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浅议如何有效提高档案管理科学化水平

作者:古罡辉 字数:3083  点击:

摘 要:目前我国正处于快速发展的信息社会中,档案作为记载信息的主要载体,加强对档案的管理是各组织和单位发展的必要手段。提高档案管理的科学化水平不仅能推动档案管理制度的不断完善,还能提升我国的文化软实力。为此,本文首先阐述了提高档案管理科学化水平对于增强我国文化综合实力、促进档案事业不断发展的重要作用,其次从明确管理目标、改变管理理念、提高管理人员的素质、进行档案信息化和标准化建设、进行技术创新和改变管理方式等六个方面论述了提高档案管理科学化水平的有效方法,希望能对档案管理有所帮助,促进档案事业的发展。

关键词:档案管理;科学化水平;管理人员

档案就是已经形成的历史记录,它充分地保留了文件的原始性和记录性特点。档案管理就是对各种类型的档案表现形式和信息进行整合,并为档案信息的需求者提供服务。随着信息时代的不断发展,档案的管理工作被赋予了新的责任,对管理人员提出了更高的要求,所以为了提高档案管理的效率,就有必要提高档案管理科学化的水平。同时,档案利用效率的提高,档案价值得到最大化利用都有赖于档案管理水平的提高。

1 提高档案管理科学化水平的重要作用

1.1 有助于提升我国文化的综合实力

中华民族传统的优秀文化都能在档案中得到体现,我国政治、经济、文化、科技等文化的发展都能在原始的档案中找到记载,具有较高的说服力和可靠性。可以说,档案就是我国优秀文化的集中体现,也是我国文化综合实力的重要组成部分。提高档案管理科学化的水平,不仅能充分发挥档案的作用,还能利用档案中对历史的记载来指引未来的发展方向,最大限度的发挥档案中的文化价值,体现出它的文化魅力,并提升我国文化的综合实力。

1.2 能推动我国档案事业的可持续发展

虽然我国的档案管理事业一直在不断地进步和发展,但是在当今的信息时代之下,档案管理仍然存在很多问题,阻碍着档案事业的进一步发展。提高档案管理的科学化水平,能不断促使管理人员提高自身的专业技能和素质,还能促使档案管理制度的不断完善,提高利用信息的能力。只有这样,才能使档案事业适应新的社会发展形势,进行可持续发展。

1.3 能顺应信息化发展的时代趋势

现阶段,新的信息技术不断地被运用到社会的各个行业中,档案管理事业也不例外。提高档案管理科学化的水平,能促使档案管理向系统化、数字化和网络化转变,还能创新档案管理的形式,改良档案搜集、检索和传播的方式。同时,提高档案管理的科学化水平也是现今信息时代的趋势,只有顺应时代大流,档案事业才能不被历史洪流湮没。

2 提高档案管理科学化水平的有效方法

2.1 明确档案管理的目标

要提高档案管理的科学化水平,首先必须要明确档案管理的目标,即为社会的中心工作提供服务。它服务的对象包括党和政府、社会和广大的人民群众。在进行档案管理的过程中,要积极贯彻党的路线、方针和政策,结合时代发展的具体要求,从全局的角度出发,不断增强档案管理的政治意识和责任意识,把握档案管理工作的重点,为社会提供高质量的服务。

2.2 以科学发展观为指导理论,吸收先进的管理理念

要想提高我国档案管理事业的科学化水平,就要从根本上改变原有的档案管理方式,借鉴其他国家的先进思想,树立符合我国国情发展的档案管理理念。为了实现档案管理科学化水平地提高,首先就要求档案的管理人员要以科学发展观为指导,提高管理人员的服务意识。其次,还需要档案管理人员正确深入地了解当前社会经济发展对信息的需求,并针对社会需求做好信息的搜集、整理工作。在对信息进行搜集和整理的过程中,管理人员必须保障信息的完整性,一个信息残缺的档案是没有办法体现出它的价值的。

2.3 提高档案管理人员的专业素养

提高档案管理人员的专业素养是提高档案管理科学化水平的前提条件,因为档案管理水平的提高必须要以“人”为基础,只有相关人员拥有档案管理的专业素质,才能不断完善档案管理的人才储备,提高整个档案管理队伍的水平。具体来说,可以从如下两个方面来提高档案管理人员的专业素质。

1、培养他们的管理意识

对档案进行科学化地管理要求管理人员不仅要具备较高的专业技能,还要具备先进的管理理念。所以要根据管理人员的工作内容进行针对性地培训,让他们加强对自己工作范围内相关法律法规的了解,在提高他们业务水平的同时提高他们科学管理档案的意识。

2、培养他们的专业能力

因为社会对信息的需求量越来越大,所以档案数量也随之增多,这就增加了档案管理的工作量。另外,随着电子档案的出现,档案管理的难度也随之加大,这就提高了对管理人员的技术要求。所以,,要提高管理人员的专业素质,就要采用现代化的管理方式,培养他们管理现代化档案的能力。

2.4 加强对档案的标准化和信息化建设

这是提高档案管理科学化水平的基础。加强档案的标准化建设首先要求对档案进行集中管理,然后严格遵守档案审批和归档的程序,最后对档案进行合理的安排,对短时间内会变动的人事档案进行优先处理,同时加强对机密档案的专业管理。加强档案的信息化建设首先就要搞好相关的硬件设施建设,然后再硬件基础之上加强软件建设,为档案管理提供技术支持。

进行档案标准化和信息化的建设能规范档案的管理体制,规范档案管理过程,提高管理人员的信息处理能力,是提高管理科学化水平的有效措施,也是档案管理发展中必不可少的阶段。

2.5 实现档案管理的技术创新

随着信息时代的发展,各种高新技术纷纷被运用到社会的各行各业,传统的书本式的档案已经不能满足当前档案管理的需求了,阻碍了档案事业的发展。为了改变这一现状,提高档案管理的科学化水平,就必须要进行技术创新,为现代化的档案管理提供能满足社会需求的科技工具,例如扫描仪、计算机硬盘等。从档案管理的角度来说,技术创新是提高档案管理科学化水平的突破口,在进行档案管理的过程中,运用现代化的先进工具不仅能提高档案管理的效率,还能实现档案管理的科学化和现代化。另外,实现档案管理的技术创新,还能不断加深对档案资源的开发利用,宣传档案管理文化,使档案事业上升到一个新的高度。

2.6 不断创新档案管理方式

随着我国档案事业的不断发展,人们也越来越意识到档案的重要性,因此档案在社会中的运用范围也越来越广泛了,使得需要档案服务的范围也越来越广,传统的档案管理方式已经不能适应档案事业的需求了。在这种形式下,档案管理就不能单一地局限在档案管理部门中,必须要将原来由管理人员进行资料简单地提供的角色转变为咨询者。档案管理人员必须要熟练地掌握档案管理的所有业务,熟知档案管理的流程,以应对工作量和咨询人数不断增长的趋势。

3 结束语

综上所述,要实现档案管理的科学化水平的提高,就要从明确管理目标、改变管理理念、提高管理人员的素质、进行档案信息化和标准化建设、进行技术创新和改变管理方式等方面开始,全方位地提高档案管理的科学化水平,不断促进档案事业的发展。

参考文献

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