管理环节的交接过程中,就可能出现交接档案不完全、多次归档的现象。另一方面,在学生档案由各院系转往毕业生档案管理机构的时候,由于不同院系之间或者相同院系不同年级之间对学生档案管理工作的互不联系,导致了一个人的信息相似的档案内容发生混淆、难以区分的现象。出现档案内容匹配问题的学生档案一旦归档,就很难发现问题,一般只有等到相关毕业生在档案流转规程中发现问题,再逆向追溯档案归档管理的过程,重新整理匹配错误的毕业生档案内容。

2.2 毕业生档案缺乏统一规范

毕业生档案缺乏统一规范的问题看似是档案管理工作的表面形式问题,但正是这种形式上的不统一,造成了档案管理过程中无法进行统一有效的管理。毕业生档案缺乏统一规范的问题主要体现在一下两点:一是材料手续不完备;二是材料规格不统一。

材料手续的不完备,主要是指毕业生在校期间的档案材料的完整性问题。毕业生在校档案是毕业生在入学后生成的一系列相关档案,包括党团材料、学籍材料、奖惩材料、课程成绩材料、鉴定材料、学位授予材料等。由于没有统一化的材料管理标准,使得毕业生档案材料中不完备的现象时有发生,给毕业生档案在下一级档案管理机构的管理工作带来不便。

材料规格的不统一,表现在各种毕业生档案材料中缺乏统一的格式管理要求。目前,毕业生档案已经由过去相对单一的档案形式发展成多样化的档案形式,纸质档案与电子档案并存、各种材料表格的规格各异、不同材料的使用纸张各不相同。这些不同规格的档案材料,一方面,使最终形成的毕业生档案看起来杂乱、不美观,同时,也给档案的正常装订带来麻烦。另一方面,电子档案和纸质档案在信息分配上的重复或者缺失、毕业生档案无法统一辨识,都给毕业生档案管理工作带来不便。

3 高校毕业生档案管理的规范化管理策略研究

针对目前高校毕业生档案管理和利用的现状,本人从毕业生档案的主体与客体角度提出自己的应对策略,改善现有的毕业生档案管理的不合理性与被动性,搞好资源整合,实现物尽其用,人尽其才。

3.1 加强对毕业生的宣传教育,从思想上提高毕业生的档案管理意识

毕业生作为国家的知识储备资源,关系到国家、社会的发展大计,毕业生档案是这些知识资源的另一种载体,它对毕业生是否能够全面融入社会,知识能否转化为国家的发展动力关系重大,因此我们应该利用社会宣传媒体入电视、广播、报纸等加强宣传,让全社会重视毕业生档案,纳入关注毕业生就业工作体系之中。

3.2 统一管理存放地,实现资源整合

现在异地存放体系对毕业生档案管理极为不利,不利于毕业生档案的明确去向,也不利于毕业生档案明确转递。更为主要的是,这种状况使得毕业生档案工作成了两方的边沿工作。国家应该从资源整合的角度来解决这个问题,把毕业生档案重点纳入地方人事代理中心进行统一管理,让地方人事代理中心真体体现社会、国家、和地方人事资源的代理中心职责,把这项职责从高校档案管理职责中解放出来,让高校档案管理部门专职为高校教育事业服务,以此推动高校教育事业和社会档案管理工作的双重发展。

3.3 更新管理观念,变被动为主动

1、主动与毕业生档案来源地联系协调,力求毕业生档案来源内容与来源渠道的安全。

定期做好馆藏毕业生档案的管理情况统计,熟悉所藏的毕业生档案的详细情况,以便于对外的宣传和提供利用。

加强调研:定期开展“出的去,进的来”的活动。“出的去”是指我们的管理人员要主动走出办公室,到辖区内的各相关用人单位进行调研,了解用人单位的人事档案代理情况。“进的来”是指所藏的档案内容能够得到及时的更新与补充。定期与不定期相结合的方式到相关单位收集相关人员的人事档案材料,确保所藏档案得到及时更新与丰富。


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